创新推行“模板化”管理，不断夯实财务管理基础

(华北制药股份有限公司 河北 石家庄 050015)

一、实施背景

集团型企业基础财务管理工作比较繁杂，尤其涉及到年度预算、年度决算、标准成本、费用管控等具体的项目性工作，因基础数据量庞大、各类数据勾稽关系错综复杂，传统工作方式计算工作量大、容易遗忘、效率较低，在没有统一模板的状况下，不论是各基层单位的编制环节，还是总部机关的汇总、审核环节都十分困难。

“模板化”管理就是在管理过程中，管理层形成固定的表格和明晰的工作流程，执行层按照流程进行执行，工作一目了然，复杂的问题简单化，清晰化，即使业务不十分纯熟，也可按固定的模式，较好的完成工作，减少了文牍负担，提高了工作效率和质量。中国古代四大发明之一的活字印刷术，是一个典型的模板，每个字模都可以重复利用，相当于半成品，节约大量的时间；由于字模都一样，每次印刷的质量都恒定。

华为认为模板化是所有员工快速管理进步的法宝。一个新员工，看懂模板，会按模板来做，就已经国际化、职业化。而这个模板是前人摸索几十年才摸索出来的，你不必再去摸索。“模板化”管理能能够防止遗忘，证工作质量，提高工作效率，让事情做的又好又快。“模板化”管理是一种管理理念，是一种繁杂工作环境下，实现高效工作较为有效的管理思路，推行“模板化”管理，短期内能够迅速提高专项工作的效率，长期看，随着时间的推移，会形成一种财务管理文化，贯穿到整个财务系统，进而使得公司整体财务管理水平得到提升。

华北制药股份有限公司财务部推行“模板化”管理，旨在通过引入模板化管理思路，依托模板的建立、使用、积累、升级，把模板化的工作理念贯穿到日常财务管理中，不断提升管理效率。

二、内涵和主要做法

(一)日常工作模板化。财务部的日常工作模板化自2013年起逐步推行，并持续不断改进，主要完成了以下几项工作：1.月度报表模板。合并报表的模板是股份公司编制月度报表的基础，以“自动化”为原则，主要体现在将关联的数据全部公式化，做到修改数据源后整表相关数据全部自动更新。比起传统模式减少了数据的录入量，降低了出错的几率，大大提前了月度报表的完成时间。2.月度预算模板。将原有的月度效益计划、月度预算指标以及月度预算合并及母公司报表整合到一起，建立EXCEL工作模板，月度预算报表间设立勾稽关系的取数以及校验公式，在降低了出错率的同时还为编制整套报表节省了大量的工作时间。

(二)项目性工作模板化。财务每年都会完成几个大的项目性工作，比如年度预算、定期报告等，这些项目性工作持续时间较长，数据量大、审核繁杂、易出错，没有一套系统的工具做支撑，工作质量难以保障。因此项目性工作模板主要是为了按时、保质保量的完成工作建立的，且每年都会根据上一年度的经验不断改进。1.上市公司定期报告模板。上市公司定期报告是按照上交所规定的内容和要求持续披露企上市公司信息的形式之一，涉及到一季报、半年报、三季报以及年度报告，其中半年报、年报内容较多，整个报告将近200页，财务类表格数百张，如此庞大的工作量，还要保证数据前后呼应，相互关联，能够在短时间内保质保量的完成工作，离不开模板的帮助。年报模板是财务部在数年内逐步建立和不断完善起来的，目前共有200余个主要项目，近300张表格，300余项数据勾稽关系的审核，我们把所有审核结果分为资产类审核140项、损益类审核近40项、其他类审核近200项单独放入三张审核专用表，能够一目了然的发现问题，即方便基层填报时降低出错率，又方便了总部的审核工作。另外，年报模板中很多项目需要随上交所的要求更新，降低基层财务人员的重复劳作。2.年度预算模板。预算是经营管理的重要抓手，年度预算的编制尤为重要。基层单位年度预算模板涵盖了预算所有需要的报表和信息，同时建立与基层预算模版配套的汇总合并模板，通过公式链接基层文件数据，对各单位上报的数据进行整合归集。年度预算每年最大的工作量在各单位初稿上报之后的不断反馈修改，每次反馈修改就相当于重新做了一次年度预算，由于模板中所有数据都是自动链接的，只要更新数据，就能够完成汇总的年度预算，极大地降低了工作量，提高了工作的准确度。基层预算模版采取“就源一次输入”的原则，将一些基础数据，比如销售价格、采购价格、销量、成本单耗、费用、人工成本等，在模板中设置为一次输入，利用EXCEL将这些关键数据根据逻辑关系做好公式关联，对于这些数据的多次引用都来自于就源输入，一方面确保数据改动时，不会有遗忘修改的情况发生，另一方面，也会减轻基层负担。模板包括单户表和合并表两部分，合并表数据取自单户表，同时，单户表及合并中各类报表勾稽关系的审核也都加入到模板中，可大幅减少人工审核时间，提高工作效率。每年的年度预算编制过程，都会经过若干次调整，有了模板的应用，汇总、合并几乎没有占用时间，工作效率提升非常明显。预算模板最基本的设计思路是基础数据来源的唯一性，即“就源一次输入”，当基础数据发生变化时，只需要改动一个地方，与之相关的成本费用、利润等数据就会自动生成，相关的合并报表也仅需点一下更新即可生成。“就源一次输入”，最大程度的减少不必要的重复输入，从而降低出错的概率，并提升效率。同时，模板将需要输入的单元格设置成了绿色，其余单元格不需要、也不能输入，可以有效减少填报过程中的思考时间及填报错误。

三、“模板化”管理实施效果

“模板化”管理能够很直接的提升管理效率，基层单位也乐于接受这种方式，尤其在预算编制、年报编制、标准成本核定过程中能够大幅提升工作效率，缩短编制时间。财务部通过多年来对模板化管理的持续改进和完善，取得非常显著的成果，在提高公司整体财务工作效率方面发挥了较大作用。主要表现在以下几个方面：1.大幅缩短年度预算编制所用时间。成果实施前，预算编制用时4个月，实施后当年用时仅2个月，显著提高预算管理及基层单位工作效率。2.提高了年报财务数据的准确性，降低了财务人员的工作强度。实施当年，公司年度报告的披露时间从往年的4月提前到3月，之后一直保持在3月。这在以往看来是完全不可能的，依托定期报告模板，高标准严要求的完成了年度报告披露工作。3.财务月报完成时间提前，数据出具时间更加及时、规范。财务月报提前2天，确保向决策层在及时提供最新经营数据。4.财务分析时间提前，数据更加准确详实。财务分析提前了4天，通过固定月度执行分析的模板，让各单位能够针对重点问题重点分析，为决策层提供更加清晰的基层单位经营情况。