浅谈医院办公室工作在医院管理中的作用

石科

【摘要】医院办公室和其他部门不同，它是开展医院日常事务、协调其他不同部门关系的重要枢纽，也是医院管理的重要主体。可以说，医院办公室工作能否高效、顺利开展会直接影响到整个医院的工作效率以及服务水平。基于此，本文主要就医院办公室工作在医院管理中的作用进行了分析与探讨。

【关键词】医院办公室;医院管理;作用

随着新医改的不断深入推进，医院办公室工作的职能不断扩大，现如今，当好医院领导的助手与参谋已是其重要职能之一，同时医院长短期发展目标的统筹规划以及医院发展战略的制定也逐步列入医院办公室工作内容中。因而医院办公室工作在医院管理与发展中发挥的作用也越来越重要。下面就医院办公室工作在医院管理中的作用以及办公室工作的创新措施进行探讨。

一、医院办公室工作在医院管理中的作用

（一）窗口作用。医院办公室是对内外联系的重要窗口，医院办公室在联系内外及上下、群众来访等均由医院办公室负责。接待来访人员的服务质量以及处理对外各项事务能力会对医院的形象产生直接影响，所以，医院办公室工作必须时刻维护好自身良好的形象，做好服务工作，发挥自身的“窗口”作用，提升醫院形象及服务水平。

（二）参谋作用。随着时代的不断发展，医院办公室工作不仅是简单地执行上级领导的各项指示，更需要医院办公室发挥参谋作用，在某项任务开始之前，办公室主动收集并整理相关资料，事先提出几个较为合理且可行的实施方案，再由管理人员对其进行仔细、认真的斟酌，选出最为合适的方案。同时还需深入基层充分了解职员的实际需求与意见，通过每月展开一次交流谈论会议，各抒己见，以便促进上级领导和基层员工之间构建融洽的和谐关系，或者就某项工作提出不尽如人意的地方，办公室人员就此整理、总结、归纳这些意见，及时上报给领导审批，以便及时发现问题，及时解决。

（三）综合协调沟通作用。协调沟通工作是医院办公室日常工作中的一项重要工作，是联系左右、沟通上下的纽带，因此，医院办公室必须做好内部的沟通协调工作，形成合力，促进医院各项工作顺利、高效开展。第一，做好与领导的沟通协调工作。办公室工作人员应全力配合领导做好政策调研、信息收集、整理与分析、信访接待、文件会议等工作，而这些工作的开展都离不开沟通协调。因此，在实际工作中，医院办公室工作应做到服从不盲从，为领导决策与管理做好各项工作落实。第二，和各职能部门的沟通协调工作。每一个医院均是由多个部门共同构成，办公室各项工作均需要各职能部门的配合以及支持，才能保证工作顺利开展。第三，和临床各科室的沟通协调工作。医院办公室在临床各科室遇到困难时应主动积极地帮助其解决问题，并为他们提供有效的保障服务，以提升医护人员为患者服务的效率以及服务水平。第四，和患者、家属的沟通协调工作。在医院日常工作中，一旦患者及其家属对医院服务、治疗等不满意或者满意，并提出表扬时，当办公室工作人员都需要热情礼貌地接待他们，认真倾听，对于投诉应做好沟通与解释工作，尽可能让患者及其家属满意。而对于难以解决的一些问题，办公室工作人员需在对其进行充分调查之后，及时处理并将处理结果告知患者及其家属，获得他们的理解。第五，做好和社会各界间的沟通协调工作。由于医院和社会各界的来往比较密切，在诊疗服务过程中，离不开社会各界的支持、理解与合作，因而办公室须做好协调工作，并加强感情联络，为医院工作的顺利开展以及发展创造良好的条件。

（四）信息提供作用。随着社会的快速发展，医院工作节奏不断加快，对办公室工作也提出了更高要求，一旦信息处理不及时，或者处理不到位，很可能会对医院正常运转造成影响。所以，办公室人员应明确职能与职责，不断创新，做好信息传递工作，以促使信息充分发挥出其作用，促进领导和广大职工之间、各科室之间实现良好沟通。

二、医院办公室工作在医院管理中的创新对策

（一）加强管理制度建设。在医院办公室工作中，应构建合理且科学的管理制度，建立规范化、系统化以及完善化的管理制度，将办公室工作中各项事务实行电子化，并进一步细化办公的具体流程，明确各个岗位及人员的职责，避免出现职责交叉情况。同时，设立互相监督机制，保证办公室各项工作的公正性以及公开性，提升管理工作的效率与质量。通过构建管理制度，使办公室工作有章可循，有据可依，进一步强化办公室的综合管理能力，提升工作效率。

（二）人员管理科学化、人性化。在医院人员管理工作中，应做好以下几点：一是人性化管理，在医院日常管理工作充分尊重每一位医护人员的意见与建议，鼓励每位医护人员提出医院管理工作中存在的问题与解决措施，为医院营造和谐的工作环境，保证办公室管理工作能顺利、有效开展。二是运用情感管理方式进行日常管理，要求每一位医护人员在专业技能、专业知识及职业道德等方面均有所提升，通过情感管理让每位医院人员及管理者均能做好本职工作，并提升对医院的忠诚度。三是关注医院办公室成员的发展。可为办公室人员制定明确且可行的工作目标发展计划，并加强员工培训与学习，以提高他们的业务水平，实现自己的目标。四是加强人才的引进与培养，建立一支高素质、高技能的办公室人才队伍。由于医院办公室工作多而杂，且大多数工作和专业医疗工作有关，而信息更新又快，使得人才引进工作的难度越来越大，办公室应引起重视。

（三）提升办公室工作的执行力。办公室工作的执行力往往不高，造成这一问题的主要原因是办公室部分人员的服务理念、敬业精神与学习意识等缺乏。因此，必须提升办公室工作的执行力。首先，提升办公室职员的业务素质与思想素质等。办公室人员在实际工作中，需严格要求自己，并养成良好的自学习惯，在平时就注重政治理论知识、相关法律法规等方面的学习，提升自身的政治素质与思想素质。不定期组织人员就业务技能、上级文件精神、工作中的难点等进行交流与学习，并向老同志、经验丰富的前辈请教，从中汲取好的工作方法及经验，切实提升自身的能力。或者安排人员参加省内外的培训。其次，做好考核工作。医院办公室采取以考核促执行的方式，提升工作的执行力。根据医院的绩效管理方法和劳务分配等构建合理科学的考核机制，改变以往考核过于形式化，且奖惩落实不到位等情况，严格按照考核制度及奖惩机制给予相应的奖励或者惩罚，并保证公平公正。借助严把考核关，促使全部人员自动自觉遵守规章制度，有助于提升他们的执行力。最后，严把落实关。医院办公室工作大多是领导交给医院办公室直接下达的，再由医院办公室主任根据实际情况，明确责任人和其职责，并全程跟踪，直到下达的任务在规定时间内完成，并及时将结果反馈给领导。将落实情况和考核挂钩，避免落实工作过程中出现互相推诿情况。

三、结语

综上所述，随着我国医疗技术、医疗水平的不断提高，医院办公室工作所发挥的作用越来越重要。所以，医院要高度重视医院办公室工作，将医院办公室在管理中的窗口作用、参谋作用、综合协调沟通作用、信息提供作用等真正发挥出来，促进医院实现长远健康发展。

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