学生档案管理规范之我见

李晓东

摘 要：学生档案是记录学生学籍、考试成绩等信息的依据，对学生的未来就业发展具有重要意义。学生档案管理是教育管理机构的重要工作，是国家选拔人才的重要依据。当前学生档案管理水平已有很大的提升，但仍存在很多突出的问题，如人员配备不足、专业水平较低、档案信息化建设缓慢等。学生档案管理制度不够完善，无法满足社会用人的需求，因此必须加强对学生档案的规范管理。文章从学生档案管理的重要性及现状分析，提出了规范学生档案管理的合理建议，为促进学生档案管理更好地服务于学生及社会提供参考。

关键词：学生档案;管理规范;管理制度

中图分类号：G472.4 文献标识码：A 收稿日期：2018-12-10 文章编号：1674-120X（2019）05-0020-02

一、学生档案管理的重要性

考试历来是选拔人才的重要途径，自隋朝实行科举制以来，通过考试选拔人才的方式沿用至今。在应试教育制度背景下，高考成为万千考生实现梦想的不二途径。很多学生家长为使孩子顺利考入理想院校而采取不正当的手段擅自篡改学生的档案信息，严重损害了考试的公信力，践踏了社会的公平性。因此，必须制定完善的学生档案管理制度，如记录学生参加全国性考试中发生的舞弊行为及相关部门对学生舞弊行为的处理[1]。

近年来，学生诚信档案已被纳入电子档案系统中，成为评判学生个人诚信道德素质的重要依据。学生一旦在考试中发生违规行为，则会被永久记录在案，对学生日后的毕业工作产生巨大的负面影响，从而有效震慑进而遏制学生的肆意舞弊行为，使其形成诚信考试的观念，有效维护考试的公平。

学生档案记录了各部门对学生违纪处理的过程及法律依据。学生报考凭证等与考试相关的资料领取及对学生违规行为的认定都全数记录在学生档案中，若有考试违纪行为，考试管理机构通过调取监控录像即可查明真相，从而进行科学合理的认定。因此，学生档案有利于考试管理机构进行责任认定。

利用现有学生档案进行分析，可有效避免考试管理中的各种盲目性工作的出现，最大限度地提升考试管理效率。学生档案对考试管理具有显著的警示作用，有关部门在组织考试前通过研究学生的档案，在监考中可注意到学生惯用的作弊伎俩，及时发现并制止学生的违纪行为，这就极大地提升了监考管理的效率。

二、学生档案管理中的问题

学生档案记录了学生在考试中的行为、考试成绩等相关信息，按其载体不同分为电子档案与纸质档案。目前学校学生档案以纸质档案居多，其内容繁杂，是学生毕业就业参考学生综合素质测评的材料。近年来，学校档案管理工作引起了相关部门的广泛关注，逐渐走向规范化。 随着学校的扩招，新生档案增多，学生档案管理内容繁多、工作量较大。学生集中考试，其档案信息需及时更新，因此学生档案管理工作较集中、时间较紧张。学生考试的科目众多，档案管理需合理分类，这大大增加了档案管理的工作量[2]。

当前很多学校对学生档案管理工作不够重视，仅将工作重点放在科研教育上，忽视了学生档案管理的重要性，缺乏规范性，使学生档案管理工作出现了一些问题。学校学生档案管理工作涉及多个部门，缺乏专人负责档案管理工作。很多管理人员为兼职，这使得档案管理缺乏科学性，不能对档案进行统一集中的管理，未制定科学合理的管理制度与工作流程，以至于各部门彼此独立，造成学生档案管理局面混乱。学生档案管理工作无明确的定员编制，缺乏相应的经费及考核标准，因此各部门未投入足够的人力和物力进行专项管理。

要保证档案管理的有效性，首先应提升档案管理者的综合素质。目前多数学校尚未针对档案管理人员进行专门的培训，在学生档案管理工作中通常由班主任等兼职负责，其在档案管理工作的时间有限，档案管理工作量较大。因此进行档案管理工作的人员需具备一定的专业知识，而兼职人员经验能力不足，无法有效胜任档案管理工作，以至于不能满足档案管理工作需求[3]。

随着学校招生规模的扩大，学生人数激增，这就加大了学生档案工作量。学校为实现更好的档案管理，配备了专门的计算机，但无相应的配套软件，学生档案管理人员通常采用的是传统的手工录入方法。总之，参与档案管理的人员较少，未构建档案管理数据库，档案管理未成完善的体系，没有对传统的管理模式进行改进，这几方面的因素最终导致档案管理工作效率低下，不能适应学生档案管理工作的发展要求。

三、国外学生档案管理先进经验的启示

美国学生档案保管与图书保管形式相同，由教务处负责学生档案管理。例如，北欧大学采用互联网技术对图书档案进行管理，以电子文件及纸质文件分别保护的方式管理檔案信息。纸质文件采用相关方式进行排序，不进行装订，极大地节省了劳动时间，提高了工作效率，其相关档案保护的设备非常完备，涌现了大批的专业技术人才。北欧大学利用电子文件的专业方式进行学生档案管理。瑞典利用此法购买了先进的纸质文档转电子文档设备，从此保证档案可被长期存储，其档案管理现代化程度高，还设立了功能强大的目录检索信息体系。

西方国家对学生档案管理工作的重视较高，值得我国学习借鉴。因此我国进行学生档案管理时可参考西方国家纸质档案与电子文档共同保存的方式，加强档案管理的宣教，建设有效的管理模式，建立简单方便的管理流程，确立档案机构与其他机构的合作关系，使学生档案管理更加科学规范。

四、加强学生档案管理规范化的措施

（一）提高对学生档案管理工作的重视

档案资料的最终汇总形成与多个管理部门相关，因此要让每个教育工作者都充分认识到学生档案管理的重要性，提升对档案管理工作的重视[4]。学校可让专业性强的学生负责档案管理工作，按时整理相关资料，还可让党政部门主要领导负责组织成立专门的工作组，统筹规划档案管理工作，各部门在招生宣传等各项工作中树立学生档案管理的整体思想，提高档案管理工作效率。学校要借助开展各种形式的课外实践活动提高学生的档案意识，使学生对自己的档案负责。学校还可通过各种方式教导学生尊重档案，逐渐提升自身的档案意识，自觉规范考试行为。

学生档案管理工作由多个部门各自为政，导致档案管理工作混乱无序，其原因为未构建完善的管理制度，缺乏规范统一的流程体系。因此应组建单独的部门负责学生的档案管理工作，负责整理考生档案;制定规范的管理流程，对收集到的资料进行分类细化;组织专门的人员负责档案管理与网络系统维护;制定明确的员工操作规范，保护学生的个人隐私。系统维护人员要保障系统正常运行，可对学生进行动态管理，满足企业单位的实际需求。

（二）加强档案管理人才队伍建设

档案管理工作人员的素质与档案管理质量紧密相关。合格的学生档案管理人员要有较强的档案意识及熟练掌握应用计算机网络技术。目前很多学校档案的管理人员多为兼职，未接受专业的培训，且对档案管理工作的时间投入有限，从而造成了各种档案管理问题。

学校要提升学生档案管理质量，必须配备专门的档案管理专业人才，对其进行专业的理论知识培训，使其符合学校学生档案管理工作要求。学校应提升档案管理人员综合素质与档案意识，也可以从外部吸收专业人才管理学校学生档案，提高档案管理人员的责任感，激发其工作积极性;还可以引进专业性强、计算机操作能力过硬的综合性人才，加快推进档案管理现代化建设。

（三）建立健全相关管理制度机制

国家教育人事档案等相关部门要根据相关法律，结合目前学生教育具体情况，提出具有针对性的合理管理制度，制订详细的目标及学生档案信息。档案信息要进行合理分布管理，使档案管理符合工作要求，为学校档案管理方面提供科学的指导。

制定完善学生档案管理制度是保证档案管理规范化的基本要求[5]。学生的档案信息从新生开始到毕业的过程中经很多部门接手，此过程中若缺乏良好的制度指导会因档案管理失效，造成档案缺失损坏。鉴于考生档案的周期性特点，学校要进行持续性的管理，应建立合理的管理制度，使学生档案管理有法可依，规避学生档案管理工作中的各种问题，保障学生档案信息的真实完整。因此要针对性地制定档案汇总与储存系列规范体系、制定符合学校特色的管理制度，使学生档案管理更加科学规范。

学生档案资料的生产过程具有时间周期性特点，而要保持学生档案的连续完整，必须基于学校实际情况制定全套的学生档案管理体系，确保学生档案的真实、完整、有效。学生的档案管理制度包括学生档案材料的收集鉴别与归檔制度、学生档案的查借阅制度与学生档案的转递制度。建立健全学生档案的长效管理机制，应抓好组织建设，强化制度建设，完善评估制度。学校应将学生档案管理作为重大的管理工作，合理配备档案管理人员，使学生档案工作顺利进行。全校推行规范化管理，严格执行文件材料归档制度，依法严肃查处违法案件，提升学校学生档案管理工作水平。

五、结语

学生档案管理是学校教育部门人事管理的重要内容，是服务于学生企业的重要工作，对学生的成长发展具有重要的意义。因此各学校教育管理机构应加强对学生档案管理的重视，学习借鉴国外先进的管理经验，结合自身实际情况，加快制定完善的管理机制与健全的管理制度，配备专业的档案管理人员，加强档案管理专业培训，推进学校学生档案管理信息化建设，不断提升学生档案管理水平，增强学生档案管理的实效性。

参考文献：

[1]张 捷.新形势下自学考试档案管理创新研究[J].中国高新区，2018（11）：243.

[2]李同涛.浅谈自学考试考籍档案的电子化管理[J].科技创新导报，2018（1）：182-183.

[3]苏子毅.做好考生档案管理工作的研究与探讨[J].办公室业务，2017（16）：147.

[4]卢晓双.成人自学考试成绩电子档案的管理与应用[J].内江科技，2017（8）：36-37.

[5]林 业.做好档案工作  服务教育考试[J].兰台世界（上旬刊），2014（S6）：62-63.