利用信息化手段提高顶岗实习学生跟踪管理水平

王蒙

顶岗实习生的跟踪管理是目前中职院校“2.5+0.5”培养模式的一个重点、难点问题。如何运用信息化手段为该问题的解决提供帮助是我们就业办近两年积极思考和解决的课题。今年，在主管校长的直接领导下，我们最终确定引入了中国电信“商务领航”协同通信软件;这是一款以电话号码为依托，集语音、短信、即时通信、数据传输等多种通信功能于一体的电脑网络软件。经过半年的试用，我们认为该软件操作简单灵活，通信及时，能最大限度地覆盖在岗实习生，是实施跟踪管理的一种有效手段。

一、使用短信平台对实习生进行管理具有较强的可操作性。

由于实习生不在校内，传统的沟通方式，如广播、宣传栏等已不起作用。我们过去使用的联系方式一般是打电话、通过网络即时通信软件（如QQ）上网聊天、发短信等。

实践证明，用电话联系实习生，往往受学生关机、实习中不允许接听电话、学生倒班休息没听见等诸多因素的制约，不易接通，即便能打通电话，同时给上干名学生打电话，耗时耗力，效果不尽人意。通过QQ等上网聊天，虽然也能实现即时通信，但其使用的前提条件是上网，这也是其致命弱点，因为学生不可能时时刻刻在网上。

相对来说，短信的收发受时间和空间的限制较小，基本能实现即时通信。即使因为某种原因没能及时收阅，短信也有延时功能，对学校发出各种消息，接受率较高。学生收到短信后通过简单的回复就能汇报自己的实习情况，就业办通过统计处理学生回复的短信就可掌握学生的各种实习状态，从而对其进行帮助、指导和管理，能够达到疏通的目的。这些都成为我们选择短信平台的理由。

学校每年级实习生都在干人以上，通过何种途径高效地给学生群发短信又成了我们需要解决的问题。经过长时间的探索，比较了各种短信群发方式和各通信公司的短信群发软件，我们认为中国电信“商务领航”软件无论从短信群发数量、可操作性、费用方面都具有较大优势。

二、“商务领航”短信平台操作流程及前期准备。

软件使用大致有下面几个步骤：

1.就业办按照学生实习公司或实习状态的不同，从就业数据库分门别类地提出要群发短信的学生的电话号码，制作成excel格式的通訊录或者短信群发文件;

2.电脑上网，在软件中输入固话号码022-5826 1020和登录密码后，登陆“商务领航”，导入通讯录，然后在短信编辑栏编写短信内容（包括面试情况、体检、上岗，安全教育、思想疏导，关心问候、实习管理等），也可直接导入已经编辑好短信内容的Excel文件，同时要求实习生回复短信的格式，例如：实习正常，回复“班级+姓名+OK"即可;有问题，回复“班级+姓名+SOS或要反映的问题”等，一切就绪后点击发送，开始经由因特网向实习生群发短信。实习生会陆续收到由153 4206 1020手机号发送的短信。根据规定，每小时可发200条，一天群发不超过2000条，基本能够满足我们的使用要求。

3.学生收到短信后，按照就业办的要求，通过简单的短信回复操作汇报自己的实习情况，所有回复的短信会经由网络汇总到就业办电脑终端软件。

4.经过一定时间的互动，就业办对短信发送情况进行统计处理，各项数据就会一目了然，包括发送成功条数、发送失败条数、回复短信情况、未回短信学生名单等情况。通过浏览实习生回复的短信，我们就可以了解学生的实习状态，如有多少人实习正常，多少人想辞职，多少人有问题需要与企业进行沟通等，针对不同情况，我们会积极采取各种不同的管理措施。

5.就业办对所有短信记录定期导出Excel文件存档，以备后期查询使用。

为了短信平台能够在实习生管理中顺利使用，我们前期也做了一些准备工作：

首先，我们利用就业指导课时间介绍该软件的使用，对学生需要配合的地方加以强调，比如务必保持联系电话畅通，如有变更，及时告知就业办或班主任;

其次，学生面试合格体检完之后，我们会与实习生签订实习协议，从各方面规范学生实习期间的行为，其中有一项重点介绍短信平台的使用及对学生的要求;

第三，岗前利用对所有实习生进行集中教育的机会，再次强调平台的使用及要求。

经过多次教育，加之班主任的配合，使同学都了解了实习期间短信平台的沟通管理作用，为后续使用打下基础。

三、短信平台的使用情况及使用意义。

自引入软件到正式使用期间，在顶岗实习推荐工作各环节中，我们大量使用短信平台进行信息发布。同时我们通过短信平台定期或不定期群发短信，对顶岗实习学生展开了跟踪管理服务工作。例如每逢五一、中秋、国庆等节假日，就业办会向实习生发出慰问短信，祝大家节日快乐，同时嘱咐大家注意各方面的安全。另外，我们会定期群发短信询问大家实习情况，有没有具体问题或困难需要学校与企业进行沟通解决。

经过对干余名实习生群发6次短信的测试，效果基本上是值得肯定的。就业办每次群发短信后，经过两天的回收，首次回复率大约在50%。如果实习生三天内未回复短信，基本可以认为这次沟通失败了。经过统计，我们筛选出未回复短信实习生相关信息（班级、姓名、实习公司），然后对其再次群发短信，大约有10%的学生在本次能够回复短信。同样，对第二次仍未回复者我们要进行第三次短信发送，这次大概又有10%的同学回复短信。

这样，经过三次反复发送，大约有70%的同学能够按照学校的要求，通过回复短信的形式向就业办汇报了他们目前的实习状态。有大约30%的同学，因为各种原因未能及时回复短信，而这30%同学正是我们跟踪管理的重点和难点。

从回复的短信内容上看，大部分同学对当前的实习岗位表示满意，直接回复ok、良好或正常，而有10%（实习初期可能更多一些）的同学会提出各种问题，如就餐、住宿、岗位、同事关系等，就业办收到此类短信后，就业办老师会马上跟学生取得联系，详细了解情况，需要跟公司协调解决的做到不拖延，需要做学生思想工作的，我们会耐心细致地开导，必要时与家长联系，以保证实习生稳定有序地进行实习，随着实习的深入，这种“问题率”也逐渐下降，实习渐趋平稳！

在这种短信互动沟通中，也体现出了短信平台的使用意义：

1.为实习生构建了一个倾诉的平台，有利于实习生稳定。

同学们由学校进入企业实习，尤其是实习初期，环境发生了很大变化，会遇到各种困难、问题，会出现各种不适应、不理解，是想要学校提供帮助的。尽管上岗前我们已经告知学生就业办老师的电话，同学们在公司遇到问题能够主动打来电话寻求就业办协调解决的情况是少之又少。他们往往会不知所措地选择逃避，轻易辞职，然后流入到社会;这样一方面很难保证企业岗位稳定，从而影响校企合作，另一方面会使我们的管理风险增大，使我们工作处于被动局面。通过短信平台定期或不定期的提醒、沟通，我们会及时了解他们的困难，立刻帮其解决，会最大限度地保证实习生稳定性。同时也能增强实习生的归属感，让他们感觉学校始终作为他们强大的后盾和他们在一起。实践证明，这是一种供学生倾诉的有效途径。

2.开辟了一条对实习生进行德育教育的渠道。

定期对实习生的短信问侯，潜移默化地影响了学生。随着平台的使用，我们感觉到同学们回复短信时问候老师的情况明显增多了，知道关心别人了，比如天气冷了他们会提醒老师们多穿衣服，注意保暖。在以前，这种情况不多见。

3.使我们尽可能全面地掌握实习生的实习状态，有利于我们针对性地开展下一步的工作。

4.较好地提高了工作效率！过去从学生层面进行一次跟踪管理，每位老师需要打几百个电话，耗时耗力，而采用短信平台，鼠标轻轻一点，上千条短信发出，回复短信不间断传来，效果是可观。

四、短信平台管理中反映出的问题分析及解决思路。

对于未回复短信的同学，就业办一方面积极采取措施对这些学生进行追踪，直接跟公司人事部联系询问这些同学实习情况是否正常;另一方面我们会将名单反馈给学生科班主任，请学生科班主任给予协助;必要时与家长取得联系，对实习生进行共同管理;从各方面反馈的信息看，至少有以下两大问题我们不得不面对。

首先，部分学生手机经常处于停机状态或者频繁换号是制约回复率的第一大问题。学生预留的电话号码停机、换号是我们经常遇到的情况。究其原因，可简单归纳为以下几点：1、欠费停机。很多学生使用手机从来不计成本，经常用手机上网、下载图片、玩网游，每月的電话费用较高，可谓朝不保夕，而实习中交费有时会不方便，造成电话经常处于停机状态。2、辞职换号。有些外地同学从公司辞职后不跟学校打招呼就回家了，手机也换成本地号码。也有一些同学辞职后没回家，在天津自己找工作了，为了逃避学校家长管理故意换号。3.手机丢失换号。据我了解，同学丢失手机钱包的不在少数。手机都丢了，大多数同学不会因为想继续使用以前的手机号再花钱去补手机卡，所以换号。单纯因为选择更加优惠的资费套餐而换号的同学是很少的。这些现象充分暴露出学生们混乱的人生观、价值观、消费观和薄弱的纪律意识、安全防范意识。

其次，部分同学虽然收到了短信，但感觉不用回复是制约回复率的又一问题。出现这种现象，应该说有思想意识方面的原因。有些同学长期以来养成了随便、自由散漫、不受约束的习惯，收到短信后不按要求回复，把学校的管理规定当做耳旁风，无所畏惧。另外，同学中还存在一种错误的思想意识：实习即毕业。有些同学明显有这种思想，都已经毕业了，学校的纪律可以不遵守，要求可以不完成，老师没必要还管着我，偶尔回学校看看也是回母校故地重游，找点情调罢了。

针对上面的问题，我认为可在以下几个方面进一步开展工作：

1.继续加强岗前培训教育。我校的岗前培训教育是较充分的，但仍应继续加强：

a.加强对学生人生观、价值观、消费观等方面的教育引导。在全校范围内开展诸如“优秀实习生”的评选活动，树立优秀实习生典型，倡议其他实习生学习。据我了解，每个年级都有一批优秀的实习生，有脚踏实地，刻苦钻研技能，毕业后提职提干提薪的;有勤俭节约，不畏辛苦，挣钱补贴家用的…不胜枚举。通过这些榜样的力量，引导学生树立正确的人生观价值观，培养其感恩之心，学会合理分配自己的收入，诚实守信，科学消费，避免学生在手机方面的混乱消费，降低停机、换号频率。

b.强化学生遵守校规校纪，按规矩办事的纪律意识。我校的跟踪管理制度及顶岗实习协议不可谓不严格，上岗前我们也三令五申，但有些同学就是有组织无纪律，就是私自辞职，手机换号就是不告诉就业办，往往给我们工作造成被动局面。也消耗了我们大量精力。

c.强化安全教育，提高学生安全防范意识。在强调生产安全的同时还要强调在很多其他场所，如宿舍、网吧、公交出租车上，在保证人身安全的前提下，最大限度地保障财产安全。

d.强化“实习生”意识，引导学生树立以学习为主的实习理念，淡化“工资待遇”。坚决去除“实习即毕业”的错误思想，强调其学生身份;待遇方面的攀比也已经成为影响实习生情绪及其稳定性的一个因素，我们应该在思想上给予弱化，加强在专业技能、人际关系、团队合作等“学”的方面的引导。

2.相关部门应制定出配合短信平台的行之有效的实习生跟踪管理规定，为短信平台常态化使用提供有力的制度支持，对违反规定的学生予以处理，慢慢杜绝自由散漫之风。

3.建立健全校企通报制度及校内各部门联动机制，形成各种管理手段相辅相成的局面。我们将继续寻求各相关部门相关人员的支持与合作，群策群力，共同管理好实习生。教育向来是一个系统工程，而实习生的教育管理更加需要全员参与。校内它涉及学生科、教务科、就业办等部门，校外它涉及到公司人事、生产、公寓管理各部门及学生家长，是一个更加庞大的系统工程，且各部门缺一不可。经过协同努力，实习生的短信回复率由3月份最初的50%左右稳步上升，到7月份，回复率接近80%，效果是值得肯定的1

4.进一步加强同电信公司的沟通与合作，共同探讨适合目前中职学生年龄段、消费层次的通信解决方案，开发出在资费套餐、交费方式等方面更加合理的业务种类。

5.坚持“走出去，引进来”的原则，开展对其它兄弟院校实习生管理部门的走访学习活动，吸取经验，为我们创新管理方式提供经验参考。

综上所述，短信平台在顶岗实习生推荐、跟踪管理过程中，确实可以起到一定作用，而且这种作用可以延伸到学生教育管理工作的各方面。我们热切期待，在校企两个层面，在全体相关人员的共同努力紧密配合下，最终构建一个基于现代化信息技术的全方位的立体的实习生管理体系，为学生顶岗实习工作的顺利进行提供支持。