基层资料室数字化管理

江海蓉

【摘 要】随着信息技术的快速发展以及社会需求促使基层图书资料室管理朝着数字化改革的方向发展。本文对基层资料数字化的建设、发展进行了论述，并对在数字化进程中出现的问题进行了简要的阐述。

【关键词】基层图书;资料室;数字化

中图分类号： G258.5 文献标识码： A文章编号： 2095-2457（2019）02-0243-002

【Abstract】With the rapid development of information technology and social needs， the management of Primary Library and reference room is developing towards the direction of digital reform. In this paper， the construction and development of digitalization of grassroots data are discussed， and the problems in the process of digitalization are briefly described.

【Key words】Grass-roots books; Reference rooms; Digitization

資料信息数字化，是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将图书、期刊、报纸、杂志、文献、论文、等内容通过数字化加工以后以标准电子文档资料格式存储和组织成具有有序结构的资料信息库。其主要内容为：使用数字技术对馆（室）藏的各种资料进行电子资料收集及编目以及数字化管理。

1 做好基层电子资料的收集及编目工作

1.1 首先提高资料工作者的认识

电子资料与传统资料的不同在与纸质资料，就是以纸张为信息记录载体的资料;而电子资料则是利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质（如光盘、U盘）上的资料。这就要求资料工作者除应具备一定的文化科学知识和资料的专业知识外还必须熟练掌握计算机的运用操作、信息网络技术等。

1.2 建立一套资料编写和管理的规范和制度

由于纸质资料的长期应用，人们在工作实践中逐步摸索并形成一整套科学管理资料的经验和理论，并创立较为完整的纸质资料管理的制度、方法。当新型电子资料出现时，整个资料界显得有些措手不及。创立适合于新型载体资料的管理制度、法规已提到议事日程。 如制定新型电子资料的管理制度，制定制度中要包括电子资料分类查找、检索、下载、打印等功能的整理、鉴定、保管、利用等各个环节。

1.3 电子文件收集时，认真进行鉴定

资料的基本属性是“原始性”。正是由于资料的这一特性，使资料成为历史的真凭实据，并具有了法律效力。为此资料是否是“原件”的鉴定，是资料管理中一项重要的基本工作。对纸制资料来说，内容的原始性附着在形式的原始性，而电子文件的内容和形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，电子资料特征极易导致其信息内容的失真，所以要留心做好鉴定，尽可能提供和保存更多的信息。

1.4 做好电子资料机读目录

资料机读目录是以一定的格式存入计算机或软盘中，之后再通过计算机读取资料的目录数据，一般情况下，都将通过著录标得到的资料信息，如责任者、资料号、分类号、题名、主题等以机读目录形式保存输入。还要对本单位所有电子资料进行全方位细致的了解，在进行系统科学的分类，又要立足当前，同时又需要考虑长远逐步一点一点的摸索，最终形成规范。

2 基层资料室数字化

最大程度满足使用者的资料需求是当下资料工作者的首要任务。当下已经是一个信息时代，需要将资料信息开放以及少部分未开放的信息在网络上呈现给大众，才能更好地适应信息时代的发展，有效地提高信息资料的利用率。基层资料库是数据数字化模式，一般有三大组成。首先是需要建设自动化系统的资料库，完成一个自动化的质量是你管理，实现教学化资料管理。其次需要纸质资料的数字化改变。最后是搭建资料信息数字传输平台，这样一来就可以实现资料统一管理和资源共享。

2.1 资料管理的数字化

资料管理自动化是在计算机数字化管理基础上，再考虑的一个问题。资料自动化管理主要工作包括资料实现自动编目、自动文件储存、自动搜索以及计算机辅助资料的自动标语、数据库设计与建立等。这些环节不单单是资料管理自动化的基本业务，同时它也是资料管理自动化系统的具体形式体现，这些自动化管理工作也是资料管理数字化的一个基础前提。

国内资料工作数字化管理起步比较晚，很多人都是需要到资料室获取需要的书籍以及资料软件，现阶段也只是初步完成资料目录及以及全文资料信息的一个管理工作。目前开发的软件都是直接面向用户的，软件的功能基本上相差不多。这个基础上需要根据户客户的实际需求研发多种新功能，比如图像处理器、规则控制权限、钥匙文件、全能浏览器、批量挂接、OCR汉字识别等多种信息处理技术。

2.2 库藏纸质资料信息的数字化

传统形式上的资料载体他们采用记录信息的方式都是平面的，一些图像、声音、文字这些不同的载体信息很难实现有机结合起来。但是通过运用计算机技术以及多媒体技术的结合这些多种形式资料载体，就可以以数字化的形式储存。实现了图、文、声并茂，强化了资料信息功能，以及显示功能。

如今，很多资料库对于资料载体还是以纸质保存方式为主，所以纸质资料信息的数字化才是基层资料室数据化建设的核心关键之处。这个工程巨大，需要相关部门规划出一定的建设经费，组建相关建设小组经。费不够充足的情况下可以优先采取资源，前期设备少量购置，对一些重要资料优先进行数字化处理，在逐步扩大数字化处理规模。

纸质资料转化数字化方式有两种。第一种是利用计算机人工或者扫描仪进行识别，转换成文本文件形式保存。第二种就是将每一页资料文件都当作一张图片，通过扫描仪扫入计算机以图形文件形式进行保存。第一种方式优点是占据比较小，是真正意义上的全文数字化。相对来说第二种方式比较容易实现，工作人员只需要简单的培训，就可以实际操作。

2.3 資料信息传输平台数字化

资料只有在传输的过程中，才可以体现出资料的价值。传统的信息资料只存在于文献资料以及二次处理范畴类的文献。当我们需要一定资料的时候，只能去相关资料部门，通过浏览、复制以及拍摄这种方法来获取我们需要的资料信息。但是信息资料完成数字化之后整个网络系统就是一个大的信息传输平台，这个平台为信息资料的流通提供了可能，网络这个平台传输资料更加方便快捷，同时还不受空间以及时间的限制，使用者也不再需要亲自前往资料部门，可以在任何时间任何地点通过网络计算机就可以获得需要的资料信息。

3 基层资料室数字化存在的问题

3.1 设施及设备尚不能满足要求

电子资料中最基础的管理中心是设备。随着科技在突飞猛进的发展计算机也广泛的，在各个女中被运用资料的形式以及产生了多种变化，由原本纸质资料正在向电子文件转换。计算机设备以及网络在线操作已经成为资料管理重要模块。

3.2 资料工作的业务水平

当下有很多资料工作者，他们首先是从传统资料管理学接触，所以他们对于数字资料管理不是十分熟知。而且资料管理工作者专业背景相对来说比较复杂，年龄以及文化知识的储备不合理这些都是限制数字资料管理工作者的进展。这就需要迅速培养数字化资料管理者。对原有员工进行在岗培训，使其能够快速适应数字化资料管理。

3.3 电子资料的定时检测与维护

电子资料中比较重要的磁性载体，这方面很容易受到保存环境改变的影响。磁性载体即便在良好的环境下进行保存，但是任不可避免会发生信息丢失或者读取错误这个问题。这也是因为磁性载体长时间处于一种保存的状态下。容易造成材质自然老化的现象，所以说电子资料磁性载体保存方面一定需要专业人员定时的检查及维护，对电子资料要进行备份：

3.4 电子资料的可存取性

想要输出一定的电子资料，必须要依靠计算机平台以及相关的搜索工具才可以完成，这就要求计算机硬件平台需要和资料所对应的相关技术保持一致。只有这样才能够确保电子资料成功输出。因为电子资料可以来自系统的各个基层单位，而且又因为大多是在不同系统上所形成的电子资料，他们的数据结构以及格式内容都有很多差别。正是因为他们之间存在的差异让在资料读取时候需要借助不同的技术设备，从而才能准确输出这些电子资料。这就要求相关技术以及结构需要加以保存，这样一来就可以保证了电子资料的可取性。

3.5 电子资料的保密性

因为资料是一种比较特殊的文献资料，部分资料可以完全对外公开，但是有些是需要做一定的保密工作。尤其是被数字化后之后的重点资料，资料安全方面的工作是十分重要的。因为这其中既包括了软件的安全管理，又包含了硬件的安全管理。软件方面的保护一般是利用设置密码以及多级权限这类的控制方式。这种方式可以很好的保证整个系统的安全保密性，维持系统内部相关数据以及程序不被非法访问、修改、破坏。硬件方面保护主要应该把控信息存储方面，进一步提高文件的保存时间，需要派专人负责文件的存储，密切确保文件资料不被外界温度、湿度等原因造成损害。

【参考文献】

[1]郑婕.《信息时代高校图书资料管理者应具备的素质》，湖北师范学院学报，2009.

[2]梁彤.《新时期高校院系资料室工作内容探讨》，科技情报开发与经济，2008.

[3]周毅.《全面准确地认识资料信息化建设》，资料学通讯，2002.