海洋机构质量管理体系内部审核浅析

(国家海洋局北海海洋环境监测中心站 广西 北海 536000)

内部审核是整个质量管理体系运行有效的保障环节，是机构保证质量管理体系正常运行的基本手段，是不断提升质量体系文件全面性和体系运行符合性的重要步骤，是不断提升机构管理水平和能力的有效途径。海洋检验检测机构开展内部审核是检查、验证机构质量管理体系运作是否符合《检验检测机构资质认定评审准则》和质量体系文件的要求，以及管理体系是否得到有效的实施和保持。

一、概述

内部审核是检验检测机构自行组织的管理体系审核，按照管理体系文件规定，对其管理体系的各个环节组织开展的有计划的、系统的、独立的检查活动。检验检测机构应当编制内部审核控制程序，对内部审核工作的计划、筹备、实施、结果报告、不符合工作的纠正、纠正措施及验证等环节进行合理规范。内部审核通常每年一次，可以根据具体情况策划审核频次，既可以一次也可以多次由质量负责人策划内审并制定审核方案，内部审核应当覆盖管理体系的所有要素，应当覆盖与管理体系有关的所有部门、所有场所和所有活动。

二、内审员要求

内部审核工作是由内审组成员来具体实施完成的，而选拔内审员的工作将直接决定内审质量和内审深度，也将直接决定了内审工作完成的成效性和建设性。在建立内审组时，应根据审核内容、目的和意义首先确立内审组长人选。内审组长的业务能力水平和综合素质将决定内审方向和最终成效，一般应选择具有审核经验、熟悉审核领域、组织和协调能力较强的资深内审员担任，切实保障准确把握内审方向和深度。内审员应当经过培训，能够正确理解评审准则、清楚内部审核的工作程序、掌握内审的技巧方法和具备编制内部审核检查表、出具不符合项报告的能力。在人力资源允许的情况下，应当保证内审员与其审核的部门或工作无关，确保内部审核工作的客观性、独立性。

三、内部审核程序

(一)内部审核筹备。根据机构日常工作安排，年初编制审核计划，经质量负责人批准后实施。一般每年至少审核一次，迎接评审、大型综合性监/检测任务结束、新项目开展、追溯事故原因或确认纠正效果等，可增加全面内部审核或局部内部审核。由质量负责人负责策划内审并制定审核方案，确定内审组长，组织内审组，由内审组长负责委任内审员和组织实施内审工作。内部审核方案应根据有关过程的重要性、对中心站产生影响的变化和以往的审核结果进行策划、制定、实施和保持，审核方案内容包括：审核的目的、范围；审核的依据、标准和文本；内审人员；审核日程安排；受审核部门和涉及的要求、内容。实施方案在正式审核前一周由内审组长发至各有关部门和人员。机构一定要保证内部审核按照既定的方案实施，才能达到预期目的。

(二)内部审核实施。在开展内部审核过程中，内审组长召开并主持首次会议，内审人员、被审核部门负责人及相关人员出席。首次会议内容包括：向被审核部门介绍内审人员及其分工；说明审核目的、范围、依据、所采用的方法及解释实施计划中不明确的内容。内审员根据分工确定的检查内容，通过交谈、查阅文件、现场检查、调查验证等方法收集客观证据并逐项做好记录。如提供的证据证明符合规定要求，则由内审员在内部质量审核记录表上填写符合。如提供的证据证明不符合规定要求，则由内审员在内部质量审核记录表上填写不符合，并及时与受审核部门联系、交换意见，对不合格项的陈述要准确，以便复查时可追溯，对审核的不合格项需经受审核部门负责人签字确认。

(三)内审结果反馈。每次审核结束，内审组应分析审核情况。现场审核结束后，内审组对审核情况进行综合分析，编制不符合报告，列出不符合项。内审组长在末次会议时宣读不符合报告，作审核评价和结论，提出纠正措施和要求，并限期整改。受审核部门在收到不符合报告后，应在一周内分析研究不符合原因，制定整改方案措施，明确完成日期。待不符合项整改完成后，编制整改报告报送内审组，作为跟踪验证的依据。内审发现问题不是内审宗旨，针对发现问题而进行有效性整改，从而实现质量体系运行的有效性，切实提升工作质量水平，这是内审的主要目的和意义。针对内审中发现问题，要切实建立必要而全面的整改方案，要切实保障问题整改落实到位，切实实现体系缺陷的纠正，切实完善体系文件的全面性。

(四)编制内审报告。内审结果的报告方式一般采取不符合报告和分发内审报告等书面方式进行。不符合报告仅针对识别出问题的部门，而内审报告体现的是整体审核结果，反映的是普遍问题，强调发现的问题和所需的改进，以提示其他部门避免发生类似不符合，同时也是推广和宣传管理体系运行比较好的做法。内审报告一般由内审组长编写，报告主要包含审核的目的、范围；审核的依据、标准和文本；内审人员；审核过程概述；不符合项的分布情况及说明；管理体系运行情况的综合评价；存在的主要问题以及纠正措施要求等。审核报告编制完成后，经审核后报质量负责人批准并作为管理评审的输入。

(五)跟踪验证纠正措施。内部审核发现问题应采取纠正、纠正措施，并组织内审员对存在问题进行跟踪验证，验证其有效性，对发现的潜在不符合制定和实施预防措施。内部审核过程及其采取的纠正、纠正措施、预防措施均应予以记录。内部审核记录应清晰、完整、客观、准确。内审组对受审核部门的纠正措施应进行跟踪、检查和验证，并填写跟踪结果后提交管理评审，验证有效的纠正措施。如涉及文件修改，按文件控制程序执行，如纠正措施达不到预期目标和效果，应重新研究，制定新的纠正措施。

四、持续改进

海洋检验检测机构在体系建立初期，有些规模较小，人员较少的业务，运作方式相对简单，建立的体系文件也较为简单。但随着业务的发展，控制的环节和要求可能增多，运作的架构会作相应的调整，部门的职能、岗位职责也会有相应的变化。如果不及时地根据机构的实际情况对质量体系文件进行评审、修订，就不能满足质量体系的持续运行和持续改进，就不能对发展后的业务进行有效指导。其实，从管理的基本原理和逻辑结构看，持续改进是机构正常管理必不可少的一部分，如果没有持续改进，等于切断了组织管理通向更高层次的通道，其管理将会在固有水平上循环，最终导致体系失效，被市场淘汰。只有坚持对质量体系的持续改进，不断提高质量体系运行的有效性。

五、结束语

内部审核是一种重要的管理手段，也是一种自我改进的机制，只有充分发挥内部审核工作的全部功效，质量管理体系才能有效运行和持续改进。内部审核工作是质量管理体系正常运行的重要环节，是有效开展工作的必要内容，是确保工作有效性的必然要求。正确认识和深入理解内部审核工作在质量管理体系中的目的和意义，将有助于内部审核的顺利实施，充分发挥其在质量管理体系中的监督促进作用。