利益相关者视角下的高校人事档案工作探讨

【摘 要】基于利益相关者角度，从四方面对高校人事档案工作开展中的问题进行分析梳理，探讨如何推进高校人事档案工作可持续发展。

【关键词】利益相关者;高校人事档案;可持续发展

中图分类号： G647 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2019）01-0195-003

人事档案工作是高校组织、人事工作的一项重要内容，也是国家档案的重要组成部分。如何推进人事档案工作从而更好地为本单位工作服务，是现今所有高校都需要思考的问题。眼下许多高校在这块工作上出现瓶颈现象，反映出仅靠人事档案工作部门单方推进档案工作的局限性。事实上，和高校其他工作一样，人事档案工作也需要协同合作。人事档案工作开展的质量和水平并非仅取决于档案工作部门和档案工作者，同时也与相关部门及个人有着密切的联系。基于此，引入利益相关者理论分析人事档案工作就显得尤为必要。

1 利益相关者理论的提出及延伸

利益相关者理论源于企业管理思想，其概念最初是由斯坦福研究所在1963年提出，其后于1984年由费里曼对其进行完善。费里曼将其定义为：影响组织目标的实现和受该目标影响的团体和个人。1近年来该理论的应用范畴已从单纯的企业管理领域拓展到其他领域，包括高校绩效评价、治理机制等。高校人事档案工作作为高校一项典型的服务工作，同样有着影响其工作开展程度及目标实现或受其工作开展程度及目标实现所影响的组织和个人。因此，筆者认为，利益相关者理论同样适用于高校人事档案工作。

2 利益相关者视角下的高校人事档案工作现状

2.1 高校人事档案工作的利益相关者

人事档案工作，是运用科学的原则与方法管理人事档案，为组织、人事及其他工作提供人事档案信息服务的工作。具体包括人事档案实体管理、信息管理、业务指导等方面内容。2根据以上对人事档案工作的定义，笔者将高校人事档案工作的主要利益相关者分为四类：上级人事档案主管部门、本校人事档案工作部门、本校对人事档案材料有归档职责的相关部门、人事档案利用者。下面，笔者逐类进行分析。

2.2 各利益相关者与高校人事档案工作

2.2.1 上级人事档案主管部门

从人事档案工作的定义我们可以看出，人事档案的管理及利用需要运用一定的原则与方法，而高校上级人事档案主管部门的主要职责正是对下属各高校的人事档案工作进行业务指导，具体包括传达人事档案工作法规及相关文件、组织人事档案工作人员的相关会议及培训、关注下属各高校的人事档案工作情况并进行监督。而在实际工作中，上级主管部门缺位现象影响了部分高校人事档案工作的正常开展。3在这里，我们就不对上级主管部门缺位现象的原因进行赘述，只陈述由此带来的影响。由于存在着此缺位现象，导致部分高校在现实工作中几乎收不到上级转发的有关人事档案工作法规文件以及各类会议培训通知，也得不到本校人事档案工作开展情况的关注，从而导致人事档案工作缺乏及时的指导、人事档案工作人员缺乏相应的专业培训，进而使得该工作处于一种滞后、盲目的状态。

2.2.2 本校人事档案工作部门

本校人事档案工作部门是对人事档案进行实体和信息管理的主体，也是人事档案工作利益相关者中最重要的一方。任何一所高校人事档案工作要想取得一定成绩，其档案工作部门必须充分发挥其主动性和积极性。但眼下不少高校人事档案只有一人负责，且工作者还身兼数职，在人事档案工作上仅能做到完成常规档案材料的接受及整理，应付日常查借阅需要，缺乏足够的时间对档案材料缺失情况进行登记梳理，也无暇对档案材料的质量予以把关，这就导致了人事档案的不完整性和不规范性，也间接影响了档案信息的利用价值。

2.2.3 本校对人事档案材料有归档职责的相关部门

这里的相关部门，最重要的是高校的人事和组织部门。因为人事档案中包括履历、考核、职称、党团、任免、工资都数类内容都是来源于以上两个部门。基本上，各高校的组织、人事部门对于每年新产生且需要归档的材料能够做到及时送交学校人事档案部门归档，但同样基于工作头绪繁多等原因，对于人事档案部门反馈上来不符合要求亦或是缺少的材料，并没有时间去集中处理，以致于问题越拖越久从而越发难以解决。除此之外，高校其他能够产生人事档案材料的部门也没能熟悉人事档案归档范围，对于手头的需要归档的材料没有进行整理也没有按要求向人事档案部门上交，直接导致了人事档案的不完整性。

2.2.4 人事档案利用者

对高校内部而言，人事档案利用者无非是出于各类考察或办理各种人事审批所需的组织、人事部门以及需要办理复制或转递手续的教职工个人。基于人事档案的特殊性，其利用程序也较综合档案而言略显严格。组织人事部门通常对人事档案工作程序较为了解与重视，在利用过程中能够按照相关档案利用程序进行，但从群众的角度来看却是在无形中增加了麻烦，因此不免对人事档案部门及工作者颇有微词。

3 推进高校人事档案工作的若干建议

要突破高校人事档案工作瓶颈，推进可持续发展，最重要的是打破长久以往对档案工作认识的误区，抛弃“档案工作就是档案部门的活儿，各部门收集归档材料是在帮档案部门工作”这种想法。打破档案工作者孤军奋战的局面，各利益相关者共同合作，携手同心将本校人事档案工作推上一个新台阶。

3.1 领导重视，提供高校人事档案工作有序化环境

任何工作的有序开展都离不开分管领导的重视与支持，档案工作亦然。仅凭档案工作部门努力形同于树干不动而树枝自摇。事实上，自上而下的推动较之自下而上的争取会更易开展也更有成效。而充分认识人事档案在高校人事工作、干部任免中做起到的重要作用，是高校分管领导正确把握该工作并给予所需支持的前提。因此，高校档案分管领导首先应对人事档案工作的重要性及特殊性有一定的掌握，在此基础上，了解本校人事档案工作开展存在的问题及困难，明确及加强与人事档案上级主管部门的联系与沟通，尽可能地减少上级主管部门缺位现象，从而使所在高校人事档案工作在上级主管部门的指导与监督下更加专业、有序地开展。

3.2 勤于梳理，提高高校人事档案工作高效化利用

作为高校人事档案工作主体，档案工作者应当在保证多项兼职工作完成的前提下，争取逐年、逐类地对人事档案内容進行梳理，重点对各类不齐全的材料予以登记，尤其是关乎教职工切身利益的职称、工资、任免等材料，首先得予以清查。对于缺少的材料，应及时反馈给组织、人事部门，并经常询问其处理进度。在梳理同时，笔者建议同时建立整合信息，方式可以不拘一格，人员信息库、编研、信息采集卡都可以。4从而在完善档案内容的前提下推进电子化程度、提高利用效率，进而保护实体档案。

3.3 积极配合，保证高校人事档案工作完整化程度

档案材料收集是档案工作最重要的一个环节，不齐全的人事档案是无法完整展现一名教职工德能勤绩各方面综合面貌的。因此，对于材料产生部门，一方面，类似科研著作目录、获奖荣誉等能够展现教职工个人优势、打破人事档案“千人一面”性的材料，需要学校科研部、工会等相关部门及时掌握情况并将材料送交人事档案部门予以归档。另一方面，对于人事档案部门反馈缺少或者不符合要求的材料后，材料产生部门应予以重视并尽力克服各种困难，尽早地予以修改或补充。尤其是诸如工资审批表、干部任免审批表这种连续性材料，考虑到部门工作人员的流动性等因素，时隔越久补做难度越大。出于长久考虑，开启此项工作宜早不宜迟。

3.4 群众理解，畅通高校人事档案工作规范化流程

档案宣传对教职工群体也同样相当重要，通过宣传，让教职工加强对人事档案的敏感性，扭转“人事档案本来就是我自己的材料，为什么利用和转递还那么麻烦”的思想，对人事档案部门及工作人员予以体谅、给予配合，使人事档案利用工作能够顺利进行。

4 结语

高校干部人事档案工作尽管在推进中存在着各种困难，但笔者相信，只要各利益相关者共同重视、同心同力，必定能打破发展的瓶颈，把本校人事档案工作推向一个新的台阶。

【参考文献】

[1]周娟.基于利益相关方视角下的ZTSSJ培训项目治理研究.山东大学硕士论文，2009：25.

[2]朱玉媛，周耀林.人事档案管理原则与方法[M].武汉大学出版社，2011：42.

[3]方德生.干部人事档案工作理论与实践问题研究[M].光明日报出版社，2016：56.

[4]徐洁.从利用角度看如何推进地方高校干部人事档案工作[J].办公室业务，2018（04）：174.