电子档案管理中若干问题研究

毕淑敏

摘 要：伴随着信息化进步、科技时代的来临，结合电子档案的高效快捷以及节约省时间的优势特点，社会对电子档案管理运用越发重视，而且电子档案已经走入人们的生活之中，電子档案逐渐发展替代传统档案管理模式也是趋势必然。本文将结合电子档案的特点以及管理原则进行综述，浅析电子档案工作管理上的现状以及尚还存在的一些问题，同时结合电子档案现状的给出相应的看法与意见。

关键词：电子档案;特点;问题研究;建议

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2019）02-0060-02

电子档案是通过在社会不断的实践活动创造而形成的，电子档案主要是依靠计算机处理大量的档案数据，并及时保存有价值数据档案的一类手段工具。跟传统的纸质性档案对比，电子档案在管理上、储存上都广泛运用到现代的科学与技术中，它针对庞大而又繁琐的档案数据简化处理，帮助管理人员进行档案数据的统一规划整理及储存，做到繁而不乱，有条不紊。

1 电子档案与其特点

随着社会的进步发展，档案管理工作也逐步向着数据网络化、电子化的方向进行发展，这也是档案管理上的划时代变化。电子化档案带给目前社会的不仅仅是档案管理水平的提高，更是一种前有未有的挑战，给档案管理带来了一次信息管理改革的机遇。目前我们所说的电子档案，主要是通过代码形式进行记录在磁盘或者光盘、甚至磁带等载体中，依靠计算机网络系统进行储存可在计算机上传输流转的文件档案。电子档案与纸质档案在储存方式上有着本质的不同[1]。

1.1 电子档案存储数字化信息

对于计算机系统来说，通过硬盘与光盘的组合，而电子档案管理是利用数字化编码的程序，在计算机的内部生成、存储以及传输处理电子信息。它可以将纸质化的档案馆变成数字化电子化的信息，存放在电脑系统里或者光盘上，将数十亿的字压缩到小小的磁盘上，这种巨大改革变化，成果也是非常惊人的[2]。

1.2 电子档案具有信息独立性

传统的纸质档案管理的内容，与所需要的载体是无法分开的整体。而电子档案管理却不同，电子档案对于存储的内容位置不固定，操作简单随意，甚至在不同载体之间进行转换传递，且保证内容不会出现变化，具有一定的独立性与可操作性。

2 电子档案包含的管理原则

当然为了保证电子档案管理上的质量，实现档案信息化战略目标，在进行电子档案中的管理工作上一定要遵循特有的原则[3-4]。

2.1 规范性的原则

电子档案管理的规范性原则是开展数据信息进行电子化中最重要的，也是为了保证电子化的信息档案具有可用性的条件之一。规范性的原则主要要求是：针对所有的档案信息，必须要经过特有的文本格式、技术模式以及国际通用的工作标准去进行电子化操作。而且档案信息进行电子化管理的目的主要是去利用计算机网络这种新科技去传递信息，并为档案信息管理提供服务。因此，对于电子化档案信息的管理组织，以及传递必须要采取统一的规范和标准执行。这样不仅可以减低因存储格式与计算机软件平台不同转换之间浪费的资源，进一步的提高档案信息存储以及传输效率，也有助于去选择最优的档案信息电子化技术管理方案。

2.2 效率的原则

对所有纸质的档案信息进行电子化操作，这是一项既是工程量大，且又消耗时间浪费财力的工作，这就需要十分注重工作上效益和效率。首先，通过充分的分析研究，然后选择最优的电子化信息档案管理方案，包括利用最合理、最优化、最适宜的工作流程和技术模式。因为利用合理的技术组织方案可以决定着整个电子化档案工程的成败与效率性，而且良好的电子化管理系统进一步帮助档案信息管理的飞跃性改革。虽然前期电子化档案信息系统的建设配置需要大量资金与设备的投入，但是它却有着投资一次而长久受益的优点。所以建设良好的电子化档案信息管理系统，将会极大地提高档案信息管理电子化的速度以及发展的进程。

3 电子档案管理中存在的现状问题

3.1 信息安全性的问题

计算机的信息化技术是进行电子档案管理工作的基础，对于档案信息的搜集以及传输归档性的工作，都需要通过计算机的设备来完成。不同于传统性的纸质档案信息整理与分类保存的手动型工作，电子化档案的工作效率得到了大幅度的提高，而且进行资料的查阅也是更加的便捷。但是因为电子化档案信息管理主要依据电脑系统软件，这些档案信息在电脑上进行发送接收以及保存归档过程中，可能会因为病毒入侵电脑，造成一些档案信息被泄露或者窃取等问题，这些电子化安全性问题也是需要档案的管理者时时提醒注意的，在我们的生活中，常常会出现一些不法分子利用电脑植入病毒，窃取电子档案资料，也会给我们的电子化档案管理上造成一定的困扰[5]。

3.2 管理人员的素质问题

电子档案中的管理工作对于工作人员有着极高的素质要求，不仅需要熟练的计算机操作能力与档案管理的理论知识，还有个人自我约束的能力与自身的思想政治水平的要求，也是有利于发挥档案信息电子化管理工作优势的重要因素。对于档案管理人员，日常的工作量比较大，对于人员在电子档案管理上的时间与精力十分的有限，而且往往档案管理岗位薪酬较低，工作人员的流动性比较强，也会影响着电子档案管理稳定的长期发展。

3.3 管理制度的完善问题

无论是以信息还是文字为主进行纸质管理档案的时期，管理档案的工作人员对于档案信息的保存都要有深刻重要的认知，而且纸质性档案管理的信息都是罗列于纸质的载体之上，在经过将备份的数据列入到档案登记簿之上，那么管理档案信息的工作基本上就完成了一半多。但是对于电子档案的信息进行一定处理中，管理人员工作的思路还通常在过渡的转变期，而且对于电子档案的物质载体保存却缺少一定的认识，目前常用电子存储手段，主要包括光盘和U盘以及移动硬盘等这些电子化存储设备。因为这些都是管理者自己对信息进行存放安排，所以在进行许多重要的数据与文档进行保存备份时却毫无头绪，什么样的数据需要去保存，还有以何种电子化储存介质去保存备份，这些都是电子档案管理中的工作内容。但是在目前形式政策下，电子档案管理人员因为缺少具体的参照标准，因此对于电子档案信息的备份工作进行的比较混乱，这样就会不利于电子档案管理工作的长久稳定发展。还有防范与制止拷贝电子档案信息的行为，相关法律管理制度以及安全防范制度都没有进行有效的规范措施，这就说明了电子档案信息管理在安全方面仍存在着漏洞。我国的相关部门以及管理人员要高度的给予重视，努力的通过制定与完善规章制度，进一步的保证电子档案管理上的安全性与有效性[6]。

4 完善电子档案管理方面的建议

4.1 完善相关的规章制度

为了让电子化档案的管理朝着正规的方向发展，对于电子档案中管理方面的规章制度的完善是十分重要的，完善的制度可以有利于档案的电子化管理科学化与规范化。目前我国大部分的单位虽然已经建了档案的电子化管理体系，但也普遍的缺乏一定的管理制度，为了提高电子档案的利用效率，有关的规章制度应完善对档案信息文件的收集、制作、整理、审核以及归档保管等环节都做好明确规定，还有各个企业单位也要可以结合自身的实际情况与档案文件的特征及时的去补充和完善规章制度。

4.2 加大资金投入，完善档案管理工作环境

档案电子化的管理对于档案管理是重大的创新措施，依据现代化的设备和依靠先进的管理技术可以很好的促进档案管理工作的进行。由于存在区域之间经济发展不同，许多先进的档案管理设备无法被一一的满足。这是一個现实的经济性问题，对于档案管理部门要积极的承担起责任区督促，积极的去向领导申请费用支出，改善档案管理的设备条件以及工作的环境，积极的促进档案管理步入现代化电子化管理领域。不仅如此，管理部门还要积极推出通用的档案管理软件，结合统一设计与统一规划原则，使档案管理工作可以节省更多时间，以及财力、物力、人力，进一步的提高工作的效率。

4.3 培养档案管理人才

电子档案相对于传统档案具有很高的优越性，无论是对电子档案进行的开发，还是对其的利用都是更加的方便与快捷，而且档案本身的实用性也是得到了大大的提升。但是，电子档案管理的水平与管理人员的能力大小有着直接关系，对于档案管理专业的人才培养，首先就要保证人员流动性控制在合理小范围里。因为电子档案的管理工作需要极强的专业性，且工作面涉及广泛，工作人员的实践管理经验都是非常珍贵的，所以对于人员的流动要尽可能的去避免频繁流动，从而保证工作的长期性与延续性，才可以有效的培养出专业的档案管理人才。不仅要积极地组织培训档案管理人员，也要管理人员对自己进行严格的要求，及时去更新补充知识结构，不断的提升自己的信息应用技术与职业道德，努力的去培养综合性素质较高的人才，从而更好地去适应当代电子档案管理的发展需要[7]。

4.4 完善软硬件管理设备

高配置的软硬件设备是保障电子档案的管理工作进行平稳运转的基础，档案管理的部门应该配置高性能与高安全性的系统与软件，严禁使用市场上不知名的系统或者软件。在工作的期间，档案管理人员也要定时、定期去进行安全电脑体检以及杀毒，利用电脑上的杀毒软件和防火墙等可以保护电脑的软件系统进行及时更新，进而去保障电子档案管理系统的功能性与安全性。

5 结语

综上所述，传统的纸质档案管理都是依靠管理人员的手工来操作完成，这种通过人力操作的工作既浪费时间又工作效率低下。但是通过利用计算机电子技术操作后，在计算机平台上管理档案，借助计算机的多种功能，随时随地进行档案数据信息的整理与归纳等操作，节省了时间，也提高了工作效率，使得档案管理变更加的快捷。同时要注重进一步的促进档案管理制度的完善，健全管理体系，提升工作人员的综合素养以及融合的现代计算机技术，进而促进电子档案管理工作的发展。

参考文献

[1] 包晶飞.试论电子档案管理面临的问题及解决策略[J].民营科技，2014（1）：101.

[2] 邢莎莎.事业单位档案管理信息化建设的探讨[J].办公室业务，2012（7）：78+81.

[3] 周萍.浅谈提高档案管理科学化水平的科学路径[J].科技创新导报，2012（12）：201.

[4] 陈芳.关于电子档案管理应用的思考[J].中国管理信息化，2013（22）：77.

[5] 刘乾凝，梁全英，陈艳芬.用户参与的都市农业特色资源建设模式与机制研究[J].农业图书情报学刊，2013（6）：29-32.

[6] 何嘉荪.办公自动化系统与电子档案管理[M].杭州：浙江大学出版社，2003.

[7] 王芳华.浅析电子档案管理[J].山东工会论坛，2008（2）：161.