区块链技术在电子档案管理中应用的思考

陈晞

【摘要】首先，本文将区块链与电子档案进行对比分析，论述区块链与电子档案在本质上是一致的，并依此说明区块链技术运用在电子档案管理中是完全可行的。其次，对区块链的特征进行简述。然后，根据这些特征对区块链技术在电子档案管理中的应用优势进行阐述。最后，以会计档案、科技档案、民生档案三类档案为例，对区块链技术在电子档案管理中的应用前景进行了展望。

【关键词】区块链;电子档案管理;中心式管理模式;去中心化

一、区块链与电子档案

关于区块链的定义，在学界众说纷纭，还没有达成统一的共识。有学者认为，所谓“区块链是指利用数学和技术手段记录数据信息，对达到指定大小的数据进行打包形成区块并链接进入往期区块形成统一数据链的数据记录方式”。也有人认为：“区块链是由区块有序链接起来形成的一种数据结构，其中区块是指数据的集合，相关信息和记录都包括在里面，是形成区块链的基本单元。”还有人认为：“区块链是指一串使用密码方法相关联产生的数据块，每一个数据块中包含了过去十分钟内所有比特币交易的信息，用于验证其信息的有效性和真伪性并生成下一个区块。”

笔者根据上述不同学者对于区块链所做的不同的定义，将区块链定义进行归纳与简化，认为区块链是一种利用特定方式储存在计算机磁盘等设备中的数据信息，而电子档案在某种意义上，也属于数据信息，因此笔者认为区块链与电子档案在本质上是一样的，因此区块链技术可以应用于电子档案的管理中。

二、区块链去中心化、信息不可篡改、开放性特征

区块链技术作为一种新兴技术，拥有着去中心化、开放性、自治性、信息不可篡改、匿名性等特征。笔者认为其中去中心化、信息不可篡改及开放性三大特征有助于电子档案的管理。

（一）信息不可篡改特征。信息不可篡改性是区块链技术的一大重要特征。将信息分布存储在区块链中的各个节点里，只有当大部分节点达成“共识”才能形成一个新的区块，这样一来，当节点数目足够大的时候，想要篡改区块链中的信息就几乎是不可能的。因此，利用区块链技术存储的信息就具有不可篡改性。

（二）去中心化特征。去中心化是区块链技术的核心特征。将中心节点去除，弱化中心控制，使得每个节点都拥有高度自主权。这样一来，所有节点之间的影响通过网络形成了非线性因果关系，即当一个节点发生改变的时候，其余的节点并不会随之改变。因此，当其中一个或多个节点发生故障的时候，其余节点还是可以正常运行，等故障节点修复后就可以再次加入网络继续工作，从而提高了系统运行的稳定性。

（三）开放性。区块链具有一定的开放性，其中储存的数据均可查询。除此之外，还可以通过公钥、私钥来对其进行加密，限制数据的访问权限，使得数据在可控范围内进行共享。

三、区块链技术在电子档案管理中的应用优势

笔者根据以上三大特征对区块链技术在电子档案管理中的应用优势进行详细表述：

（一）信息不可篡改与防止删改优势。在中心式管理模式中，除了档案保管机构之外，其余机构并不参与保管过程，这样一来，我们就无法对档案进行有效的监管，而监管不力就可能会导致档案被篡改或者删除。针对这一问题，目前我们使用专业的计算机技术将电子档案生成为只读文件（在生成之后就不能对其进行修改），以此来保证电子档案的原始性。而区块链技术是一种不依赖第三方、通过自身分布式节点进行数据交互、验证、存储的技术方案。其实质就是在信息不对称的情况下，无需相互担保信任或第三方（所谓的“中心”）核发信用证书，采用基于互联网大数据的加密算法创设的节点普遍通过即为成立的节点信任机制。也就是说，在区块链技术下，想要对电子档案进行修改就需要得到区块链中大部分节点的“认可”，这样一来，当区块链中的节点数量越多时，想要修改其中的数据就越困难，其就越能够保证电子档案的原始性。对比发现，相较于原先的方法而言，区块链技术无需另外的专业计算机技术就可以保证电子档案不被修改和删除，这样一来就节省了很多的保管费用。

（二）去中心化与安全存贮优势。中心式管理模式中存在着一个巨大的隐患，即对中心节点的过分依赖，而这种依赖极可能会成为中心式管理模式的一个致命弱点。在中心式管理模式下，档案只存储在相应的档案保管机构内，我们只有通过档案保管机构才能够获取到档案。这样一来，当档案保管机构发生突发事件、重大变故或自然灾害的时候，由此机构保管的档案就可能会遭到破坏甚至是消失。因此，对于采用中心式管理模式的檔案管理系统来说，中心节点的安全是保证整个系统正常运作的关键所在，我们要尽可能避免中心点故障的发生。当我们采用中心式管理模式来管理纸质档案的时候，中心点故障一般是由地震、火灾等因素引起的，为了避免此类中心点故障带来的麻烦，一般采用异地保管机制，即将档案复制保存在另一个地方，当档案保管机构出现意外时，还可以从另一个地方获得这些档案，从而有效地解决了中心点故障的问题。而我们在采用中心式管理模式来管理电子档案的时候，除了突发事件、重大变故或自然灾害能引起中心点故障之外，还有一个非常重要的人为因素也可能会导致中心点故障，那就是非法入侵。而这个因素对纸质档案的影响较小，这是因为纸质档案的载体比较特殊，在对其进行非法入侵的时候会受到档案保存地点的限制。但是电子档案储存在一个电子设备中，只需要通过一些技术手段，就可以在任何地方对这些电子档案进行破坏，而不受保存地点的限制。因此，我们在采用中心式管理模式来管理电子档案的时候，发生中心点故障的可能性就要比纸质档案大，我们也就需要建立更加强大的保护机制来确保中心节点的安全，但是这种保护机制不仅需要基本的技术支持还需要特定的监控系统来对运行情况进行实时监控。这样一来，就会给档案保管带来巨大的开销。而区块链技术则是将档案储存由原来的中心式变成了分布式，实现了去中心化，在每个节点中都保存一份完整的档案，当一个节点出现问题的时候，也不会影响到其余节点的正常工作，通过其他的节点依然可以获取到完整的电子档案，从而保证了电子档案的存贮安全。

（三）开放性与促进共享优势。随着公民档案利用意识和档案管理部门服务意识的不断提高，档案已经从原来的“重藏不重用”向“重藏更重用”转型，而要想要提高档案的利用率，就需要具有一定的开放性，从而实现共享，达到对档案资源的最大化利用。虽然相较于纸质档案来说，电子档案在开放性上具有一定的优势，但是由于目前我国档案管理实行的是“集中统一、条块结合”的管理体制，这种管理体制虽然使得各级档案管理部门行政划分明确，但其过分强调隶属关系，在此关系的限制之下各檔案管理部门之间缺乏有效的共享机制，给电子档案的开放共享带来了极大的不便。为了解决电子档案共享问题，就需要对之前的电子档案进行整合，建立一个统一的共享平台，将所有的电子档案放在上面。但各个档案保管机构原先使用的系统所采用的技术标准可能不一致，那样的话，要想整合这些电子档案就非常棘手。而区块链技术的出现，就很好地解决了这些问题，区块链系统是开放的，通过该系统可以对这些电子档案进行查询，并且通过私钥、公钥可以限制用户的访问权限，这样一来就可以使得电子档案在一定范围之内进行开放。

四、区块链技术在电子档案管理中的应用前景

从上面的论述中，我们可以看出，区块链技术为电子档案的管理带来了极大的便利，因此笔者认为区块链技术在电子档案中的应用是无可替代的，接下来笔者分别对区块链在会计档案、科技档案、民生档案这三类档案中的应用前景进行展望。

（一）防止会计档案恶意删改。会计档案是记录和反映企事业单位经济业务发生情况的重要史料和证据，又与利益息息相关，因此会计档案最重要的就是其原始性，要保证其不被恶意删改。在区块链技术的规则之下，会计档案可以实现分布式储存，即由会计档案行政主管部门、会计档案管理部门和会计档案保管机构，甚至会计档案生成机构等组成一个“记账网络”，该网络中的每个节点（即机构）均可以获得一份唯一且真实的会计档案副本，但是这些会计档案并不是完全公开透明的，所有机构都需要通过一套公钥、私钥和签名才可以对相关会计档案进行访问，从而保证了会计档案的保密性。除此之外，当有某一节点对会计档案进行删除修改，该删改便会立马反映在全网每个节点的账本中，要想对信息进行删除修改要得到该网中大部分节点的同意，因此任何节点单独提出的删除修改请求并不会对原始的会计档案有任何影响，这样一来便大大保障了会计档案不被删除修改。

（二）保障科技档案安全储存。《档案工作基本术语》（DA/T-2000）将科技档案定义为反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。随着科技的不断进步，科技档案的重要性也日益凸显出来，譬如，在2017年，湖北省兴山县天星供电有限公司在对建阳坪电站进行增效扩容技术改造的时候，有效利用当初保存的相关科技档案，省去重新对电站进行勘测设计、重新收集水文资料的工作，节约了大约200万元。由于科技档案的价值较高，档案管理部门非常重视科技档案的管理，尤其是科技档案安全储存的问题，这是因为科技档案是记录科技活动的，而科技活动极其复杂，甚至于包含了一些原始数据，因此科技档案是难以再生的，一旦被毁坏便会造成不可挽回的损失。笔者认为科技档案的安全储存主要包含两个方面的安全：一是信息安全。科技档案涉及到很多的保密信息，这些信息绝对不可以泄露，因此要保证这些信息只在允许范围内进行传播。二是存在安全。即保证科技档案不被损坏，或损坏后可以修复。在区块链技术之下，这两大安全都能得到很好的保障：第一，要想访问科技档案则需要公钥、私钥和签名，因此可以保障科技档案的信息安全。第二，区块链技术使得科技档案分布式储存，也就是说所有节点都对科技档案进行了“备份”，即使一个节点发生故障而丢失科技档案，其他节点也可使用“副本”对其进行修复，这样就可以保障科技档案的安全。综上所述，区块链技术在科技档案的应用前景令人期待。

（三）促进民生档案有效共享。民生档案与公众生活息息相关，其中涉及众多信息，而这些信息又涉及许多机构部门，但目前为止，在这些机构部门中民生档案并没有实现有效的共享，这样一来就大大阻碍了民生档案的利用。利用区块链技术，我们可以让这些相关机构部门组成一个“共享网络”，并通过公钥、私钥来对电子民生档案进行加密，这样一来即保证了民生档案的开放性，又保证了民生档案只在允许范围内进行开放，极大地保障了公民的隐私。

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