地铁档案精细化管理下管理人员素质的提升策略

周培芳

摘 要 地铁工程具有投资大、周期长、单位多、专业广、系统复杂、地质多变等特点。地铁牢固树立“为百年工程奠基础，为企业发展强支撑”的理念，高度重视档案工作，坚持“高起点建设、精细化管理”的原则。精细化管理的重要特点就是重视事务处理的细节、重视处理的过程、重视将细节处理落实到位、重视事务完成的效果、重视专注的做好每个细节，力求在细节的处理上精益求精，争取将效果处理到最佳水平。

關键词 地铁档案精细化管理 人员素质 提升策略

一、保障档案工作高起点建设

（一）强化组织保障，构建“一体化”管理模式

地铁实行工程建设、运营管理、开发经营“一体化”管理，实现资源有机整合和管理有效协同。在“一体化”管理模式下，档案工作遵循“统一领导、分级管理”的原则，建立一体化、集中式的档案管理架构。

（二）筑牢制度保障，完善管理体系

坚持制度管人、制度管档的原则，建立了总公司、总部、施工现场三级档案管理制度及流程，形成了完善的档案管理制度体系。积极参与地铁行业标准建设，牵头编写的《城市轨道交通工程文件归档要求与档案分类规则》，作为广东省地方标准颁布，填补了国家城市轨道交通行业的空白。

（三）稳固责任保障，健全管理机制

采取合同、考评、经济3个制约手段，贯穿前期、施工、验收、结算4个核心环节，在建设全过程中实现了档案责任固化。通过在招投标和项目合同签订阶段，设立专门的档案工作条款，明确各方档案管理责任。

二、地铁档案精细化管理下管理人员素质的提升策略

（一）加强培训

强化档案管理人员规则意识。精细化管理在目前还属于新兴的管理模式，对目前就职的档案管理人员来说还比较陌生，因此，需要通过培训的方式来帮助档案管理人员掌握精细化管理的理论和技术操作，从而强化他们的精细化管理理念和规则意识。同时还需要建立起精细化管理的各项规章制度促使精细化管理理念得到贯彻落实，促使他们从档案的归档范围、收集、整理、鉴定、保管、利用等方面都能做到分门别类。地铁公司的档案资料涉及多个层面，在日后工程建设中有重要的参考指导作用，因此，档案管理人员通过精细化管理，要确保其准确无误。在阶段性工程完工后，及时组织对项目施工、监理材料完整性、准确性的检查。为确保工程档案的案卷质量，我们建立了对案卷质量的“五把关”制度：第一关由质检等技术干部收集整理；第二关由承包商资料编制小组收集、验收、审查；第三关由监理单位检查、验收；第四关由地铁档案管理人员定期或不定期检查、指导；第五关案卷归档前由档案管理部门集中进行质量验收和检查。经统计，通过“五关”的案卷合格率达99%。

（二）引入竞争机制

引入竞争机制，实行目标管理责任制、健全激励机制，可以充分调动档案管理人员工作的积极性和管理创新性，从而推动精细化管理的实现。首先，要根据管理需要制定明确的档案管理目标、岗位职责规范以及目标责任机制，促使长期目标和短期目标吻合、工作目标和自身建设目标一致；其次，建立档案管理效果监督考核机制，考核内容既要看工作绩效，也要看思想作风和工作能力，这样才有助于促使档案管理人员养成良好的工作习惯，提高综合素质能力，从而有利于精细化管理的贯彻落实，而后再制订一套与其能力水平符合的训练方案，并在下一次考核中，根据考核结果进行职位的调动。在一定时间内进行重新考核，分析结果。

（三）培养注重细节

地铁档案管理的目标就是要对相关文件材料进行收集、分类、编码、录入、装盒、归档等环节进行处理，以确保档案的完整性，方便快速调阅，这是需要耐心和细心的工作。所以，精细化管理就要求档案管理人员要养成注重细节、重视细化工程流程的习惯，按照精细化管理的标准，对过程中能够量化的尽量量化，对过程能够细化的尽量细化，在管理过程中要做到精益求精，以达到“细化、量化、标准化、系统化、信息化和适时化”的要求。在工程实施阶段，严格按照有关条款进行绩效考核，强化档案工作的执行力度；在验收阶段，采用尾款支付的限制，确保责任落实。

（四）增强档案管理人员的服务意识

档案管理工作是一项默默无闻、无私奉献的工作，通过确保档案资料的完整性和满足档案使用者的使用需求来体现其工作的价值，其实质就是一项服务性工作，所以要求档案管理人员必须要有良好的服务意识，做到主动、态度谦和、耐心，主动熟悉本部门的工作，了解不同使用者对不同时期档案的需求，以便及时、完整、准确为不同使用者提供档案服务。协同各方，实施全员智能化管理。将原先分散独立的业主，施工、监理项目资料人员集中到一体化平台，实现档案数据、标准、流程三协同。

三、结语

精细化管理是一种管理理念，更是一种文化，在档案管理中引入精细化管理，就要求管理人员必须具备细心、注重细化工作流程、较强规则意识的品质，而且还需要有良好的服务意识和业务素质。地铁单位的档案资料种类多，技术性强，所以需要通过不断提高档案管理人员的素质，来贯彻落实精细化管理的要求。

参考文献：

[1] 国家档案局.国家发展和改革委员会关于印发重大建设项目档案验收办法的通知[Z].2016（2）.

[2] GB/T50326-2016.建设工程项目管理规范[S].