基于VBA编程实现编务工作整合

■孟美任 彭希珺 华 宁 李春源

1)中国科学院文献情报中心，北京市海淀区中关村北四环西路33号 1001902)中国科学院大学经济与管理学院图书情报与档案管理系，北京市海淀区中关村北四环西路33号 100190

中国科学院“十三五”发展规划纲要指出，为建设国际一流科研机构，应加强科学传播，增强科普工作服务社会和促进“双创能力”[1]。其中，实施科技期刊提升计划是重要工作之一，旨在推动期刊体制机制改革，探索集约化和多模式集中办刊，打造一批有国际影响力的科技期刊群，从而提升期刊支撑服务科技创新的能力。

在集约化和多模式集中办刊的背景下，在整个出版环节中，由于受到编辑人员的学科差异的限制，编审工作无法得到有效的整合。而编务工作具有较弱的专业技术性，且刊物之间的差异性较小，因此编务工作是集约化办刊工作中可能的首要切入点。整合编务工作不仅能够提升整个出版工作的效率，标准化、集约化、科学化、合理化的编务工作亦是营造创新和谐的期刊出版生态系统的基础环节。目前，该领域学者已经意识到应不断尝试将网络技术、数字技术与现有的编务工作相结合[2-3]。李庚等[4]通过设计作者信息Word模板、建立QQ群汇总作者信息等方式提高编务效率；陈佳佳[5]针对编务工作业务量大、出错率高的问题，基于B/S架构、SSH框架、J2EE平台设计编务系统，提升编务工作效率。目前该问题的解决方式存在两个极端的现象：一方面，为满足后期编务的需求，仅借助电子邮箱、QQ、微信等终端与作者进行文件传输，成本虽低，但工作量大、出错率高；另一方面，借助开发平台的实现方式往往需要专业技术人员的协助，并且需要一定的经费。可见，目前尚未有一种折中的方式，使用轻量级模块高效、准确地进行编务工作的整合。

鉴于此，本研究拟在编务工作需求分析的基础上，设计可扩展的作者信息采集基础模块，基于该模块，利用Visual Basic for Applications(VBA)编程，实现邮寄刊物、开具发票、发放稿费等需求的自动化信息抽取及整合。本研究成果能够满足各类刊物的基础编务需求，亦具备可扩展性，可针对不同需求个性化定制，具有一定的应用价值，为推动期刊整合工作提供借鉴。

1 编务工作的界定

编务工作是科技期刊编辑部工作的重要组成部分，细致、高效、专业的编务能够夯实编辑工作基础[6]，编务人员的服务意识已成为衡量该编辑部工作质量的重要标尺之一[7]。对于编务工作的内容，学者们的界定不尽相同。林海妹等[7]认为编务工作包括稿件的收取、登记、查重，初审并送外审，审稿意见的整理，审稿费、作者稿酬的统计与发放，专家数据库、作者数据库的建立与管理，作者咨询的响应，编辑部各方面工作的协调，为作者提供相关服务，等等。胡运梅[8]认为编务工作是以编辑业务为中心进行的综合性管理工作，如安排发稿、存档材料，登记稿件、核算稿酬，邮寄刊物、收集建议。本研究对编务工作的界定为除需要依托专业学术知识对稿件进行编审等工作以外的综合性事务工作，包括登记稿件作者信息、稿酬发放、刊物邮寄、发票开具等。

2 编务工作需求分析

笔者从所在单位主办的11种学术期刊的实际情况出发，对编务工作的需求进行分析。

2.1 编务工作中面临的困难

目前，学术期刊逐渐建立线上采编平台，通过网络平台完成投审稿处理。由于开发成本与编辑人员专业能力所限，线上采编平台大多由第三方机构一次性开发，并通过收取服务费的方式进行平台的后期维护以及功能模块扩展。随着国家政策、技术发展等因素的转变，编务工作的需求也不断发展变化，如开具发票时需要填写纳税人识别号等。鉴于成本核算，在采编系统中随时开发新的模块或功能以适应新需求往往难度较大。因此，编辑部使用电子邮箱、QQ、微信等终端与作者进行文件传输来满足后期编务的需求，这样的方式往往存在诸多弊端，给编务工作带来阻碍。

(1) 信息陈旧缺失。作者通常在投稿环节填写相关信息，稿件的审理周期少则几个月，多则半年甚至1年以上，当稿件被录用后，往往无法从系统中抽取出满足编务需求的准确信息项。

(2) 信息零散，收集整理难度较大。当信息缺失或错误时，编务可能通过多种方式向作者询问信息，得到的反馈形式多样，统计保存的工作量较大，效率低下。

(3) 手工粘贴信息项，出错率高。编务一方面需要根据不同事务(发刊、开发票等)的需求创建不同表格，表格间信息项重复且各异；另一方面需要将多人信息整合到一张表格中。编务往往采用复制粘贴的方式，重复工作较多、工作量较大、出错率较高。

2.2 需求分析

编务工作亟需一套自动化的信息采集整理工具，以协助编务人员科学、高效、准确地进行综合性事务工作。本研究将编务整合工作的需求总结为以下3个方面。

(1) 需要在稿件录用后，针对编务工作的实际需求，重新采集作者信息。在保证全面、准确采集信息的同时，尽可能简化信息项，不能为了工作便利而给作者填写信息造成负担。

(2) 根据编务工作环节设计合理科学的事务表单。由于信息接收方(如单位财务、银行、快递公司等)的不同，表单的信息项不尽相同，需要在明确需求后设计表单，保证所设计的表单合理有效。

(3) 实现自动化的信息抽取、表单填写、信息整合。避免手动复制粘贴造成的错误与低效问题，同时保证过程可查可检。

3 编务工作整合实践

根据第2节的需求分析结果，首先以稿件为中心，设计一套简单、实用的作者信息采集模块；其次，以满足编务工作需求为目的，实现自动化信息抽取，生成多种表单；最后，使用VBA编程实现自动化表单批量整合。传统的编务工作流程与本研究提出的编务整合流程对比如图1所示。

3.1 作者信息采集模块

为了获取最新的作者及稿件信息，笔者以稿件为中心，以简约为宗旨，设计作者信息采集模块，一是保证信息的准确获取，二是避免给作者造成填写负担。当文章被录用后，编务人员通过采编系统，将作者信息表(图2)、录用通知书、版权协议等一同发送给作者。其中作者信息表为Excel文件，作者填写完成后，连同版权协议上传到系统。

作者信息表主要包括稿件信息、发票信息、稿酬信息、刊物快递信息4个一级信息项，具体如表1所示。

表1 作者信息采集模块信息项

图1 编务流程对比。(a)传统的编务工作流程；(b)本研究提出的编务整合流程

图2 作者信息表单样例

为便于作者填写，须尽可能约简表格信息。其中，“发票信息-发票接收邮箱(B5)”首先关联为“稿件信息-电子邮箱(A4)”，若发票接收人非通信作者时可更改。同理，“稿酬信息-稿酬接收人(C1)”和“刊物快递信息-收件人(D1)”关联为“稿件信息-通信作者(A3)”；“稿酬信息-手机号(C3)”和“刊物快递信息-手机号(D3)”关联为“稿件信息-手机号(A5)”，若存在特殊情况，可更改。

3.2 信息自动抽取模块

根据信息接受方(如单位财务、银行、快递公司等)设计不同的事务表单。表2～4分别为银行需要的稿酬发放表、单位财务需要的发票信息表、快递公司需要的刊物寄送表。

为了保证自动表单提取过程可查可检，相关表格信息与作者信息表在同一文件下，以不同的表单方式存储，使用加密方式保护工作表，防止作者误删误改。为保密作者信息，采用个别信息遮挡方式，其中，信息项内容使用单元格自动抽取自表1的对应项内容。

表2 稿酬发放表单信息项

表3 发票信息表单信息项

表4 刊物寄送表单信息项

3.3 自动化批量整合

编务人员从系统中批量下载所有已上传的作者信息表，在稿酬发放表、发票信息表、刊物寄送表中分别嵌入VBA程序。编务人员定期处理稿件时，只需要执行相应表格程序，批量选择需要处理的稿件作者信息表，即可实现自动化的表单整合，从而避免手动复制粘贴造成的错误，提高工作效率。以发票信息表为例，嵌入的代码如下：

Sub CommandBotton1_Click()

Filename =Application.GetOpenFilename(FileFilter:="Excel ,*.xls*", Title:="Choose Files", MultiSelect:=True) '打开以.xls*为后缀的表格

If NotIsArray(Filename) Then Exit Sub

Application.ScreenUpdating = False

For i = 1 To UBound(Filename)

Set x1book =Workbooks.Open(Filename(i))

Cells(i + 1, "B") = x1book.Sheets("sheet2").[B2] 'A列为编号

Cells(i + 1, "C") = x1book.Sheets("sheet2").[C2]

Cells(i + 1, "D") = x1book.Sheets("sheet2").[D2]

Cells(i + 1, "E") = x1book.Sheets("sheet2").[E2]

Cells(i + 1, "F") = x1book.Sheets("sheet2").[F2]

Cells(i + 1, "G") = x1book.Sheets("sheet2").[G2]

Cells(i + 1, "H") = x1book.Sheets("sheet2").[H2]

Cells(i + 1, "I") = x1book.Sheets("sheet2").[I2]

x1book.Close

Next i '依次读取带有表头的单元格值

Application.ScreenUpdating = True

End Sub

信息整合效果如图3所示。

3.4 编务整合工作效果

该系统自2018年4月23日在《数据分析与知识发现》编辑部投入使用，截至2018年11月13日共处理稿件246篇，出错率为0。编务人员通过点击按钮能够在秒级时间内对近期录用的稿件进行批量处理，具体成效总结如下。

图3 发票信息表单样例

(1) 作者信息采集模块。在稿件录用后，全面、准确地采集作者信息，实现与后期编务工作的无缝衔接。

(2) 信息自动提取模块。避免人工粘贴信息项所造成的人工成本和错误，自动批量生成对接银行、单位财务、快递公司的相应表单，提高编务效率。

(3) 系统实现对作者信息的高效组织，同时保证过程可查可检，避免信息零散、缺失给编务工作带来的困扰。

4 结论与探讨

期刊整合工作是顺应期刊改革发展形势的必然之举，期刊编辑部整合工作应按照“统一人力资源、统一业务管理、统一财务管理”的标准，结合办刊实际分步实施，实现联合编辑部对资源的统一管理和调配，最终形成可持续发展的期刊格局[9]。编务工作应统筹兼顾，以保证整体出版工作的顺利开展。本研究所提方案具有开发成本低，并且可根据特殊需求进行个性化定制，操作简单，一键实现信息的抽取与整合等特点。研究成果目前已在个别刊物投入使用，下一步将服务于多刊，以期最终实现编务工作的自动化整合。

目前，本研究只是围绕作者进行编务工作的整合研究，参考匿名外审专家建议，即刊物的一部分作者也是刊物的审稿人，因而涉及到审稿费与稿费的合并发放问题；此外，同学科的多种刊物可能存在相同的审稿人，因而需要考虑审稿费合并计算问题，由于本单位的11种刊物属于多种学科，较少存在审稿人交叉的问题，因而并没有考虑上述问题，但对增强系统的普适性而言，这是非常重要的个性化设计内容。鉴于此，笔者团队在未来工作中将继续完善多模式集中办刊、与采编系统结合等方式的编务工作整合新方法，并将系统推广服务于多刊，以期全面实现编务工作的自动化整合。