商务英语信函中“告知”类动词的语义结构及人际功能研究

王秀玲

【摘 要】本文基于语义成分分析法和系统功能语言学理论，结合30篇真实商务英语信函语料，着重探讨了其中的“告知”类动词的语气与情态，旨在揭示商务英语信函中“告知”类动词所传达的人际功能，从而提升商务信函写作的人际交往功能与实际应用能力。

【关键词】“告知”类动词;语义成分;人际功能

中图分类号：H030    文献标志码：A             文章编号：1007-0125（2019）02-0204-03

一、引言

在商务交往工作中，每一封商务信函都要实现某种具体目标，而人际交往作为现代企业拓展业务的必备手段，必须考虑致函双方的人际关系。

国内外已有诸多从系统功能语言学角度来分析商务英语信函的研究。国内研究大多数局限于商务英语信函写作的整体语篇框架（孙庆梅，张铁军2014），或者对商务广告语（孙东菱2004）、商务谈判用语（李艳华2010）、商务英语合同翻译（常亮2018）等的语料库分析。国外研究有从商务写作语料中分析跨文化交际及其修辞的研究（Haiying Feng， Bertha Du-Babcock 2013），也有对商务英语教学中协作学习与交流技术的研究（María Luisa Carrió-Pastor， Hanna Skorczynska 2015）。上述这些研究都关注到了语言中人际功能的重要性，但是都没有对商务语篇的关键性动词及动词背后的人际功能进行分析。

有鉴于此，本文将运用语义成分分析法和系统功能语言学下的人际功能理论，分析商务英语信函中英文“告知”类动词为实现其人际功能所采用的语言手段。

“告知”类动词是表示言语行为的一个动词小类，其基本语义是告诉某人或某个组织某件事情，以向对方传递信息为目的。商务交往包括提供报价、回复咨询、处理投诉、结算签约等阶段，在每个阶段，都需要致函客户、经销商、供货商、银行部门等不同对象，这个过程决定了我们选择使用不同的“告知”动词。合适的告知类动词可以影响、说服、引导致函对象，树立高效专业的良好企业形象，能更好实现商务信函的人际交往功能。

二、人际功能理论研究

系统功能语言学家韩礼德（Halliday 1994）认为语言的运用是为了在特定的情景下实现一定的功能，他提出了语言的三大元功能：概念功能、人际功能和语篇功能。胡壮麟、朱永生和张德禄（2008）指出人际功能是指人们用语言表达自己对事物的看法和态度，或者用语言和他人交往，建立和保持人际关系。换言之，人际功能着重讨论的是用语言建立并保持人与人之间的关系。韩礼德（Halliday 1994）进一步指出，人际功能由语气和情态两大系统构成。本文以商务活动中英文“告知”类动词为介入点，从人际功能的语气和情态两方面研究商务英语信函中的人际功能，以促进商务信函写作能力的提升。

三、商务信函中英文告知类动词的语义成分分析

根据Shirley Taylor编著的《商务英语写作实例精解》，我们从中选取了30篇商务英语信函语料，通过这些语料我们发现，现代商务英语信函中常常使用的“告知”类动词主要有inform，acquaint，notify，advise，suggest，announce， confirm， command八个。下文根据《牛津高阶英汉双解辞典》和《朗文当代高级英语辞典》等词典释义，首先对上述常用商务英语“告知”类动词进行具体的语义成分分析，然后在具体商务语境中进行人际功能分析。

上述8个“告知”类动词的语义成分分析如下：

①inform：to officially tell someone about something or give them information，其语义成分为“告知+信息/普通情况/会议地址/活动时间”;

②acquaint：to give someone information about something ，其语义成分为“非正式告知（初步了解）+简单信息/事件初步发展”;

③notify：to formally tell someone officially about something that has happened or that is planned to happen，其语义成分为“正式告知+会议安排/活动时间地址/公司发展情况”;

④advise：to tell someone about something， to tell someone what you think they should do，其语义成分为“非正式告知+建议劝告/事件转变”;

⑤suggest：to tell someone your ideas what they should do，其语义成分为“非正式告知+建议劝告/事件转变”;

⑥announce：to officially tell people publicly and about something， especially about a plan or a decision，其语义成分为“正式告知（向公众宣告）+决定/计划/官方政策/公司协议”;

⑦confirm：to tell someone that a possible arrangement， date or situation is now definite or official，其语义成分为“正式告知（向对方确认）+决定/安排/公司协议”;

⑧command：to tell someone officially to do something， especially if you are a military leader， a king etc.，其語义成分为“正式告知（向对方要求）+决定/安排”。

由上述动词的英语释义可知，商务英语中“告知”类动词都共享“tell”这一核心语义成分，决定了这些词共属一个语义场。而这8个动词也各自具有独特的外围附加语义成分，如告知对象、告知事件、语气强弱等，这些语义附加成分决定了“告知”类动词各自的“特殊性”。例如，从其外围成分“语气强弱”来看，这8个动词可以明确划分为两大类，即表示语气较强的“正式”告知类动词和语气较弱的“非正式”告知类动词;第一类主要有inform，notify，announce，confirm，command;第二类主要有inform， acquaint，advise，suggest。在这两类“告知”动词中，除了具有语气强弱的语义外，还存在其他如告知事件方面的外围附加语义的差异。例如，在“正式”告知类的四个动词中，announce除表示告知外，还有向公众宣布之意;confirm则在正式语气下包含请求对方确认所告知信息的双层语义;command具有命令或要求对方按照所告知的信息行事的导向，并且写信人的社会等级通常会高于读者，如领导给下属致函;而notify在表正式语气的基础上，还体现为官方且书面化的特点。在另一大类“非正式”告知类动词中，acquaint通常指了解事件的初步发展情况，在告知的同时还有意请求对方初步了解;advise与suggest同理，具有劝告建议之义，在语气上委婉含蓄。Inform本义为官方告知信息，但在商务信函中因其适用语境的多变性，我们将其归为语气中等温和的非正式告知类动词。通过上述语义分析，我们得出这八个“告知”类动词如下典型的语气强弱公式：

command>notify>confirm>announce>inform>acquaint>suggest>advise

在这个公式中，command的告知语义最强，而advise的告知语义最弱，其他词的语义处于这两个词之间，由此构成了一个从强到弱的语义连续体。

四、商務信函中英文告知类动词的人际功能分析

根据告知类动词所在语篇，本文所选的30篇商务信函可以分为两类：一类是向致函对象告知客观常规情况，即需将相同信息发送给很多人的商务通函，如宣告公司组织变动和公司代表人变动的通函;另一类则是向致函对象告知突发情况或者道歉反馈，包括拒绝赊购函、拒绝订单函、催付账款函件等等。

为了更好分析商务英语信函中告知类动词的人际功能，我们首先统计了30篇商务信函语料中出现的告知类动词的使用频次。上述八个“告知”类动词合计出现59次，其中“正式”告知动词的使用频次明显高于“非正式”告知类动词。正式告知类动词的使用率达56%，其中announce使用次数13次，confirm 19次，notify 1次，commend 0次。非正式告知类动词的使用率为44%，其中inform使用14次，suggest 8次，advise 3次，acquaint 1次。根据使用频率高低，我们得出如下排列顺序：

confirm>inform>announce>suggest>advise>acquaint=notify>command

（一）告知类动词的语气系统

人际功能体现为语气和情态两个语义系统。语气系统表明在某个情景语境中讲话者选择了何种交际角色。韩礼德认为言语角色可以分为两大类：给予和索取。交换的物体是物品和服务或者信息。

1.语气类型

根据Halliday（1994）， 两大语言角色和两种交换的物品形成了四种基本的言语功能：陈述、疑问、提供和命令。与这四种言语功能紧密联系的是陈述语气、祈使语气和疑问语气。根据统计，在30篇语料中，告知类动词所在小句所传达的陈述语气为24篇，祈使语气为6篇，疑问语气为0篇。这与告知类动词核心语义即传达信息的目的行为有关。另外商务信函在传达信息的同时具有不同的目的，人际功能只是其一。其表现形式是写信人向致函对象提供商务活动信息，因而大量使用陈述句“告知”事实。商务信函中出现祈使语气的次数少，而且主要用于确认最终汇款、交货和船运等信息，例如：

（1）Please confirm that we can go ahead with this new delivery date.

例（1）是要提出期望的事情发展，并敦促收信人尽快采取行动，实现自己的意愿。

在向对方告知信息的信函中，疑问语气会增加信息的不确定性，读者无法直接分辨收到的信息是否可靠。因此，在商务信函中，为保证信息传达的准确性和高效性，作者基本不会采用疑问语气。

2.主语

在系统功能语言学中，主语是一个人际性的词汇语法范畴，即语气系统的一部分，与定式动词一起，体现人际性的言语互动功能（Halliday 1994）。在主语与告知类动词搭配方面，第一人称出现的比例为100%。

第一人称有“we”和“I”两种，作主语时使用上又有所区别。在告知信息时，“we”和“I”受“告知”类动词语义强弱和事件内容的影响，如果与“正式”或“非正式”告知类动词结合使用，会起到不同的人际交往效果。如果要向对方告知客观的常规情况，企业通常向公众及合作商发布通函。由于通函的读者身份各不相同，无需表达过于亲近的人际关系，因而多使用“正式”告知类动词。此时，既要在文体上比较正式，又要在语气上不会造成居高临下的感觉，作者选用“we”作为主语才能更好实现其人际功能。例如：

We are pleased to announce the opening of our new retail grocery store， Great Value， on Monday 1 September.

It is with pleasure that we announce the appointment of Mrs. Briony Kisby as partner.

例（2）为宣布公司新店开业，例（3）为宣告新一任经理人员更换。这两则消息的接受者不仅包括公司内部人员，还包括大众媒体受众。此时，使用“正式”告知类动词并搭配第一人称“we”更能让公众接受，强调写信人告知的是公司行为与官方背景，可以增加函件可信度，同时在人际交往上做到礼貌大方。

“非正式”告知类动词相较于“正式”告知类动词，其语气态度温和些。如果用在向致函对象告知突发情况、道歉反馈等信函中，则能表达比较委婉、含蓄的提醒。如果这时候用“I”作主语进行搭配，则其非正式告知类动词的语气会进一步减弱。即便如此，也不会失去告知语义的目的，反而给人际往来亲近之感。例如：

（4）At this stage I would normally suggest that you put the matter into our solicitors hands to recover the debt.

在例（4）中，作者表达的是逾期未付账款账户的信息，如何恰当提醒对方付款而不冒犯，选用动词suggest含暗示付款之意，而与主语“I”搭配，则给对方留下了写信人公事公办的口吻;若换成“we”等具有强烈官方色彩的主语，就会产生企业催讨账款的压力感。

（5）If this is not possible for the full amount， I suggest that you cut the size of your order， perhaps by half.

例（5）主要表达的是要拒绝对方赊购要求，但为了长远发展，也不能流露出对对方财务状况的不信任。作者选用suggest搭配第一人称，其语气比较委婉，为双方商务交集留有分寸和尊重。换言之，如果搭配第一人称“I”，则表示写信人放低姿态，给予对方诚挚建议的感觉，并不会让对方感到是冷面无情的官方拒绝。

在我们的语料中，使用第二人称的比例为0%。“you”作主语在语气上干脆直接，有上級向下级传达指令性信息之意，容易冒犯对方，所以商务信函写作者不予采用。另一方面，第三人称在告知类信函中也极少使用，出现比例为0%。这是因为写信人目的是向致函对象告知信息，使用第三人称作为主语的话，则会造成指代不明，信息混乱。

（二）告知类动词的情态系统

情态系统表达说话者个人的判断或交际态度。韩礼德（Halliday 1994）把情态系统分为情态和意态两种。情态和意态都可以通过情态动词这一语言手段实现。除此之外，表示概率和频率的情态副词也是实现情态的语言手段，意态的实现方式还有表示被动语态的谓语动词。本文重在探讨“告知”类动词在商务信函中的人际功能，而被动语态与告知类动词联系比较密切，因此接下来重点讨论告知类动词如何通过被动语态实现人际功能。

被动语态是动词的一种形式，用以说明主语与谓语动词之间的关系。国外学者Leech & Svartvik（1975）认为，被动态总是与非主观的文体连在一起，在这种文体中施事者不会把自己和接受者直接置于语境之中。被动语态的典型文体特征，就是叙述客观严谨、使用场合正式。在商务英语信函写作中，被动语态可以彰显正式和礼貌的文体特征，但也在一定程度上表明写信人不想指明谁需要为某事负责，在作者和读者之间保持一定距离。正因为出现这种距离感，在现代商务信函写作中，被动语态逐渐被写信人所摈弃。这一点也得到了我们所选语料统计数据的论证。在所选30篇商务英语信函语料中，包含告知类动词的小句共有59条，被动语态仅出现13次，占22%。

虽然被动语态在商务英语信函写作中使用频次较低，但在一些特定情况下，其仍能作为有效的情态手段，用于实现商务信函的人际功能。例如，在信函中告知突发情况或道歉反馈时，使用被动语态会降低写信人的立场姿态，显得更客气：

（6）Do not tamper with or move any suspicious object. Department Managers should be informed and the police notified.

例（6）是发给部门经理，告知安全事故处理的通知函，使用被动语态则会凸显写信人礼貌传递的告知信息，将陈述重点放到事件本身上，因而不会冒犯对方。

被动语态虽然是体现人际功能的主要情态特征，但在本文所选语料包含的59句小句中，搭配“告知”类动词主动语态出现次数为46次，占78%。统计发现，在现代商务英语信函中，主动语态逐渐占据上风，因此主动语态已经成为讨论人际功能必不可少的情态系统分支。

主动语态使用频次在商务英语信函中的增长与其存在的交际语境有着密切联系，也就是与告知类动词的语义成分所连接的事件有关。例如：

（7）Please confirm that we can go ahead with this new delivery date.

例（7）是确认告知重要交货日期的信息，在采用“正式”告知类动词时，还采用了主动语态以使信息重点明确，表达的态度更积极。反之，如果此时换为被动语态，则会显得语句冗长枯燥，把正式告知变得更具压迫感，与致函对象之间产生比较大的疏离感。

五、结语

在实现人际功能的语言手段上，商务信函“告知”类动词多以语义成分的语气强弱为主导，告知的事件内容本身为辅助信息。

由于command的语气最强，有强硬命令要求对方的口吻，如果在信函中使用将会给企业塑造成高傲的形象，不利于人际功能的实现。现代企业为塑造有人情味的企业形象，并与致函对象达成友好的人际往来，因此command的使用频次为零。另外由于advise在商务信函中过于口语化，给人不重视或不尊重之感，其使用次数也比较少。由此可见，在商务信函中语气过强和过弱的“告知”类动词都不受青睐。总之，在选择告知类动词时，首先要区分正式与非正式的语气，其次根据不同的商务事件，如客观常规情况、突发情况或道歉反馈，结合合适的语气类型，搭配恰当的人称主语，将其置于合适的文体语态中，从而实现商务信函往来的人际意义。

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