工伤保险业务档案信息化管理路径研究

佟海燕

[摘 要]业务档案信息化是运用现代信息技术，对业务档案做出的符合信息化环境和目标的转化，以达到工伤保险业务档案信息的数字化，达到信息接收、传递、存储和利用的一体化和网络化。基于此，本文主要论述了工伤保险业务档案信息化管理的重要性，提出了实现工伤保险业务档案信息化管理的主要路径，以促进工伤保险业务档案信息化管理工作顺利开展。

[关键词]工伤保险;业务档案信息化管理;工伤保险业务档案

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.06.090

[中图分类号]F842.6;G271[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）06-0-02

0     引 言

所谓工伤保险业务档案，指在开展保险业务工作时，相关人员将价值性高的文字材料、图表以及声像等资料记录下来，然后管理这些档案，以此保护客户的隐私，保障服务质量。而信息化管理主要借助现代化的计算机技术，将业务档案转换为信息化和数字化，然后将整理后的资料上传到网络上加以储存，从中能够看出，信息化管理是一种合理且高效的管理形式。工伤保险业务档案信息化管理工作相对复杂，包含的内容比较多，其中主要表现在数据库建设、资料整理以及网络技术改进等方面，对于相关人员的计算机水平提出了很高的要求。

1     工伤保险业务档案信息化管理概述

1.1   工伤保险业务档案信息化管理的特征

从实际情况来看，工伤保险业务档案信息化管理具备实用性的特征。现阶段，在我国工伤保险业务不断发展的过程中，诸多的信息数据被落实到工伤保险业务档案内，然后通过总结信息化工伤保险业务以及文件数据，将相关结果记录在服务器内系统中。其中，相关数据具备一定的共享性，信息化工伤保险中心应当制定完善且规范的信息自助服务平台。

1.2   工伤保险业务档案信息化管理的基本目标

减少成本输出。在进行信息化档案管理时，档案管理部门通常采用电子档案管理工伤保险信息，通过计算机和硬盘设施建设，确保保险人员完善档案。第二，提升工作效率。从实际情况来看，工伤保险档案属于一项使用率较高的档案。因此，我国在社会医疗保障体系不断完善的背景下，应不断完善保险档案功能，使其更好地为社会提供服务。

1.3   工伤保险业务档案信息化建设的重要性

1.3.1   满足工伤保险事业的基本发展需求

工伤保险作为国家强制实施的一种工业型社会保险，近几年逐渐受到人们的广泛关注。目前，我国各个城市企业中参与工伤保险的人数已经超过80%，在人们进行缴费、支付等过程中形成了众多文字、图形、图表、声像等资料信息。同时，随着工伤保险行业的发展，工伤保险业务档案不断增多，档案信息化建设能够提升档案的管理水平，进而能够满足工伤保险事业的基本发展需求。

1.3.2   满足档案管理工作的基本需求

在现有的管理模式下，病人产生的参保档案以及医院待遇审核档案等占据了医院资料的很大比例。因此，相关部门通过开展业务档案信息化管理工作，能够为工作人员找寻资料提供一定的依据，并逐渐替换传统的手工操作方式，从而能够提升工作效率、降低人员的工作压力，进而能够为档案管理提供诸多便利，满足档案管理工作的基本需求。

1.3.3   提升服务质量的必然需求

对于参保人员而言，享受各项待遇均离不开各项业务档案提供的有关数据资料，而参保单位的信誉度则是由各类业务档案负责提供的。因此，相关部门通过建设规范的服务管理信息系统能够有效发挥信息价值，进而能够提升服务效率以及质量。

2     工伤保险业务档案信息化管理模式

2.1   信息的数字化处理

纸质档案需要先扫描然后转换成文档文件加以保存，而声像化档案主要采用计算机设备转换为相应的音频文件进行管理。目前，制定规范化的档案管理信息系统，能夠联系业务和档案信息，并且合理使用信息系统的数据资源，在一定程度上避免出现二次录入问题，从而发挥出数字化信息处理的优势。

2.2   编目档案信息

目前，在档案数字化的过程中，档案管理部门要编目处理档案目录，以加强管理。一般来讲，档案信息编目是以档案数字化为主，其中，档案实体虽然没有实现数字化，但是为了使用计算机提高管理效率，档案管理部门可以对档案目标进行数字化管理，以传统编目为主使用计算机进行编目管理。此种方式能够缓解工作人员的工作压力，同时还能够提升操作性能和管理效率。

2.3   搜索档案信息

搜索档案信息是衡量档案信息化水平的主要指标。从实际情况来看，档案分类具备一定的局限性;对于各个档案而言，由于其分布在不同的类型中，所以在进行检索时，档案管理部门要采取跨类别检索方式。目前，要想确保检索的准确性需要从两方面入手，一是根据实际情况完善档案知识体系，二是选择最佳关键词。

3     工伤保险业务档案信息化的实现途径

3.1   档案信息数字化

档案信息数字化包含的环节以及内容众多，其中主要表现为声像档案以及实物档案等。目前，档案管理部门进行纸质档案数字化是为了有效扫描图片中的文件，通过扫描图片内的文件将其转换成文档的形式，以此实现纸质档案数字化;管理声像档案一般把转录设备和计算机相互联系起来，形成相应的视频文件;管理实物档案主要使用照相或者摄影的方式，然后再根据照片展开处理。目前，对于工伤保险业务档案，档案管理部门必须开发系统将业务信息和工伤保险业务系统联系起来，有效利用数据资源，达到数字化建设的目的。

3.2   档案信息传输

传输档案信息包含多个方面。其中，从实质情况看，网络服务模式本身是计算机管理以及档案编研相互结合的一种方式，同时也是社会研究的关键点。因此，档案管理部门需要借助网络技术总结档案信息，并采用电子文献的形式为决策人员提供诸多方便以及优质服务。

4     工伤保险业务档案信息化建设的措施

4.1   保证传递信息过程的真实性和完整性

随着工伤保险档案信息化的施行，档案逐渐通过网络传递方式开展工作，电子符号替换了以往的数据资料，磁介质取代了纸介质，导致在业务数据流动期间，签章等传统方式被替换，无法有效保障档案信息的准确性和完整性。因此，档案管理部门必须加大数据输入管理力度，严格控制各项数据，从根本上把好数据录入关，保障各项应当归档的资料，提升数据的准确度，为开展工伤保险档案归档工作奠定基础。

4.2   提高原始资料档案的准确性

在档案信息化中，原始资料档案和档案信息化发生了一定的改变。当前，为了提升档案数据的准确性，使其符合档案保管需求，在输入原始档案信息时，档案管理部门应引进图像文档管理技术，通过扫描生成文件，将原始档案传输到计算机内，形为原始档案。同时，由于储存设备和介质自身具备访问便利、性能良好以及寿命长等一系列特征，可为后期信息查询提供相应的依据，因此，要重视选择储存设备和介质。此外，档案管理人员应定期检查档案原始资料，并采取新型档案管理方式装订原始档案。

4.3   提升业务档案管理人员的素质

工伤保险档案信息化建设工作对档案管理人员自身的素质提出了非常高的要求，主要包含业务素质以及道德修养等。其中，业务素质明确规定了档案管理部门必须提供良好的数据信息化服务。此外，随着参保单位以及个人档案资料逐渐增多，档案管理人员必须提升自身的业务能力，在遵守相关法律法规的基础上提高职业道德素质，合理使用档案资料。

4.4   完善档案管理体系

加强档案信息化建设是为了提升人员的适应性，使其满足企业发展需求。因此，相关管理人员需要正确了解档案信息化建设的重要作用和价值，从而为档案管理提供相应的档案数据，加快档案信息化的发展速度。同时，管理人员还要严格根据医院档案开发的整体规划情况以及发展情况建设规范化的档案管理系统，增强档案信息管理的完善性。此外，管理人员还需要根据信息化建设的速度以及具体发展形式，制订相应的操作计划，确定文件管理人员的工作流程、考核方式以及检验模式，提高文件信息管理的质量。

4.5   建设安全的工作平台

建设安全工作平台离不开封闭式的管理环境，比如，档案管理部门应根据实际情况采局域网管理方式。该方式比较适合应用于保护数据安全，既可以达到共享内部数据的目的，还能进行集中管理。此外，档案管理部门必须严格升级处理保险业务档案的访问权限，方便审阅人员在自身权限单位内自由访问数据。

5     結 语

在信息化以及数据化快速发展的背景下，工伤保险业务档案信息化管理逐渐成为档案管理的必然趋势，不仅可以为档案管理部门提供良好的服务，还能实现工伤保险业的发展目标。同时，在工伤保险业务信息化建设期间，必须有效提升档案信息的真实性和准确性，并且将原始档案统一储存，在提升档案管理人员自身素质的基础上保障服务质量。

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