企业档案管理及其模式创新

狄成燕

【摘要】随着经济的快速发展，企业档案管理发生了变化，必须非常重视。传统方法逐渐暴露出弊端，已经无法满足实际情况需要，所以必须进行改进才能发挥出更大的作用。文章先介绍重要意义，再从不同方面展开论述，从而促进企业更好地发展。

【关键词】企业;档案管理;模式创新

档案管理在企业内部发挥着重要作用，可以实现信息的传递、共享，达到预期目标。为了在竞争激烈的市场环境中保持自身优势，必须坚持与时俱进的理念，对档案管理进行创新。从实际情况出发，制定出切实可行的策略，为企业创造更大经济效益。

一、企业档案管理模式创新的意义

（一）适应时代发展。创新是一个国家发展的不竭动力，企业也是如此。信息化是时代发展的主流，因此要积极引入先进技术，不断改变工作模式，大大提高档案管理的效率和质量，为决策提供科学合理依据，从而制定出科学合理的发展规划。企业日常中面临的经营活动是非常复杂的，要对其进行有效整理才能得出有价值信息，对未来发展做出准确的预测，减少不确定因素的影响。在传统模式下，人力工作方式会出现很多失误，影响到最终结果的正确性，甚至出现资料损坏、丢失的情况，采用计算机技术可以建立档案管理系统，随时随地查找需要的信息，让管理变得更加方便快捷。

（二）企业发展的动力。随着科学技术的发展，档案管理方式也发生了变化，应适应企业发展的需要。一是管理人员通过对历史数据进行分析，可以了解企业在市场中的情况，能够作出正确决策，带来更多的经济效益。二是准确展示企业经营成果，为各方面合作提供科学数据，保证生产活动的正常开展，减少不利因素的干扰。档案管理部门要对服务机制进行创新，不断拓展社会服务功能，才能发挥出更大的作用。档案可以掌握每个人员的资料，从而实现人力资源最优化配置，避免浪费。可见档案管理对企业各方面都有作用，所以要树立起全局意识，从整体上去把控。

二、当前企业档案管理模式的优势与不足

集中管理模式。优势：可以保证档案的整体性与安全性，有利于工作的全面建设，可以发挥出强大功能。档案管理系统权利集中、制度规范，能够及时发现缺档漏档情况，便于改进，让其更加完善。不足：集中管理模式比较单一，在市场经济条件下，显示的信息具有滞后性、局限性、很难满足实际发展需要，甚至会出现错误指导的问题。所以针对于不足之处要积极改进，这样才能变得更加完善，让这种模式具有更大的作用，成为企业发展的动力支持。要用科学眼光去审视，在查漏补缺中实现进一步优化，不断提升档案管理水平，为企业发展提供有效信息。

三、企业档案管理模式创新策略

（一）文档流程创新。这是一种全新的管理理念，是建立在先进信息管理系统基础之上的，在平台上实现操作。文件管理阶段主要是面向不同的用户，提供相应的任务，建立一系列的制度保证借阅文件的质量，形成文件关联体或者文件流转监控机制，保证顺利执行。档案管理阶段主要是为普通用户提供档案信息利用的便利性，信息主要以简便、直观为主，整理归纳数据，并能够及时切换视窗，让管理人员掌握具体情况。同时要注意建立安全机制，因为网络上可能会遇到风险，容易造成信息丢失的情况，所以要提高档案管理安全等级，只有内部人员才能进入，防止对系统进行损坏。

（二）管理机制创新。信息安全管理主要通过对信息本身与工作人员实施管理两个方面进行。采用先进的科学技术手段，在计算机硬件上消除安全隐患，保证系统正常运行。同时还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅安全可靠。针对于工作人员方面而言，建立管理政策，保证每个人各司其职，实现相互之间的协调合作，保持信息的流畅。定期开展业务培训，不断提高人员综合素质，适应企业发展的需要。对待工作要认真负责，减少失误情况的发生。

（三）工作平台创新。新时期的创新管理，企业应该在传统流程基础上进行优化，积极引入信息技术，坚持与时俱进的理念。借助计算机技术建立档案管理系统，充分实现电子化，可以减少人为主观因素造成的失误，提高资料的完整性和可靠性，使用起来也会非常方便。为企业提供数据信息管理平台，对内部情况有全面的了解，在进行活动的时候可以对信息流向规范、控制集中、表单定制多样、利用方式灵活等进行多样化要求，让档案管理实现质的飞跃。管理人员要用发展眼光去看待问题，积极引入先进技术，不断提高档案管理现代化，从而为企业更好发展服务。

（四）服务机制创新。企业的主要目的是为了追求更多的经济效益，在竞争激烈的市场环境中保持自身优势，可以谋求更好的发展机遇，确保始终立于不败之地。受传统观念的影响，对于档案管理经常会出现重藏轻用的情况，导致很难发挥出实际作用，只是一种摆设而已。档案部门要借鉴服务行业的做法，开展优质服务、規范服务、承诺服务，对外树立起良好形象，可以满足使用者的要求。坚持一切为用户的原则，将具体效果落实下去，满足对于各种资料信息的查询。档案管理的根本目的是为了服务于各项经济活动的开展，所以要转变理念，才能为企业发展提供动力支持。

四、结语

综上所述，档案管理在企业发展中具有重要意义，可以为决策提供科学依据。要紧跟时代发展的步伐，对管理模式进行创新，体现出档案的实用价值，有利于实现企业可持续发展。

【参考文献】

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