利用现代技术实现档案管理的动态化

郭世琦

【摘要】本文分析了现代技术对档案管理工作的促进作用，包括提升管理工作效率、顺应科技社会的发展。而动态化在档案管理工作中更是一个新的发展支点，可以使信息资源形象化、传递全面简洁、利用率被提升以及管理全过程更加流畅等。所以我们要利用现代技术来实现档案管理的动态化。这就需要我们具备现代意识、形成合适的管理制度、借助有效的措施和决策、利用科学的程序和方法等。如此，则可以为实现档案管理的动态化发展打下坚实的基础。

【关键词】现代技术;档案管理;动态化

一、现代技术对档案管理工作的促进作用

首先在检索过程中利用计算机技术能够提升档案的查找速度，提高查找的准确率，节约了工作者的速度，提高了服务的质量。其次在存储过程中产生了极大的便利。因为电子档的存储和保管的体积大大缩小，以压缩版格式提供的档案材料既节约了空间，也保证了档案原件的可利用性，延长了档案的使用寿命。再次有了现代技术的加入，档案管理工作中信息数据的传递更加方便。而且能大大节约信息传递的时间和周期，减少档案传递过程可能的损耗。这对提升档案管理工作的效率是有极大好处的。最后，在建立了计算机检索端口以后，档案资料能快速复制和复印，这为档案管理的管理和再利用带来很大的好处。

二、动态化发展对档案管理工作的影响

（一）信息资源更加形象化。音频、视频、动态图等电子资源的出现让信息资源更加形象化。很多信息内容从文字描述变成了图文结合的形式，让档案管理的信息资源形成动态和静态的两种形式。动静资源之间的互补可以让信息资源更加形象化。

（二）信息资源传递更加全面简洁。在档案管理工作中，信息资源内容繁杂。如果是直接的纸质档案信息很可能在修改和整理的过程中出现“污”档案的现象，造成不美观或者难以辨识的困难。

（三）信息资源的利用率被提升。档案中信息资源的动态化可以让资源的传播面更加广泛。而且借助了现代技术手段，档案资源的传播广度和深度都有了很大的变化。那么，档案资源的利用基础也会发生不同的变化，资源的利用率会被大幅度的提升。

（四）实现档案管理的流畅。档案管理工作本身是非常繁琐的。如果要查阅相关内容则需要从海量信息中进行筛选。然而在实现了档案管理的动态化以后，整个档案管理工作将会变的轻便而简洁。整个档案管理工作的流程会更加有序。甚至有的时候只要轻轻一点就能完成信息资源的收集、筛选、传播等各个具体的内容。

三、利用现代技术实现档案管理动态化的策略

（一）管理工作者具备现代意识。现代技术的发展的确对档案管理工作影响深刻。在现代社会，要想有发展的前景就需要有良好的发展意识。随着企业、事业单位办公自动化的发展，大量的录音、录像、视频等新型电子文件被收纳到档案管理内容之中。然而，档案管理的动态化并不是简单地为传统的管理穿上网络的外衣。而是要从思想根源上来形成档案管理动态化发展的认识。这种认识可以在平时的工作中获取，也可能是通过企业或者单位的培训教育，通过改为工作的培训来取得档案管理动态化认识的进一步发展。

（二）设置合适的管理体制。信息自动化的发展实现了人机的结合。在档案管理中，业务人员利用现代技术来开展档案管理工作，这需要在动态化管理中形成高度集中的原则，还要将高度集中原则与使用方便原则结合起来。在档案发展的过程中要注重业务技术的规范、标准。在整个管理部门内实现资源管理的集中处理，不允许自建系统而造成资源的浪费。而且很多的体制内容是可以写进管理制度和章程中的，将其变成一种制度而巩固下来。

（三）占有先进的技术和设备。先进的技术和设备是实现档案管理动态化的条件基础。企业或单位要准备先进的硬件和软件设备。电子文件归档和利用的起點要高，要有发展的空间。在保管、翻拍、复制等活动中要尽可能使用新的技术手段。这就需要单位或者企业从基础设施和人才两个角度来进行发展规划。购买设备和技术的时候要考虑到实际情况，搞好基础设施的利用。做好了这些基础性的工作才能够有档案管理动态化的首要条件。要结合当前档案管理工作的需要来进行人才技术的培养，加强档案管理人才队伍的建设。

（四）科学工作程序及引导活动。在档案管理工作中要进行动态化的管理，需要有对社会发展的预见性思考，要以长远的发展眼光来看待现有的问题，并且对未来社会有预见性的认识和逆向性的运动思考。从档案的未来发展趋向中找到档案工作的未来发展倾向，并据此来进行档案管理工作的规划。

四、结语

总之，在现代技术的影响下，档案管理工作动态化发展已经有了很大的可能。而且有了技术和设备的支持会让我们的档案管理工作发展得更快。无论是对企业、单位、还是个人来讲，档案管理的动态化发展具有重要的作用。我们要坚持档案管理工作的改革创新，以创新求发展，以发展求生存。为我国社会信息资源的现代化发展作出贡献。

【参考文献】

[1]曹天虹.机关档案管理系统的设计与实现[J].上海交通大学，2015（03）16.

[2]昭日格图.现代综合档案管理系统的设计与实现[J].吉林大学，2016（03）：13.