建筑工程档案资料有效管理措施

何加丽

摘要：建设工程的档案资料的管理是项目建设的一部分，也是不可或缺的一部分。建筑工程档案资料是建筑活动期间形成的数据和情况的真实记录。因此，建筑工程档案资料的管理具有重要意义。本文根据当前建设工程档案数据管理的重要性、内容特点、存在的问题，阐述了如何有效管理建筑工程档案资料的措施。

关键词：建筑工程；档案资料；档案管理

建筑工程档案是原始记录，是建筑活动中形成的保存价值的实际记录和实际反映。它记录建筑活动，如建筑物、结构、地下管道等。在投资规划、设计、动工、使用、维护和再建造等活动中形成的档案。在管理建设项目质量、总体成本和建设周期的前提下，建设工程档案资料管理作为建设项目管理的一部分，其重要作用越來越受到人们的重视。

一、工程档案的重要性

在社会和科技以及信息等高速发展的今天，国家对基础设施的投入明显增强，对建设项目质量和进度的要求也越来越严格，越来越规范。由于工程项目通常都有一定的隐蔽的特性，工程质量的检查和规范必须通过档案资料反映出来。档案的完整与规范直接影响这个项目的质量，所以工程档案资料的管理是一个非常重要的组成部分。建设工程档案是建设项目建设活动全过程的重要内容也是建筑工程十分重要组成部分。

二、建筑工程档案资料有效管理措施

1.及时记录和收集工程数据，防止数据丢失

项目数据档案是建设项目质量的真实反映和质量记录。所以，必须根据施工进度及时收集和分类各种材料。有必要指定专门的人负责工程材料的管理，负责逐项跟踪和收集质量保证数据，并制作各种原始记录，使工程和资料处在一个进度上，做到内容连续及时收集项目前的数据，如中标通知、调整报告、地质调查报告、各种合同、施工组织设计和计划。由于及时收集数据，项目完成后不会缺乏信息。施工过程中，现场施工管理技术人员应当在同一天及时编制施工项目信息，不得堆放在一起临时突击，否则将导致数据丢失或错误。项目部门指定人员每月收集和检查每个在建工程项目的数据，即使有遗失的情况，还可以及时补充，并且可以及时发现数据中的问题和错误并及时纠正。工程项目结束时，有必要及时收集施工单位各种安全功能的检验验收数据，如消防验收、人防验收、防雷电验收，室内环境测试数据、沉降观测数据、电梯验收数据、节能试验数据等和及时收集设计单位的设计变更、勘探单位地质调查的变更、监理单位的管理工作清单、监理工程师的通知和各分包商的信息。

2.健全与完善施工管理制度，加强档案材料管理

在工程建筑档案资料管理中，档案资料应按档案管理规则编制，如此才是工程建设单位的基本标准。形成高质量工程文件的材料主要取决于编制档案材料的过程。工程建设单位必须明确自己的档案管理责任，必须不断培养和培训单位档案人员档案编制技术，提高建设项目档案水平。工程项目管理层应对项目建设施工等进行监督管理，并定期审查和指导档案材料的编制。满足单位对档案材料的要求将，为项目下一阶段的顺利进行奠定坚实的基础。为了使项目档案材料能够系统地记录在档案中，为便于对上级领导进行审查，并明确责任，有必要将档案管理分为整体工程计划中去。目前，许多工程项目都是通过招标来实施承包项目，许多承包商又会把项目进行二次承包出去。在这种工程项目被多次承包转手的情况之下，工程档案的对应承包合同（各种材料的收集，其质量积累和整合的过程等）需要详细地包含在文件管理的内容中，减少建筑工程进行当中的失误。

3.统一的数据管理软件，实行标准化执行制度

目前，该行业有许多与数据管理相关的软件，各有各的优缺点。目前还没有一个统一的规范，网络化也不完善。因此应积极鼓励软件开发公司大力开发能够尽早实现利用网络技术数据收集和管理的软件。由于项目中不同施工管理人员的个人职位对应的资料不同，为了保证数据的真实同步，需要这样的软件使不同的技术人员能够在不同的计算机上完成个人数据，而数据管理员的计算机也可以在同一时间更新和收集相关数据。因此落实与使用网络化办公数据管理软件，统一数据管理软件，能够尽快地实现未来电子档案资料的交接，取代传统的纸质解决方案。

4.对档案管理人员进行素质教育，提高管理技能

全面提高工程档案管理人员素质，对提高档案资料的准确性和严谨性有很大的作用。要培养管理人员的责任心，让他们明白这个工作中对整个项目的建设和后期维护具有重要意义，消除当前草率的文件记录和管理；另一方面，有必要加强对档案管理员的现代化技能培训，充分利用计算机的优势，更加科学地进行建筑工程中档案资料管理工作。

三、结语

目前，中国建筑市场面临严峻挑战和激烈竞争，档案资料管理体制将逐步改革。这对于工程档案资料管理来说既是机遇也是挑战，我们应以积极学习一些国外的经验和技术，在结合我国自身的优势，大力加强建筑工程档案资料管理的人才培养和机制的完善，更好地为社会主义和谐服务。

参考文献：

[1]刘宏，当前建设工程档案管理中出现的问题及对策[J]，剑南文学（经典教苑），2011（06）.

[2]潘国华，郭丽，加强建筑工程档案管理措施的探析[J]，科技致富向导，2011（06）.