大数据时代助力企业采购成本管理——以A企业为例

(安徽财经大学 安徽 蚌埠 233030)

一、企业现状分析

A企业是一家制造业企业，以制造玻璃产品为主营业务，企业经营囊括国内外市场，进货渠道以及分销渠道十分广泛。企业注册资本将近4亿元，职工2000多人，其中专业技术人员近500人，年均销售额超过10亿元。当前大数据时代的发展，使得A企业传统采购成本管理已无法满足新的生产态势和环境需求，如何将大数据、互联网技术与企业采购成本管理相结合是目前制造型企业管理者不得不深思的问题。

二、A企业采购成本管理缺陷分析

(一)原材料风险管控缺失。A企业主要生产制造是日用玻璃品，主要原材料有石英砂、长石、纯碱等，另外加入少量辅助原料制成的。目前，全球经济依然处于震荡中，中美贸易战的影响波及企业，国际大宗商品价格波动明显，受税率影响纯碱和石英砂价格波动非常大，容易对企业造成原材料成本控制不力的现象，原材料价格的上涨使得生产同产量产品所耗费的成本大幅增加。A企业还未真正意识到原材料价格波动对于采购成本的巨大影响。A企业目前仍以年度为采购周期，在急剧变化的纯碱、石英砂原材料市场中难以实现对自身采购成本的精准化管理。在大数据信息化时代下A仍然存在进一步优化原材料风险管控，降低采购成本的可能性。

(二)采购流程不规范。采购流程规范管理是企业降低成本，提升企业竞争能力的重要途径。除此之外，规范的采购流程可以使A企业预测市场需求，在保证正常生产的同时进行采购量以及进货时点的预估，降低企业仓储成本，同时避免因缺少材料而停止生产造成企业损失。A企业采购流程缺少一定的合理性，从整体看仍有可以优化的板块。A企业将采购部门作为生产的后勤辅助部门来管理，只是强调采购为生产制造的服务角色，或是通过采购管理来实现成本节约，而相反，没有一种整体、系统的采购战略思维，并不能把这样的思维落地到具体采购行为上。从战略高度到执行上，都没有能够统一认识。

(三)供应商缺少有效管理。A企业没有完善的供应链平台，供应商的产能、价格、质量、评价等等资源信息并不能很好地共享，会出现因为缺少某原料而缺货，影响交货时效等，造成企业信誉、利益上的损失。而事实上，可能这些原材料在仓库就有备货，却因为信息没能够同步到位，使得生产出现延期或停产等影响进度的事情。A企业的采购流程过于简单，完全没有考虑采购预测，最低点进货，企业仓储成本等问题。

(四)风险识别能力不足。市场的风险无处不在，从业者性格千奇百怪，竞争者为自身发展采用多种方式输送利益，宏观经济环境的变化，对于这些不可控的市场风险企业需要进行风险预防。A企业采购业务所需资金庞大，若发生意外风险，企业损失很大。A企业对于供应方的资金状况、信用评定、产品质量、整体实力没有进行深入了解，也没用进行任何的风险评估工作。企业对于供方评价、风险评估、应急预案制定等还不够重视。市场上存在一部分供应商动机不纯的现象，因此，A企业需要加强风险识别能力，及时预防，及时采取应对措施，保障企业的安全。

三、对策及建议

(一)建立原材料数据分析库。在大数据的环境下，企业必须建立以供应链为思想的原材料数据分析库，A企业可以借助云端，将企业的采购、询价和存库管理系统均纳入到云中，一是便于数据的存储和整理，二是可以实现不同数据在不同部门之间的共享。各部门可以通过移动互联网随时随地的参与到采购过程中，确保采购过程的完整性和信息传输的及时性以及采购信息的透明度。

通过数据库可以获取整个市场原材料的公开报价，以及企业自身历史采购单价，确保采购价格透明化。大数据对于这些采购单价进行分析，企业采购成本的变动指数以及变动原因，预测市场原材料的价格变动趋势，有利于企业在最低点买进。人工智能对同类原材料供应商进行评价，综合考虑企业信用、产品质量和价格等。最后经营团队根据大数据分析报告书，决定几个供应商，让几个供应商进行最终报价，选择优质供应商。当系统监控到企业采购价格明显脱离市场价格趋势，企业采购部门将立即分析原因，采取有效措施减少采购风险，提高品质。

(二)优化采购流程。A企业在采购过程中存在很多非増值活动，增加了过多的时间成本和人力成本。在人工智能、大数据不断发展的背景下，企业必须建立以供应链为思想的现代化采购管理流程，减少企业的时间成本、人力成本、仓储成本。A企业通过人工智能分析企业的产销平衡点之后，确定最佳进货点，尽可能减少企业的仓储成本。采购部在系统上接到采购需求后，首先和长期合作的供应商进行询价，与此同时，到原材料数据库上进行搜寻相应物品和价格，将搜索结果进行比较，综合所购物品的质量、价格、售后服务等诸多方面的因素，选出较为合理的供应商，由采购小组进行全面权衡，确定最终供应商。A企业可以在制定采购计划、选择供应商、检验物资、支付货款等全流程中通过移动互联网与人工智能构建较为完整的风险管控程序。建立移动终端APP，各部门在手机上可以实现提交、审批等流程，实现对整个采购流程的全过程风险管控，降低采购风险，提高采购质量。

(三)合理规划库存。在不缺原料的前提下尽量降低库存，既可以降低企业的库存成本与库存损毁率，同时也可以把库存占用的资金用于企业周转。企业采购部需要加强与其他相关部门的沟通与交流，并且通过企业大数据平台及时了解生产的物资需要，企业要与供应商有良好的沟通，让供货商更多的了解到企业真实的需求信息，减少库存积压和库存成本。A企业需求的原材料种类杂、数量较多，企业可以采用货物分类法先将物料分类，不同的货物采用不同的管理方法、采购方法，以减少管理成本。

(四)注重创新人才管理。人才是开展各项工作的基础“以人为本”是许多成功企业的必备发展原则。科技水平迅速提高，信息化潮流席卷而来，现代企业如果不加快适应当前的知识经济体系，很可能会被时代的浪潮淹没。企业引进大数据技术后，采购人员利用移动智能终端加工处理采购信息，虽然会提高采购工作人员工作效率，但也对其能力提出了更高的要求，如果无法熟练掌握办公软件的操作，不熟悉其工作流程，则会连基础工作都无法完成，降低企业采购工作的质量与效率。经济高效的采购业务，需要一批懂市场，会分析，敢担当，德才兼备的人才，企业采购人员自身应该加强管理意识，改变观念，多学习了解本专业前沿问题。采购人员要充分利用现代化的信息技术，将采购的价格、数量和供应商情况等在企业范围内进行公示。通过网络开放性的优势，保障采购的质量，规范物资采购程序，减少采购过程中人为的破坏，从根源上杜绝采购腐败等问题。因此，A企业加强对从业人员的教育和培训至关重要。

总而言之，当前我国的市场经济环境竞争十分激烈，这既为现代企业带来机遇，也使现代企业面临着更多的挑战。在这种形势下，企业应该顺应时代的发展趋势，放眼长远，合理运用大数据分析技术，广纳人才，提升自身的综合竞争力，保证企业的可持续发展，久立于行业前沿。在未来运用大数据技术的企业将会如雨后春笋般络绎不绝，而这项技术也会在各行各业中发挥巨大效益。