新形势下改进医院档案管理模式的思路探析

申思

摘 要：随着医院管理现代化的不斷发展，档案管理成为医院管理工作不可或缺的重要组成部分，档案作为重要的信息资源，能为诊疗、科研、教学、运营管理等活动提供参考资料，它的价值作用也越来越引起医院管理层的重视。因此，需要转变医院原有的档案管理模式、管理理念，以此提升档案管理效率。以下将对目前医院档案管理的现状进行分析，以便找出有效的解决措施。

关键词：档案管理模式；医院档案管理；对策

档案管理对推动医院规范管理有着不可忽略的作用和现实意义。然而在实际操作中，医院档案管理还存在如档案管理工作不受领导层重视、档案工作者专业技术知识欠缺、信息化建设推进中档案资料整合性弱等一系列问题。所以，要提升医院的现代化管理水平，就需要注重转变现有的医院档案管理模式，更新理念，改进管理方式和手段，并加强对档案管理人员的业务培训，以此才能满足医院快速发展的需求，为医院可持续发展提供帮助。

1 档案管理在医院管理中的必要性

档案管理在医院管理中所占的位置不可替代，它涉及医、教、研、行政、后勤等方方面面，它是医疗科研的基础数据来源，是维护医患双方权益的法律依据，是医院管理工作的凭据，更是医院发展的历史见证。此外，档案管理还可以整合资源，使资源的利用率最大化，为医院运营和管理提供决策依据，利于医院成本控制，激发医院发展活力，因此必须做好医院档案管理工作。

2 医院档案管理工作存在的问题

2.1 档案管理不受重视

医院的核心业务是增强医疗技术，提高诊疗水平，医院内部的所有管理都是围绕这个核心业务开展并服务于这个核心。档案管理中，除了与医疗业务紧密相关的病案的管理受到高度重视外，医院其他行政档案的管理常常不被注重和认真对待。许多医院设置有病案室，却没有专门的行政档案管理部门，不同的职能部门各行其是，致使档案管理松散无序，缺乏统一性。比如出现无法有效保管各档案信息、各部门档案重复或者漏存等问题。有的医院虽设有专门的行政档案管理部门，但是未引进专业的档案管理人员，工作人员多为非专业人士，这些人员通常档案管理意识薄弱、缺少档案管理法制意识等，难以指导整个医院各部门档案管理工作有序开展。比如资料的收集和整理，以及内容的筛选和档案的装订等基础性工作难以保证，易造成档案资料缺乏完整性、档案资料失真等问题，致使档案失去其真正的价值。内部档案管理机构设置的不到位、专业人员的缺乏导致医院档案管理乏力，科学性和有效性大打折扣。

2.2 档案管理信息化建设问题突出

虽然现阶段我国大多数医院的档案管理已经趋于信息化管理，然而仍然存在诸多问题。一方面，信息档案管理整合性弱。人力资源部门有人事档案信息系统，资产管理部门有后勤物资管理的信息系统，药械部门有药品、耗材的信息管理系统等等，各科室独立管理其档案信息，无法实现信息的共享。另一方面，档案管理部门在人员构成上存在着老龄化问题，导致档案管理人员相关网络信息知识的缺乏，对信息化建设的步伐造成一定程度上的影响。比如有的医院红头文件印发已经采取扫描上传内网的方式，而存档却依旧需要打印纸质版，造成管理模式上的脱节现象。并且档案管理中缺少计算机专业人员，在信息化档案管理建设时，医院档案管理信息系统的开发欠缺参与设计开发的主动性，而普遍是直接采购相应公司的档案管理软件，致使使用过程中存在不适应医院管理实际、不好用的情况，在一定程度上制约了医院档案管理现代化目标的实现。

3 改进医院档案管理模式的对策

3.1 自上而下，高位推进

目前，医院的档案管理工作要想取得资金支持和管理机制的建立，首要的就是医院管理层和决策层要能充分意识到档案管理的必要性和重要性，档案管理工作应当是从顶层设计考虑开始，采取自上而下的管理模式，从领导层面提高推进档案管理的积极性和主动性，才能使人力、物力、财力的投入得以保障。在以医疗业务为主的医院，档案管理部门要想配齐配足适应医院规模发展的档案管理专业人员是不现实的，但各职能部门应指定一名兼职档案管理人员，负责收集相关工作的档案资料并按要求上报专门的档案管理部门，而这支队伍的建设，只有得到医院管理者的重视，才能发挥其相应的作用，否则形同虚设，毫无意义。比如，管理层应使兼职档案管理人员这份工作价值在奖励性绩效中有所体现，才能使其树立责任感和使命感，充分发挥主观能动性，主动提升专业素质，积极推动医院档案管理工作。

3.2 注重人才培养，提高档案管理者的专业素质

档案管理者自身的素质的高低会直接影响到档案管理的整体工作质量。传统的医院档案管理者由于技术性不高，且人员流动速度较快，从而在一定程度上限制了医院档案管理的发展。因此，就需要加强对档案管理者的培训和业务指导工作。档案业务知识培训应当如医务人员三基三严培训那样引起重视。提升工作人员的专业知识和业务能力水平应当纳入医院档案管理工作计划，并注重引进优秀的专业管理人才，定期对现有的专兼职档案管理工作人员进行系统的专业培训，提升其业务能力。同时，可采取岗前培训的方式进行培训，以确保相关人员上岗前熟练掌握各类档案管理技术，若培训后仍不能胜任工作，应当考虑调整工作人员，必须有效保证档案管理人员的综合素养，确保医院档案管理工作的正常进行。

3.3 完善软硬件设施，提高档案管理效率

与以往采取外包方式请第三方对档案资料进行批量扫描储存相比，档案管理部门及相关职能部门应当与时俱进，跟进管理方式。首先，应当主动引进档案扫描系统，取代以往的人工录入方式，提升工作效率，提高档案管理的科学性与先进性。其次，档案管理部门还应当构建档案工作网络。随着医院业务的不断扩展，医院档案数量只会越来越多，只有通过档案工作网络，才能方便档案管理部门整合全院职能部门兼职档案管理人员的力量，对档案文件进行高效的整理处理和实时更新，使档案资源得到有效整合，有利于提高检索效率，并提高档案管理工作质量。此外，还应注重医院内部人力资源的整合，发觉并把计算机管理人才吸收到档案管理工作中来，挖掘现有人力资源潜力，使医院在推进档案管理工作的现代化与规范化的过程中更具主动性和创造力。

4 结束语

医院档案管理是一项系统性很强的工作，不是单靠某一个职能部门就能独立完成的，而是需要集全院之力共同努力，在各职能部门的积极支持下方能有序推进。所以，尽管在档案管理模式改革的环境下，我国医疗体系领域的医院档案管理仍面临着诸多困境，但是只有领导层对该项工作引起足够的重视，给予充分的支持，管理层摒弃本位主义的思维定式，加强部门间的协作，健全管理机制，挖掘现有人力资源的潜力，建设好兼职档案管理员这支队伍，及时跟进信息化时代发展的需求，才能提高医院档案管理工作的质量和效率，为医院提高管理效益发挥积极作用。

参考文献

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