浅谈工程竣工资料管理中出现的问题及改进建议

(中交机电工程局有限公司 北京 100088)

引言

工程竣工资料管理看似很简单，但是其实其工作量之大、工作对象之多、工作要求之高等方面都使资料管理工作难以高效开展，及时发现并改进管理中的缺陷和不足，是现阶段竣工资料管理的重中之重。

一、竣工资料管理中所存在的问题

(一)重视程度不够

现阶段施工单位一味强调抓工程进度质量而忽视资料收集整理工作。进度质量对工程项目而言，它本身是一个看得见摸得着的、实实在在的东西，是一个“硬件”，不仅参与工程建设的各单位十分努力，而且各方领导也甚为关心；而工程资料只是一个“软件”，往往容易被忽视。所以在建设过程中，更多的精力都放到了抓进度，抓质量，抓关键目标的实现上，经常是等到面临竣工验收了，才开始想到资料问题，于是安排人员，加班加点进行突击。由于先天不足，靠后天的弥补难以达到满意的效果。这是影响工程竣工资料齐全、完整、准确归档最根本的原因。

(二)忽略资料编制时效性

一个工程的工期短则1年半年，长则3到5年，而资料是每时每刻都有参与的一项工作，通过一份详细的竣工资料，可以反映工程从开工到竣工的真实情况。而现在普遍出现的问题就是资料编制不够及时，没有和现场实际时间配合进行，导致后期竣工补资料时出现安装试验记录与实际时间不符，测量数据与实际数据有所偏差等问题，最终导致资料重做，甚至影响工程验收工作。

(三)人员专业性不足

工程资料管理人员属于复合型人才，对于资料员来讲，需要对工程各个阶段和各个专业的资料进行专项收集和归纳，有时还需要自己进行编制，这就要求其不仅具备档案员的专业知识，还要了解该工程的基本流程以及各个专业的相关专业知识，最后还要对其工程建设的法律、政策、规章有一定的了解。现阶段出现的问题就是安排的资料管理人员并不是专业从事资料管理方面的人才，专业知识的局限性导致不能及时发现资料中出现的错误，未将资料统一归类，系统性的检查和整理。竣工资料检查时出现资料混乱，未成系统的情况，直接影响工程验收以及后续档案移交工作。

(四)资料格式不符要求

对于竣工资料的格式，编制标准均以国标的档案归档规范(GBT 50328-2014)以及相关工程的国标验收规范为基础制定的，不同的建设单位会在此基础上附加更为详细的格式要求，故资料格式也会略有不同。但现阶段资料管理人员对于资料格式没有重视起来，导致竣工验收时出现一系列的问题，例如部分资料用表错误、不统一；竣工图折叠方法不符合归档要求；试验性资料不清楚哪些应该做哪些不用做；单位印章不清晰交叉重叠等情况，导致后期资料重做返工，浪费人力物力。

(五)资料日常管理混乱

现阶段工程项目会建立了一些资料日常管理方面的制度，但一般都是为了应付监理及其他单位的检查，不够健全，难以保证资料整理工作的有效开展。对资料的保管与移交没有专门制度，再加上工程施工过程中，经常出现资料借阅或者易手的现象，最终导致了资料丢失问题的频繁出现。不仅会影响到工程施工的整体进度和施工质量，而且也会因为资料信息的丢失，造成工程竣工验收的推迟，

二、改进竣工资料管理问题的建议

(一)提高对资料管理的重视程度

施工单位需要提高重视程度，抓工程质量进度的同时抓好资料关，提高对资料整理归档工作的认识，将其上升到应有的高度，是搞好这项工作的关键。只有各方领导真正重视，才能改变以往在工程竣工验收前突击整理的状况，保证资料按质按量完成。

(二)把好资料时效关

从工程项目立项抓起是把好竣工资料时效关的前提。从工程项目立项开始，就要安排配备专门的资料管理人员，负责施工过程资料的收集、整理、移交工作。资料管理人员要始终直接参与整个工程的建设和竣工验收全过程，掌握工程脉络，做到资料形成与工程进度达到同步，及时收集试验数据及监理旁站验收记录等资料，第一时间进行资料报审盖章签字等流程，避免后期补做与实际出现误差。

(三)提升资料管理人员的综合素质

应该从第三个方面对资料管理人员的综合素质进行提升，首先，要求资料管理人员经常参加各单位安排的竣工资料培训，最好囊括档案管理知识培训和相关文件法律法规培训，以及对工程施工流程和专业性知识培训，进行多方面多角度的学习和掌握。第二，最好可以让专业工程师参与进来，因为资料管理人员专业知识不如工程师，需要工程师对于关键技术性试验资料进行把关审核，确保资料准确合格；第三，提升资料管理人员在项目的影响力，竣工资料编制涉及各个部门，需要各部分配合协作。

(四)重视资料格式

每一个新项目的开始首先要仔细学习该项目的资料编制要求及通用表格，掌握该项目相比一般要求之上的特殊要求。对于新出的验收规范更要熟悉掌握。例如2017年更新并实施的《GB 50243-2016 通风与空调工程施工质量验收规范》中，相比之前规范中的风管的严密性检测需根据工作压力进行漏风和漏光试验，新出的规范则要求严密性不进行漏光试验，直接进行漏风检测(只有工作压力小于125Pa的风管只需做目测检验)，针对这个要求，资料编制时可以相对应省去漏光检测试验表格。最后不仅要对资料的内容要把关，还要对其文字，页面布局，段落等文本格式严格要求。

(五)完善资料日常管理制度

建立资料收录、借阅、外出记录，防止资料丢失。收集归纳资料时扫描备用，并附带台账，逐步完善工程资料电子化，实现纸版与电子版双重管理。资料员发生调离或离职情况是，必须做好交接手续，列出移交清单，确保下一位资料管理人员对现有资料情况做到心中有底。

结束

面对现阶段资料管理的上的弊病，只有把资料管理足够重视起来，严格要求竣工资料的格式和时效性，培养复合型资料管理人才，完善日常资料管理制度，才能使工程竣工资料的管理呈现出健康发展的态势。