医院人事电子档案管理研究

高娜

【摘要】在传统档案数字化的过程中，电子档案应运而生。电子档案是办公自动化的重要产物，其指的是人们在社会实践中形成的拥有保存价值的电子文件，具体包括计算机处理与存储后的资料、其他栽体资料。在医疗改革工作不断深入的过程中，医院人事档案管理方面的信息化建设迫在眉睫。

【关键词】医院 人事电子档案 档案管理

1医院人事电子档案管理的SWOT分析情况

1.1医院人事电子档案管理的内部优势

对于医院人事工作而言，人事档案是非常重要的依据，在人员绩效考核、选拔任用等方面都发挥着巨大作用。高水平的绩效管理必须依赖完善的档案记录，基于此，人力资源管理部门有必要引入现代化技术，实现人事档案管理的信息化，即构建起人事电子档案系统，借助该系统而对员工展开更加全面而科学的综合评定。

1.2医院人事電子档案管理的内部劣势

一是医院对于人事电子档案管理缺乏深刻的认识，对该方面有所忽视，很少开展档案方面的学习工作，该方面的宣传工作更是滞后。二是有的医院针对档案管理制定了一系列制度，但是未落实到实处，还是有很多员工缺乏档案意识。除此之外，我国未设定明确的人事电子档案管理范围与标准，这给医院开展电子档案管理工作带来了困难。

1.3医院人事电子档案管理的外部机遇

在我国2013年10月召开的全国数字档案馆（室）建设推进会，杨冬权（国家档案局局长）提出我国应深化档案数字化方面的研究与推进工作，促进我国档案事业的快速发展，最终实现档案强国。电子档案管理已经被我国中央政府所重视。除此之外，医院领导是医院信息化建设的第一责任人，其应该充分认识到医院人事电子档案的重要价值，转变思想，大量推进医院电子档案建设工作。

1.4医院人事电子档案管理的外部挑战

人事电子档案在网络环境下应确保拥有保密性、可用性与完整性。其中，保密性则指的是电子档案在被访问与传输的过程中，即便是被截断，其所包含的信息也能够不外泄;完整性为电子档案在网络传输及运用过程中，其数据、结构、背景信息等应保持良好，不被篡改或删除;可用性为用户基于网络环境和自身的授权，能够合法地访问电子档案，并获得相关的信息。

2提高医院人事电子档案管理水平的有效策略

2.1加强对医院档案管理的认知，建立完善的人事电子档案管理制度

医院电子档案管理中所涉及到的因素非常多，相关人员必须从思想上提高认识水平，借助制度而规范工作。医院提升全员档案管理意识非常有必要，这将直接影响医院人事档案管理的信息化进程。医院有必要将档案管理纳入到重点工作内容中，并组织好档案管理方面的培训与宣传工作，令更多员工主动投入到医院电子档案管理工作中，全面推动医院档案管理的信息化建设。除此之外，医院还应当建立完善的人事电子档案管理制度，具有包括档案归档、档案信息完善性、档案专递、档案登记等方面。与此同时，医院方面有必要引入动态化的管理模式，如果发现档案出现缺失的情况，应能够被第一时间发现，并查找补齐。

2.2加强医院人事电子档案管理的风险控制，确保档案信息安全

针对医院人事电子档案展开安全风险控制工作非常有必要，这项工作所涉及到的内容非常多，不仅要重视技术因素，还要高度重视人为因素。在加强人事电子档案管理的风险控制时，可从如下几方面人手：一是提高工作人员的风险意识。医院应做好电子档案风险管理方面的教育与培训工作，所有工作人员都应当明确各种风险的危害与特点，进而及时发现风险，并采取有效的控制措施。二是对医院人事电子档案风险控制体系进行设计。基于安全的前提下，对医院人事电子档案管理的风险防控工作制定周密的计划，有步骤地实施各项工作。三是构建起健全的医院人事电子档案管理风险监管体系。针对硬件，医院应引入自动化的计算机防范系统;针对软件，应实现动态监控，并及时更新计算机病毒库，杜绝非法访问与网络攻击等情况。

2.3大力培养复合型人才，做好医院人事电子档案管理的人才建设工作

医院人事电子档案管理水平的提高离不开专业的工作人员。医院有必要针对人事电子档案管理工作的需要，组建一支专业化的工作队伍，全面提高业务能力。具体策略包括：一是配置专职工作人员，并确保人员拥有足够的稳定性;二是做好业务培训工作，给管理人员创造优越的学习条件，推动信息技术方面的持续教育;三是与高校等协作，定向培养高水平的档案管理人才。

2.4构建医院人事电子档案管理网络，提高信息利用效率

医院人事档案具有信息量庞大的特点，所涉及到的类别也非常多，医院有必要引入网络化管理模式，构建起科室、档案室、医院为一体的三级管理网络，借助网络而令管理工作更加便捷高效，所有电子档案都能够被统一操作与保管。只有这样，医院才能够真正意义上地实现信息共享。

3结语

在医疗事业快速发展与信息科技水平不断提高的过程中，医院人事档案管理信息化建设迫在眉睫。基于医院内外的形势，医院应加快制定人事电子档案管理制度，并构建相应的信息管理系统，以此提升人事电子档案管理水平。