基于工作流管理的高校行政工作效能提升研究

曾于弼

摘 要：文章在对高校行政工作现状分析的基础上，对工作流管理及其在高校行政工作中应用的必要性进行探讨，从创新行政工作管理模式、建设行政信息管理平台、健全行政信息流转制度、提高组织成员参与效能四个方面提出高校行政工作效能的提升路径。

关键词：工作流管理;高校行政管理;工作效能

中图分类号：G647 文献标识码：A 收稿日期：2018-12-18 文章编号：1674-120X（2019）05-0024-02

伴随着信息时代的到来，加强信息资源的利用、改变传统行政工作管理模式、提升高校行政工作效能，是新时期高校行政工作须着重解决的问题。采用工作流管理技术，可以实现高校行政管理的信息资源共享，实现高校行政业务的流程优化，为行政工作开展注入新活力。因此，进行基于工作流管理的高校行政工作效能提升研究，有助于推动高校行政工作的进一步创新发展。

一、高校行政工作现状分析

（一）工作要求

高校行政工作内容繁杂，要为科研、教学等日常事务的开展提供服务，在高校管理工作中起着承上启下的作用。从特点上来看，行政工作范围较大，工作内容具有一定综合性，需要处理各类问题。其工作本身带有服务性质，需要为高校领导、各部门和师生提供服务，为高校发展目标实现提供基础性保障[1]。在工作过程中，行政管理部门需要实现信息的搜集、复杂行政关系的协调，要成为高校内外沟通的桥梁，这样才能确保学校各类教学、科研活动的正常开展。

（二）工作问题

从高校行政工作实际开展情况来看，依然延续传统上级下达任务、下级完成任务的管理模式，造成实践工作中行政人员缺乏明确目标，缺乏对行政工作职能的深入认识。受这一因素的影响，一些行政管理人员总是被动开展工作，直接影响行政工作的效能。相比国外高校，我国高校的行政工作信息化管理水平相对处于一个较低的水平，比如一些办公室仍采用纸质办公方式，或所使用的办公软件功能老化，仅能完成文件流转，难以实现信息交互与共享，这给行政工作的高效开展带来了阻碍。在行政工作信息传递方面，则未能建立科学管理制度，使得工作开展存在混乱、无序的情况，导致人员疲于应对。此外，行政工作人员长期处于上令下行环境中，缺乏劳动成就感，容易出现职业倦怠、工作拖沓等问题，这也是高校行政工作效能低下的重要原因之一。

二、工作流管理及其在高校行政工作中应用的必要性

（一）工作流管理概述

工作流管理是利用建模工具和应用程序实现业务自动化处理的一种过程建模和过程管理技术。早在1993年，采用工作流管理系统的体系机构已经出现，其可以利用组织机构模型数据对过程模型进行解释，利用工作流引擎完成信息发送和数据接收，实现对工作过程状态的识别和控制[2]。工作流管理为行政工作的开展提供技术支撑，通过业务流程建模、管理和控制使业务工作流程得到优化重组，使业务管理目标更加明晰和可控，从而使工作效能得以提升。利用工作流应用程序可实现对数据信息的在线管理，实现数据的实时调用和任务表的交互，能实现业务功能的即时更新，满足业务开展的需求。

（二）高校行政工作流管理的必要性

在高校规模不断扩大的背景下，其功能、结构、事务也越发复杂。行政工作是各项管理活动开展的基础，因此要积极适应这种新变化并不断改进工作方式。应用工作流管理技术，通过数据共享与业务流程再造，能够使行政人员顺利实现高校复杂内部结构之间的信息搜集、整合和运用，为管理计划或决策的制定提供科学依据。加强高校行政工作流管理，有利于进一步规范行政工作，确保工作服务质量。行政工作的自动化开展，有助于人员从繁重的工作中解脱出来，从而积极参与到行政事务工作中，促使行政工作效能得到全面提升。伴随着高校行政工作内容的日渐增多、办公事务的日益复杂，有必要加强对工作流管理技术的应用，依托信息化技术促进传统行政工作方式革新，才能更好地应对不断增长的信息量，继而为高校各项管理工作的开展提供保障。

三、基于工作流管理的高校行政工作效能提升路径探讨

（一）创新行政工作管理模式

高校行政工作的开展，应突出体现其服务性质。引入工作流管理技术开展高校行政工作，能够推动行政工作管理模式创新，促使高校行政由管理型向服务型转变。具体来讲，就是要体现以人为本的理念，结合师生与行政工作需求推动信息资源化发展，使行政工作得以覆盖高校各部门，完成高校行政信息网络的构建。采取该措施，能够加快高校内外信息交换，促使行政工作面向全校完成信息统一收集，实现信息全局共享。在此基础上，进一步实现行政管理权的下放，各部门可根据高校发展需求进行部门行政管理目标的制订。明确行政工作目标，完成全面目标体系的建立，再结合各自岗位情况实现目标分解，确保行政工作能够落实到人。在组织对行政服务功能需求有所变化时，则能及时实现行政体制创新，提高行政工作适应能力，使之适应全校师生不断变化的需求。在该种模式下，行政组织才能成为服务群体利益的实体，不断推动行政制度的改革。因此引入信息流管理技术实现行政工作模式的创新，其实就是将工作着眼于信息交流和知识共享，从而能够将行政工作转变为知识开发和共享过程，建立具有凝聚力的行政工作文化，督促行政人员通过加强有形和无形资源管理，提高行政工作效能，满足高校行政工作的发展需求。

（二）建設行政信息管理平台

利用工作流管理技术开展行政工作，要加快行政信息管理平台的建设，让信息“多跑路”，让用户“少跑腿”，通过提高高校管理工作信息化水平来提升行政工作效能。具体来讲，就是要形成由用户管理模块、系统管理模块、行政办公模块等多模块构成的行政信息管理系统的设计，利用系统开展自动化行政管理工作。其中，用户管理模块具备统一身份认证功能，负责用户注册和登录管理，须采取有效措施，确保用户信息安全得以保证，避免用户信息被不法人员窃取，并能够通过平台实现与各行政办公系统的对接。系统管理模块用于实现平台运行管理，能够根据各部门开展行政工作的需求进行分级权限设定，完成相关信息上报、接收、审批、推送，为行政业务流转提供支持。行政办公模块为平台主要功能模块，包含科研管理、教务管理、教师管理和学生管理等功能。利用科研管理功能，实现科研项目基本信息、经费、进度、资源、成果等的全方位管理，不但方便科研人员全面了解自己的项目进展，也便于各级管理部门及时掌握各科研项目的实施情况，同时结合自动绩效考核免去各类人工科研统计的烦恼;利用教务管理功能，提供排课、选课、成绩等信息，为教学工作开展提供支持;利用教师管理功能，为教师提供请假、工资查询、职称评聘、进修等业务的在线服务支持;利用学生管理模块，为学生的成绩办理、学籍管理、请假申请、专业调整、毕业管理等业务的办理提供支持。

（三）健全行政信息流转制度

采用工作流管理技术开展行政工作时，还要进一步健全行政信息流转制度，确保高校管理活动所产生的信息、数据能够及时上传至系统中，为行政工作的顺利开展提供支撑。行政人员还应明确建立规章制度，利用计算机实现信息准确、及时录入，促进行政办公的无纸化发展，推动行政工作的自动化进程，使高校行政工作保持与时俱进[3]。为保证工作有序开展，高校还要进一步健全管理制度，明确规定信息录入时间、内容、形式等，对相关制度进行修订，使人员行为得到有效约束。在实践工作中，还要建立完善的培训制度，加强对行政人员的信息素养培养，确保相关人员能够熟练运用信息技术开展行政工作。在行政人员信息化办公意识得以树立的基础上，还要组织人员定期参加进修学习，建成学习型行政办公组织，从而加强行政人员协同办公技能的学习和运用，提高高校协同办公的能力，提升业务办理效率。为保证行政工作质量，还应建立行政工作绩效考核与质量管理标准，加强行政业务开展的过程评价，从行政信息搜集、流转和运用等多角度确定行政工作开展的效果，在推动行政办公自动化建设的同时，提高行政工作的效能。

（四）提高组织成员参与效能

采用信息流管理技术虽然能够推动行政业务自动化开展，但依然需要人员主动参与行政工作的开展，这样才能保证行政工作得以高效开展。因此在实践工作中，还要采取措施提高组织成员的参与效能。一方面，要进行适度授权，以便使行政工作人员产生自主管理意愿，从而保质保量地开展行政工作。在工作开展中，应当组织强化自主服务意识的讲座和教育宣传活动，引导人员摆正心态，加强对行政工作职能的深入认识，确保行政部门作用得到充分发挥。在此基础上，行政人员才能在办理相关事务过程中始终保持认真、热情的态度，及时提供有效服务。另一方面，还要加强人员激励。针对行政工作开展情况，进行定期检查，并将结果与人员考核结合，从人员工作效率、态度、能力和成果四个方面进行定性和定量的分析。针对表现良好的人员，应给予物质和精神上的激励，促使行政人员能够主动投入工作中，推动行政办公的自动化发展。针对未达到要求的人员，还要通过谈话、总结教训等方式进行惩戒，促使人员正视自身存在的问题，改善工作方式和工作作风[4]。行政部门通过提高人员参与效能，可以加快行政工作的开展，促进工作效能的提升。

在信息技术快速发展的背景下，高校行政工作效能想要得到提升，应加强行政管理信息的交流和共享，让信息在业务流程中快速流动，从而促进行政工作的高效开展。引入工作流管理技术结合行政管理信息平台的建设，实现业务流程重构、资源共享与协同办公，可以有效推动高校行政工作管理模式的创新。通过进一步健全和完善行政信息流转制度，加強行政人员参与效能感，则能实现更高效的办公，切实提升行政工作效能。

参考文献：

[1]靳于谦.提高高校行政管理人员工作效能的建议[J].教师，2018（27）：107-108.

[2]季 纯.基于目标管理的高校行政工作效能提高路径[J].江苏工程职业技术学院学报，2018，18（1）：55-58，66.

[3]尉晓君.提高高校行政管理人员工作效能的建议[J].管理观察，2017（33）：138-139.

[4]石 莹.基于工作流管理下高校行政管理自动化[J].艺术科技，2017，30（7）：344.