信息时代电力企业电子档案管理的探讨

王侠

【摘要】随着科技水平的发展和社会的进步，信息技术逐渐融入人们的日常生活中。纸质化档案慢慢地被现代电子档案代替，而计算机也理所当然成為现代电子档案管理的主要工具。不过，在信息全球化背景下，信息档案管理的安全问题也愈发严重。因此，电力企业要面临机遇和挑战。在信息高速发展的机遇下，利用自身宝贵的资源更好地在电子档案领域不断发展，提供更好的服务。

【关键词】信息时代;电子档案;电子企业;通信技术

一、电子档案管理面临的主要问题

调查研究表明，诸多企业未对电子档案有良好的认识，只存在于表层意义上的理解，认为电子档案只是单纯的文字信息处理，不进行市场调研，不设置安全顾问和技术访问等服务，并且对该领域投资力度不足，导致企业内部电子档案系统落后，档案室设备不全等诸多问题，从而形成了电子档案信息化条件落后的困难处境。并且，由于我国在该领域起步较晚，教学机构对培养该专业领域的人才后天不足，导致国内缺少电子档案领域的专业人才和精英人才。此外，从当今档案管理的情况来看，相关部门以及负责人专业技能知识不足，对档案管理工作只停留在简单的收集、分类上，不能很好地将当今信息化和档案管理工作相融合，导致软硬件资源不能很好地使用，造成资源利用率低。例如档案库非专业管理者容易出现工作失误，可能会导致重要信息丢失，从而影响工作进程，增加工作成本，阻碍公司企业更好更快地发展。

二、加强对电子企业档案管理

首先，要转变档案管理模式，充分利用新兴信息技术，例如大数据技术，云技术，将多种媒体作为载体，避免信息技术资源的浪费，实现档案技术的价值性利用。加大投资力度，完善电子档案系统，使档案管理标准化、正确化、统一化。建立安全访问，确保信息安全，对木马病毒进行有效控制与防范，以防止重要信息泄露。从实际出发，尽最大努力保护知识产权，确保企业商业机密的安全性。这意味着要提高电子档案的安全规范水平，保证电子档案系统的可靠性。此外还要提高相关负责人员的专业知识水平，采取上岗前培训、高学历优先考虑等措施，加快培养综合型专业人才，特别是对网络技术、数学、档案学、档案管理学、目录学专业精通的人才，以达到将信息技术与该领域紧密结合的目的，发挥信息化方便、快捷、高效率等优势，实现电子档案管理的信息化与现代化。

三、完善电子档案管理的软硬件设施建设

国内电子档案工作相对落后，存在电子档案室设施简陋，软硬件设施不齐全等问题。随着科技水平的不断提高，信息设备也不断更新换代，公共建设逐渐向自动化发展。实现电子档案管理系统的自动化不仅能提高工作效率，还能保证档案的完整性，提高系统的运算速率，保证临时性文件档案的时效性，提高系统防范计算机病毒的安全指数，可以保证档案的安全性。最大程度上利用计算机技术与网络技术，可以改变一贯的文字形式，采取图形化、图像化技术保存档案信息，实现档案信息的数字化管理。确保档案管理的规范化、程序化，实现档案立卷、归档、借阅、移交制度化。此外，为防止意外事故的发生，制定相关预案手段，配备例如防盗器、防磁声像柜、消防自动报警装置、制冷器等设备防止档案室意外发生，保证了档案数据信息的安全性。

四、将电子档案与信息化技术融合

根据电子档案的特征，实现电子档案的信息化管理。电子档案涉及领域非常广泛，特别是伴随着计算机网络技术的飞速发展，纸质化载体档案逐渐向信息化靠拢，文字化形式逐渐向多媒体形式发展，这都加快了电子档案盒信息化技术融合。逐渐出现了档案网站、数字档案馆等新兴的数字化档案建设模式，利用压缩技术，大数据处理技术，大型数据库运算技术，将纸质版或是单一文字版更加快速地保存到信息库，确保了信息传输的正确性、高效性。档案网站则是在公共网站上建立站点，实现信息公开化。数字档案馆则是通过网络获取档案文件，将档案文件存于虚拟空间，脱离实际载体，区别于传统的档案馆，数字化档案馆以云信息技术为主要技术支持，实现档案信息数据的云存储。存于容量更大的数据库中，实现了便捷检索的功能，同时还方便了档案信息查找。

五、总结

伴随着信息技术的发展，信息时代已经方便了我们的生活。传统的档案管理模式已经不能适应时代发展的要求，取而代之的是更为方便、快捷、安全、可靠的电子数字档案管理模式，也是各类企业将要进一步完善的地方。由此可见，建设与完善信息化电子档案管理已成为企业更好更快发展的重要举措。不过，电子档案管理建设也是一个长期的、漫长的过程，对电子档案信息化建设要有总体规划与理性思考。抓住机遇，迎接挑战，把电子档案信息化建设落到实处，使之能更好地为企业发展服务。

【参考文献】

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