中钢集团档案管理系统设计与应用

刘澎

[摘    要] 档案信息化是企业信息化建设的重要组成部分，对于提升工作效率，提高企业经营管理能力和风险防范能力，促进企业可持续发展，具有重要的基础保障作用。为了实现档案管理的信息化、标准化和规范化，进一步提高档案的利用和共享水平，降低管理成本，加强整体管控，为创建具有国际竞争力的世界一流钢铁综合型企业提供档案信息资源的保障，档案系统的建设具有极其重要的意义。

[关键词] 档案管理;信息系统;项目实施

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 05. 058

[中图分类号] G271    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2019）05- 0151- 03

0      引    言

企业档案是指和企业发展活动相关的所有文字以及任何媒体形式的资料，承载了企业发展和文化建设的成果。从发展的角度看，档案形成一段时间后，通过对价值的资料整理归档，科学规范地管理，在企业合法权益的有力保障、为企业经营决策提供有力依据、企业文化建设等方面发挥至关重要的作用。尤其信息时代中，档案工作已经渗透到社会的各个角落，档案数量的逐年递增，在数以万计的传统档案库中想要准确而迅速地找出自己所需要的档案已如大海捞针，档案数字化的建设已成为全社会的共识。

1      建设情况概述

1.1   建设背景

随着我国社会主义市场经济的不断发展，中钢集团正在阔步走向国际参与激烈的市场竞争，传统的手工管理档案方式，已不能适应新形势下对档案信息化管理的新要求。集团成立至今已经积累了大量的档案资料，档案的妥善保管和有效利用等各种问题也随公司发展逐渐凸显出来，随着集团电子公文管理系统的运转，为推进文档一体化管理实现档案信息化提供了良好契机。中钢集团拟通过开展档案信息化建设，实现档案工作的明显提升和质的突破，建立一套目前技术先进、适应集团发展需要的档案管理系统，全面提升档案管理工作水平。

1.2   建设目标与原则

参照国内最佳实践成果，结合公司实际，采用先进的技术架构和技术手段，逐步实现集团档案资源数字化、信息采集标准化、信息存储安全化、信息服务网络化。遵循“统一规划、分级管理、分步实施、资源共享、确保安全”的原则上，立足基础设施先行，数据准备优先的建设思路，依托集团局域网进行中钢集团数字档案馆的统一规划建设，最终建成以集团公司为核心统一利用的中钢集团档案管理系统和档案资源数据中心，进一步提高档案管理和服务水平，挖掘和有效利用档案资源。

2      系统方案设计

2.1   系统技术架构设计

系统采用Browser/Application/Server的体系结构。使用面向对象的软件开发技术，并采用三层架构的体系结构，充分考虑系统今后纵向和横向的平滑扩张能力。其中核心管理系统为基于当前最新的内容管理平台档案资源管理中心，可实现海量档案数据的集中存储管理，包括实现档案资源的共享利用，打造资源管理一体化的综合档案平台及门户系统。

2.2   系统逻辑架构设计

在系统逻辑架构设计上，自上而下划分四个逻辑层面，即：展现层、应用服务层、应用支撑层与核心数据层。

展现层：主要是对档案管理系统提供统一的应用展现服务。展现服务包括浏览器方式的系统应用、客户端工具的功能调用、统一的档案门户页面及界面服务方式。门户页面采用动态发布技术实现图文并茂及影像资料播放于一体的综合性页面。

应用服务层：建立包括档案资源管理、档案业务应用、统计分析及接口及发布应用四方面的应用领域。档案资源管理实现档案资源的一体化管理，包括资源采集、资源管理、文件管理、库房管理、全宗卷管理等具体功能;档案业务管理则实现包括档案借阅管理、移交管理、征集管理、销毁管理、日常业务管理、发布管理及利用管理等业务应用;统计应用是针对档案资源与业务信息的统计分析模块及档案应用管理，通过各类统计分析可实现档案管理与业务发展的业务决策提供参考依据;接口及发布应用则主要通过内容发布的方法及集成化的应用实现档案信息及资源的综合性应用。

应用支撑层：作为整个系统的服务总线，为整体系统提供面向服务架构的开发框架，是业务应用及封装的基础。所有业务构件都将在此层进行构建和研发，一是管理系统组织人员、权限分配、参数管理、功能模块注册及应用集成的配置;二是面向资源库构建、模块定制与管理、字典与代码管理、业务流程等业务开发及数据管理的基础支撑;三是实现结合当前档案资源内容可进行编研或在编辑的基础上与其他信息内容的综合性展现及发布。

核心数据层：主要是用来存储核心数据、档案目录信息、共享数据、元数据、档案原文及其他信息资源等存储支撑层，包括能够存储于数据库管理系统中的结构化数据信息，同时还包含档案原文、图像文件、文档等多种非结构化数据。

2.3系统应用架构

系统总体应用架构为集中应用架构模型，服务器、存储系统采用集中部署方式，对于下属各单位应用系统部署在集中的服务器中，并实现集中统一存储。各单位的业务应用通过档案管理平台实现，形成统一、集中的档案信息资源库。

3      业务功能设计

系统业务功能设计遵循“规范、先进、实用”的原则，以适应企业档案信息化发展为基本要求，實现对集团电子档案信息和实体档案有效管理，提高档案管理的规范化、标准化水平，确保档案数据的安全和有效利用。以档案的全生命周期管理为主线，实现对集团文书、基建、合同、实物、声像等各类档案的统一管理，满足对归档文件生命周期中各个过程的管控及利用，从前期数据的采集开始一直到形成档案之后的管理和利用进行可持续的管理，确保能够针对档案的收、管、存、用的各个过程进行有效的监控和利用。电子档案引入OCR识别技术，实现了对档案的快速全文检索，实现了OA系统的电子公文与档案系统的无缝对接，实现了文档一体化管理。

中钢集团档案管理系统业务方案（功能）设计主要包括OA接口管理、文件管理、档案管理、档案利用、库房管理五个部分。OA接口管理主要实现文档一体化系统之间的数据衔接和数据交换，接口系统设计既独立于OA系统和档案系统，又满足双向适配的需要，降低了系统的耦合度，易于维护及问题的追溯，满足客户文档一体化的需求;文件管理主要管理从接口接收的文件数据以及作为文件资料由档案管理员录入的数据的审核，并对数据信息的进行补充，包括添加、删除、查询、还原、打印、批量导入和导出等功能;档案管理主要实现档案的立卷、归档、鉴定、销毁以及统计分析等功能，实现了对档案全生命周期的有效管理;档案利用通过全文检索内嵌OCR技术，满足业务用户的全方位检索需求，引入工作流管理模式实现对档案的借阅在线管理;档案库房管理是档案馆业务管理的重要内容，融合流行的3D效果，立体的展现档案库房、档案柜、档案盒、卷，通过信息化手段实现档案库房的综合管理。

4      结    语

通过档案系统的建设，将档案按卷整理转变为按件管理，提高了档案整理及归档的工作效率及实效性;健全了在线档案移交流程，使档案管理工作更加透明化，提高档案管理的效率;健全了在线档案借阅流程，减少实体档案的翻动次数，更利于实体档案的保管，更方便的统计档案的利用率等档案的利用情况;建立了档案的全文检索库，能够按照全文内容进行检索，便于档案的查询与利用。实现了对档案的收、管、存、用的全过程有效的监控和利用的信息化解决方案，进一步提升档案管理的标准化、规范化、信息化水平，有效满足了企业在新时代下对档案管理的新需求。

主要参考文献

[1]杨志联.关于档案信息化建设与档案管理的思考[J].办公室业务，2016（3）：48.

[2]严卉.浅谈信息时代如何加强企业档案管理工作[J].信息通信，2015（9）：196-197.

[3]王萍，宋雪雁.电子档案管理基础[M].北京：清华大学出版社，2006.