档案管理工作中大数据框架构建及应用思考

史丹妮

摘 要 在科学技术非常发达的当今社会，信息化建设对于现代化社会意义非凡，随着大数据在各行各业中的广泛应用，工作效率得到了显著提升，在档案管理工作中同样能够对大数据加以应用。本文针对档案管理工作中大数据框架构建及应用进行论述，从大数据的含义入手，对档案管理与大数据的结合基础进行分析，并对大数据框架的构建与应用进行讨论。

关键词 档案管理 大数据 应用

一、大数据的含义

大数据又被人们称为“巨量资料”，通常指所涉及的相关资料数量非常巨大，以至于利用当前的主流软件工具也无法在合理的时间内完成数据的获取、管理等相关处理，无法为企业的决策提供有力帮助，简而言之就是无法通过抽样调查的方式进行分析，需要对所有有关数据进行分析。针对大数据，科学家JohnRauser做出了一句话定义：超过一台计算机处理能力的数据体量就是大数据。这两种定义在表述上存在很大差异，对于大数据目前也没有国际范围内统一的定义，但无论是何种定义都对大数据的4V特点有所体现：Velocity、Value、Volume、Vatiety。

二、档案资源与大数据结合的基础

（一）庞大的档案数据体量

由于我国总国土面积较大，区域分布不均衡，不同档案馆之间的信息存储量存在很大差异，如今已经出现了很多数据资源超过tb级的大型档案馆。就当前的发展趋势分析，我国的数据资源持续增加，预计到2020年将突破6亿卷的馆藏。随着信息技术的不断发展，很多档案馆都开始着手于信息化建设，力争实现内部档案的信息化管理，提升管理效率。以郑州市档案馆为例，它实现了内部卷宗的全数字化处理，并将市内档案的数字化管理作为接下来的工作，对共享的信息化平台进行研发，让全市档案管理工作变得更加便捷，提升管理工作的有效性。

（二）档案高价值低密度

在档案中有历史信息以及人文信息的详细记录，是对人类社会发展的记载，所具有的价值不可估量，这就需要对档案进行有效保护。受到该类档案信息的特征影响，在实际应用中此类档案使用率较低，档案呈现出高价值，低密度的特性，这就需要对高价值的信息进行深层挖掘，并得到实际应用，要想实现这一目标，就需要人力资源与技术之间构建良好的配合关系。

（三）档案资源种类繁多

档案管理工作不仅要对常规性的文本资料做详细整理，还要对网页类文件进行有效管理，这类资料具有显著的非结构化数据特征。在对其进行管理时需要对信息进行转换，需要将非结构化数据转变成满足信息化管理的结构数据，这与他数据管理具有同样的特征，因此档案管理与大数据之间具有显著的共同性，这就为大数据下的档案管理提供了基础，将大数据融入档案管理是一项科学、可行的方案。

（四）处理速度快

在应用大数据处理信息时，需要保证处于较高的工作效率中，也就是需要有较快的运营速度，但是档案管理工作受到管理体制的限制，运营模式相对较为刻板。传统的档案管理工处于被动状态，等待用户查找信息。应用大数据展开档案管理，就能够将被动服务转变为主动服务，提高工作积极性，为用户所提供的主动服务，不应局限于档案信息的提供，还应当包含对档案的预测分析、内容分析的，为用户提供个性化的优质服务。

三、档案管理工作中大数据框架构建

在档案学中，对档案进行编纂从本质上来说就是大数据的处理过程。在进行档案编研时，需要按照选题、选材、处理、审核的流程开展。其中选材就是对对素材进行搜集，并确定最终目标。完全依靠人工完成这项工作具有很大难度，这是由于档案体量庞大，人工筛选耗费的时间与精力都很多，有些信息存在缺失还需要求助于其他档案馆，整个过程耗时长、工作量大。

当我们的社会发展到信息时代，就可以利用大数据处理流程来代替人工处理，提升档案管理工作效率，减少工作人员作业量。基于大数据的档案管理工作是在高速网络的支撑下，对不同数据源的信息进行整合，之后进行大数据处理并转变为可视化显示，最后对数据进行分析。数据源就是各类档案资源，这些资源包括电子文件以及数字化结果。当前很多档案馆都着手于数字化档案建设工作，这就为大数据资源提供了有力保障。为了让数据信息的整合更加顺利，就需要建立符合标准的全国范围内的管理服务体系。高速网络是档案信息传输的通道，利用Internet进行大体量的数据传输需要的时间较长，会对数据安全造成威胁，导致数据丢失，这就需要将High-Performance Networks作为平台，让各类数据都集中在同一服务器中便于信息的整合。信息的整合就是利用超级计算机对档案数据做出质量治理，并展开全生命周期的管理。大数据处理就是对人工处理的替代，能够实现语境搜索、数据仓库等。

四、建立与完善大数据时代档案管理的措施

（一）打造网络平台，强化信息安全

在网络技术发达的现今社会，信息安全受到了社会各界的广泛关注。在信息时代，档案管理工作与大数据进行结合，就需要打造出将管理者与用户相连接的工作平台，让双方能够展开最有效的交流沟通。这就需要从优化档案管理单位信息化的条件入手，打造出完善的大数据平台。在此基础上，就要将大数据所具有的特性与档案管理工作相融合，制定出科学有效的工作流程，并制定管理措施。

（二）完善基于大数据的档案管理监管体系

在当前社会中，信息化技术发展迅猛，设备不断更迭，要想让档案管理工作的效率得到显著提升，就需要相关单位对信息化技术进行合理应用。在开展档案管理工作时，企业与政府需要对时代发展趋势进行关注，将相关的技术与设备引入到管理工作中，让档案管理工作环境得到显著优化。作为档案管理的职能部门，要主动对管理工作的信息化水平进行提升，强化相关管理人员技术应用能力，定期对管理人员展开相关培训，向他们介绍最先进的技术，为大数据背景下的档案管理工作储备更多高技能人才。

（三）完善大数据背景下档案管理工作的管理机制

当前的档案管理工作中，創造智力劳动成果的群体是最主要的管理对象，如今各类虚假信息充斥着社会，作为档案管理部门需要对档案管理的准入标准进行强化，并完善考核机制。档案管理工作所具有的重要性不言而喻，这就需要管理部门要重视内部建设，并要制定严格的岗位责任制，当出现管理问题要对责任追查到底，通过考核促进管理人员责任感的提升。在管理机制中还要融入安保建设，抵御黑客入侵，保证档案管理的安全性。

五、结语

综上所述，在社会信息化管理过程中档案管理工作占有重要地位，传统的纸质档案管理需要大量工作人员长期作业才能完成，社会资源浪费较为严重。随着信息技术的不断发展，如今的档案管理工作已经能够与大数据进行深度融合。所以，相关政府部门与企业需要对大数据环境下的档案管理工作加以重视，促进档案管理工作的转型升级，改变传统工作思路与模式，应用先进的技术与设备展开档案管理工作，让档案管理工作的效率与质量得到同步提升。

参考文献：

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