利益相关者视角下档案部门参与科学数据管理的分析

闫鹏

日前，国务院办公厅印发《科学数据管理办法》（以下简称《办法》）第一次从国家层面上实现科学数据的统筹管理，《办法》出台使得科学数据管理问题受到社会各界的广泛关注。早在2001年英国伦敦召开的“Digital  Curation：  digital archives ， libraries  and  e-science  seminar”国际研讨会上便提出档案学家与数据专家应当在e-science中开展关于科学数据管理的跨部门交流与合作，以确保科学数据的长期保存与开发利用。近年来，我国档案界逐渐意识到大数据与数据管理的重要性，档案工作在大数据时代下如何创新发展成为业界讨论的热点。有的学者提出“数据管理应当成为档案服务新领域”。于英香教授指出：“大数据时代产生了需要档案部门监督或者参与管理的大量数据，‘档案数据无论是来源、规模还是类型、结构都变得或将变得复杂多元，这些数据如何管理是档案部门最关心的课题。”科学数据作为重要的原生数据，本质上讲也是一种“档案数据”，需要档案部门的参与管理;随着国家与社会对于科学数据的广泛重视，参与科学数据作为档案部门与社会动态互动方式，将有助于提高档案工作者的社会融合深度与服务领域宽度。本文引入利益相关者理论，试图通过构建档案部门与利益相关机构的互动关系模型，提出档案部门参与科学数据管理的策略建议，力求助力档案部门参与科学数据管理。

一、利益相关者理论下档案部门参与科学数据管理互动模型

利益相关者理论起源于企业管理中，强调通过平衡考虑各利益相关者的权益要求，谋求企业长久发展。1984年美国研究经济伦理与战略管理的学者弗里曼明确提出了利益相关者理论，并对利益相关者做出了具体的阐释，即为“能够影响一个组织目标的实现，或者在一个组织实现目标过程中会受到影响的个体或群体”。每一个社会组织在其运营的过程中都无法避免与其他机构产生利益互动，因而利益相关者理论是一个对于管理活动具有实践意义的理论分析框架。

科学数据管理是一项复杂与系统的工作，需要涉及社会多方利益相关机构。档案部门要想参与其中，需要准确把握定位并合理分析其与其他机构的利益互动关系。参照办法中相关规定，本文将利益相关者确定为政府部门，数据中心，科研机构，并根据利益相关者理论的“公司治理的利益相关者模型”，构建一个档案部门参与科学数据管理与利益相关者的互动关系模型。

1.档案部门

档案部门在长期的数字化建设中，资源数字化、数据库的建设及数字资源长期保存等方面有完善的理论体系及技术支撑，在元数据方案设计、数据标准化组织等业务领域有较多的实践经验。此外，我国档案馆一直有参与科研的传统。“早在1961年党中央批准了《关于科学技术研究机构当前工作的十四条意见》（草案），其中便规定要专门建立专题技术档案，”即科研档案。“科研档案作为科技研究活动的直接记录，记载与反映了科技研究活动的全过程与具体成果。”大数据时代下，科学数据实际上就是科研记录的数据形态，而参与科研数据管理就是科研档案管理工作在大数据时代下的拓展与延伸，在长期科研档案管理实践中积累的成套性、专业性、阶段性的科技档案管理模式完全适用于科学数据管理。因此，档案部门要转变意识，探寻参与科学数据管理的角色转换。

2.政府部门

各级政府部门是科学数据管理的发起者与重要推手，随着科学数据对于未来社会和国家发展的战略意义逐渐得到重视，政府开始从国家层面来部署科学数据管理的基础设施，制定相关政策将科学数据强制性汇交到国家数据共享交换平台，面向社会和相关部门开放共享，构建新的数据驱动的经济社会发展范式。政府部门作为科学研究的主要资金来源与主管机构，有权对科学研究中产生的数据的流向与共享制定相关政策与制度约束。“科学数据共享离不开完善的科学数据管理政策法规的保障。国外一些发达国家已制定了较完善的科学数据管理与共享的相关政策。”进而保障了科学数据得到有效地管理与共享。政府在政策制定过程中，可以参考档案部门提供的反馈及时做出调整，不断优化政策导向，促进科学数据管理的协调有序进行;此外，政府部门同样需要出台相关政策，支持档案部门的角色地位。

3.科研机构

《办法》规定有关科研院所、高等院校和企业等法人单位是科学数据管理的责任主体。科研机构作为科学数据的主要生产者，对数据的产生语境和产生流程有着独一无二的认识，这对后期科学数据的描述、组织、保存并保证能够最终被其他用户所理解、使用是至关重要的;作为数据的拥有者，科研机构需要制定合理的数据使用管理计划，“按照有关规范进行科学数据采集生产、加工整理和长期保存，确保数据质量，并做好科学数据保密、安全以及开放利用等工作。”这要求研究人员在进行科学研究的同时，还要具有收集、分析、共享及有效管理和保护研究数据的能力，给工作繁重的科研人员提出了更多的挑战。档案部门可以参与具体科研过程，利用长期电子文件与科研档案管理经验提供科学数据全生命周期的整合汇总、长期保存等服务，实现科学数据管理的良性循环发展。

4.科学数据中心

科学数据中心大多是政府主导建立的公益性质的数据整理和服务机构，是科学数据开放共享的重要载体。早在人们普遍认识到科学数据价值之前，已经有大量数据被保存在各类数据中心。这些数据中心大多以数据密集型的学科为导向，通过数据管理与共享服务于本学科的发展与进步。如美國航空航天局（NASA）数据库、人类基因组计划（HGP）、美国国家海洋与大气部（NOAA）等均为各学科领域权威的数据监护中心。中国也早在2004年开始，进行数据中心的试点工作。现有的各种学科数据中心是科学数据管理的先行者，具有较为成熟的管理经验与制度。这些数据中心在数据管理的技术支持、工具平台的设计、标准法规的制定等方而都拥有坚实的业务基础，可以为档案部门科学数据管理服务提供成熟的模式与框架。伴随科学数据的日益关注与科学数据类型的日益多样，科学数据中心主要接收的也是国家科技计划项目产生的科学数据，虽然鼓励由社会资金资助形成的其他科学数据移交，但无法覆盖所有科学数据;而数据中心的数据监护也存在无法覆盖科学数据的全生命周期、无法充分挖掘其价值的局限性。需要档案部门及其他部门提供业务补充。

二、档案部门参与科学数据管理路径分析

1.提供科学数据管理研究的理论借鉴

当下科学数据管理中面临着数据海量且增长迅速，科学数据无序杂乱而难于管理，科学数据真实，可靠性、完整性及可持续利用性难以保障等多方面的困境，档案学科发展中也曾面对着同样的难题，档案学的相关理论与原则诸如来源原则、鉴定理论以及文件生命周期理论等，可为其研究提供有益的指导与借鉴。具体而言，来源原则所强调尊重来源、完整性及元数据在其中的应用，这对确保科学数据的真实性、完整性及可信性具有重要意义，并且可以指导海量科学数据的整理;档案鉴定理论的原则与标准应用可以很好地解决海量资源的评估与选择，确保有价值的数据得以保存与利用;文件生命周期理论对数据生命周期的完整性认识及对科学数据全程管理及前端控制的思想为科学数据管理研究提供全新的思考。档案部门，特别是档案学界应当重视对于科学数据管理研究中理论输出，在科学数据研究中发挥自身独特作用。

2.融入科学数据管理实践的全过程

科学数据的管理要立足于数据本身，掌握其形成规律。当下对于数据形成规律的研究构建了诸多数据生命周期模型。这与档案部门业务工作有着共通之处。因此，档案部门要在全程管理与前端控制思想指导下，关注并参与到整个科学数据生产、管理、提交利用等全过程。宏观层面上，档案部门依赖自身经验与管理实践为依托，参与政府部门制定的政策法规与管理规范当中，与数据中心进行数据汇总格式的协商、数据的提交规范的探讨及研究。微观层面上，科学数据管理的实际情况，需要档案部门要深入科研机构进行嵌入式管理。具体而言，在数据生产阶段，协助科研单位及相关部门共同制定本机构的数据提交政策、数据管理方案、数据长期保存规划等，明确机构的阶段和长期的科学数据管理计划，构建数据管理架构和基础设施。在数据管理阶段，档案人员可以参与到具体的科研项目中去，通过其自身的优势，协助科研机构制定数据管理计划，确定合适的元数据管理，量身打造数据长期保存策略。在数据提交阶段，办法对科学数据要求汇交的规定，档案部门应当与科学数据中心等合作以确保提交数据的规范统一。

3.开展科学数据管理业务培训

科学研究正在向数据密集型发展，对于科研人员自身的数据管理意识和能力提出了更高的要求。近年来，图书馆领域结合自身特色，开展数据处理、分析等操作技能培养、数据管理与分享等方面的培训。确保馆藏资源的安全一直是档案工作的主旋律，安全可信，长期可用是档案部门业务工作的出发点与落脚点。科学数据作为一种新的管理对象，对于档案部门以至于整个社会来讲都是一个挑战。首先，档案部门自身在科学数据管理方面也处在学习阶段，需要不断学习和积累科学数据管理方而的经验，以提高自身数据安全管理能力。其次，除了直接参与科学数据管理工作外，档案部门还可以通过为科研人员提供线上的课程、资料， 还有线下的讲座、研讨会、案例分析等方式提高科研人员的数据安全意识，增强其数据管理能力。美国國家档案和文件管理局开设数据管护与培训项目，英国数据档案馆专门为社会科学领域的学者提供培训服务等均是档案界近年来积极开展数据管理较为成功的案例。

4.提供科学数据保存服务

《办法》主要针对的是受政府预算资金的科研项目，而非国家资金支持的科研活动中产生的数据，同样具有重要的保存价值数据。国外学者相关研究中提出“数据存储库分为通用存储库、机构存储库、领域存储库、出版物存储库、图书馆/档案馆/博物馆以及科研项目存储库等类型”。已经开始将档案馆视为一种重要的数据存储库类型，以为数据集提供存储和访问平台，支持标准化的数据质量控制和完整的全生命周期管理。面对科学数据迅猛发展的浪潮，作为人类智慧结晶的一部分，档案馆作为公共事业单位，在大数据时代，应当作为科学数据管理基础设施的一部分承担起科学数据，特别是受社会资助项目的科学数据长期保存工作。

科学数据管理是一个广泛而复杂的主题，仍然处于研究与实践的起步阶段，这给档案部门带来了数字化转型拓展的机遇，也为档案工作提出了更高的要求，档案部门要在科学数据管理中找准自己的位置，积极主动参与进来，有为才能有位！

（作者单位：上海大学图书情报档案系）