新时期企业档案收集工作中存在的问题及对策

陈秀明

【摘要】本文对当前档案收集工作的难点以及潜在的问题做出了详细的分析，以此为依据提出了一系列可行的创新举措，为提高档案收集工作的质量提供参考。

【关键词】档案收集;难点分析;存在问题;有效措施

档案管理工作作为企业资源管理中的一部分，能够为企业提供真实可靠的资源信息。而在该项管理工作中，档案收集是重中之重，关乎档案质量，也是所有管理环节的基础。只有档案收集工作落到实处，就会确保企业所需资料的真实性、完整性和准确性，才能发挥出应有的价值。

一、新时期档案收集工作难点分析

（一）难以有效衔接起档案的收集与利用。随着经济的发展和社会的进步，人们对档案的种类、质量认知及使用需求在逐渐增加，收集工作中出现的问题也越来越明显，这就使得收集到的档案资料无法全面满足使用群体的需求，导致收集工作与利用无法实现统一。

（二）难以有效减轻收集工作的难度。虽然目前的收集方法缩短了工作时间和环节，减轻了劳动强度，但也由于网络本身的一些弊端而使档案会出现篡改等，真假难辨更为困难，而计算机等使用设备的损坏、维修以及管理软件的更新速度加快，也让收集工作的技术含量和难度提升了一个高度。

二、新时期企业档案收集工作存在的问题

（一）缺乏正确的认识。首先忽视了档案收集工作在整个管理工作中的全面性和整体性，只将工作重心放在产品的开发和市场占有率上，普遍认为档案管理工作只是一项单纯的对人力资源信息、企业发展信息等进行保存的文职工作，在财力、人力和物力上的支持较为匮乏，存有人员短缺、管理滞后的现象。

（二）人员建设有待加强。首先，档案收集工作的在职人员并不是唯一和固定的，流动性较大，一旦在职人员不在该岗位上，而交接工作也没有落实到位，甚至有些非常重要的文件、资料等不知道放在哪里、丢失或因为利于使用而占为己有，就会导致大量的文献资料出现空缺。其次，档案收集工作由于不受重视，在职人员队伍整体的综合水平呈现出不平衡性，不仅技艺不精，思想觉悟也不高，缺乏工作积极性和主动性，没有树立起责任意识和服务意识，很容易造成档案资料的泄漏和丢失。

（三）缺乏完善的制度保障。首先，在工作制度上由于缺乏正确的认识，在档案管理的各环节上没有相关的管理体系和工作考核制度进行管制和约束，从而使企业的档案信息无法完整地进行收集。其次，方便用户检索查询利用的智能档案资源优化问题。一般我们对资料的查询都是按照既定的模式和程序来操作，一旦这些资源的主题、来源、档号模糊不清或丢失，就无从查起，对用户来说具有一定的局限性。

三、新时期提高企业档案收集工作质量的措施

（一）强调重要性，加强重视程度。首先要加强重视，正确认识，并给予相应的支持。设置专门的管理机构，在进行人员培训和部门会议时着重强调该项工作的重要性，使现代化的档案管理理念深入到每个员工的心里，落实到项目建设的各个环节中去，另外，要建立严格的工作制度，将责任进行具体化和落实，同时宣传相关的法律法规，并从外部进行调整，学习和借鉴其他相关经验，内外结合，实现档案收集工作与企业发展。

（二）加强管理队伍建设。加大对档案收集工作的支持力度给予一定的经费、场所，企业领导也应该通过充分发挥带头模范作用，加强对从业人员的培训，采取“请进来走出去”的方式，扩大员工的对外交流和学习平台，从根本上转变从业人员的思想。另外鉴于档案工作的内容复杂多样且含量大，因此对人员的培训也要从不同角度来进行。企业应该在选拔和任用人才初期，对其思想觉悟和专业知识进行严格的考核和审查，择优录取。

（三）完善工作制度。档案管理部门要从市场实际需求、用户实际需求、企业自身的发展需求出发，建立完善的档案管理制度，并要明确收集工作的范围、责任以及奖罚类型、结果等，实现依法建档。其次，结合竞争和服务并存意识，出具一定的工作制度和文件，以规范服务行为和思想，定期对用户反映、日常表现等收集工作的效果进行考核，落实责任到人制度，创新考核机制，为工作人员提供一定的激励和约束。

（四）合理利用网络平台，拓展收集渠道。首先要通过各类媒体终端、手机、平板等，利用各类聊天和应用软件，创造全方位的服务工作，企业也要及时监管网络环境的健康性，避免不利信息的传播，和本单位信息的被盗外流现象，不仅可以針对客户的实际需要快捷查询所需信息，也利于企业的远程掌控和服务。其次，针对用户需求不同、档案价值不同进行多样化的收集和管理，避免管理过于集中，造成工作量的加大。

四、结语

随着社会的发展，档案的作用越来越突出，档案收集工作是提高档案管理质量和水平的基础和关键。新时期，企业要从自身出发，从用户角度出发，加强对该项工作的重视，提高工作人员的综合素质，并利用现代化信息技术创新收集工作模式和平台，以其准确性、完整性来确保档案资料社会和经济价值的充分发挥。

【参考文献】

[1]聂虹.新形势下企业档案收集工作中的几个问题[J].科技风，2015（7）：278.

[2]尹海伦.新形势下企业档案收集工作的思考[J].黑龙江史志，2015（13）.