部队数字档案室的创建分析

孙国峰

摘 要：随着科学技术的发展，档案的建设水平也在不断的提高。数字档案是档案建设的重要形式之一，它借助于科学技术和信息技术来提高档案的信息化管理水平。本文从数字档案室建设的进程、部队档案室建设的问题以及部队数字档案室创建三个方面进行分析和研究，为提高部队档案的信息化水平提出建议。

关键词：部队；数字档案室；创建分析

在部队的管理中，檔案的建设至关重要。2013年8月21日，国家档案局编制了《数字档案室建设指南》，指出要进行数字档案室的建设。在部队数字档案室的建设过程中，管理模式僵化、档案内容结构单一、管理人员的素质参差不齐等问题严重影响了建设进程，因此，如何借助信息化的建设方式来提高部队数字档案室的建设水平，推动部队档案室建设的可持续发展成为了亟待解决的问题。

1 数字档案室建设的进程

随着我国经济的发展和社会的进步，信息化建设和管理的方式成为企业管理的重要手段，而在部队的管理中，档案室的建设对于保障部队的正常运行具有重要的意义，因此，在部队档案室的建设中，信息化和数字化作为重要的建设手段，在其中的运用也逐渐得到推广，计算机网络技术、数字技术、办公自动化技术以及多媒体技术等在档案管理中的应用越来越广泛，数字档案室的建设进程也不断加快，在进行档案室的建设中，其内容的结构不断优化，目录数据库不断更新，电子文件的收集和归档管理也不断提高。所以在部队数字档案室的建设中，要不断提高档案室建设的信息化水平，以推动档案室的建设水平不断提升[1]。

2 部队档案室建设的问题

在部队档案室的建设中，主要问题存在于以下几个方面：

其一，部队档案室建设中，人才缺乏是其中的重要问题。专业性人才是部队档案室建设的重要内容，但是，部队在进行数字档案室建设时对于档案建设的理解依然抱持以往的观念，对于信息技术和数字技术的建设方式了解不多，对数字化的技术运用较少，影响了部队档案室数字化的进程，导致部队档案室建设水平的落后。

其二，部队档案室建设中，管理模式僵化也是其中的不足之处。部队档案室中的资料和内容较多，在进行存储的过程中也需要管理人员较多的精力，而在进行部队档案的管理中，责任制不完善，对管理的监督不到位，进而影响部队档案室的管理。同时，在部队档案室的建设中，档案收集、整理、鉴定、保管、检索利用、档案信息化以及配合日常档案工作检查等各项工等工作相互配合不到位，进而影响到部队档案室的建设。

其三，档案室的基础设施薄弱也是其中的重要因素，在进行部队数字档案室的建设中，一些基层的档案室由于资金不到位，使得其基础设备不能满足日常的档案管理工作，进而影响档案室的建设[2]。

3 针对部队创建数字档案室的建议

3.1 丰富建设内容

在部队数字档案室的创建中，丰富档案建设的内容是其中的重点。部队档案室的建设主要是从部队的实际和发展需要出发，以档案资源信息化为基础，将部队档案的资源数字化、网络化，进而提高部队档案室的管理水平，因此，在部队数字档案室的建设中，一方面，要借助其他部队数字档案室建设的经验，根据部队的实际工作需要，以实用性作为数字档案室建设的根本出发点和落脚点，这样就可以提高部队数字档案室的建设水平；另一方面，要建立相应的档案管理规范，使得档案室建设能够符合基础的要求，并在数字档案室建设指南的指导下，借助部队平日进行的内容和要求，制定出具有部队特色的数字档案室的建设规范和要求[3]。

3.2 创新结构模式

在部队数字档案室的创建中，创新档案建设的结构模式也是其中的重要内容。部队档案室的创建其主要目的是借助建立各种应用的平台，将其部队的各种资源和信息进行整理和分析，并对部队档案资源的数据库进行开发，进而为部队的档案管理提供优质的服务。因此，要注意借助数字化的档案室的建设方式，将部队中的信息进行整理；借助配套技术标准和管理规范，将部队的信息和资料进行数字化的管理。同时，在进行部队档案室的建设中，还要借助信息资源整理平台将档案室建设成为资料高度整合、网络利用便捷的数字化档案室，模式结构分为基础数据层、业务管理层、服务利用层，这样才可以提高档案室的数字化建设水平，保障部队的正常运行[4]。

3.3 提高实用性

在部队数字档案室的建设中，还要注重提高其实用性的水平。在部队数字档案室的建设中，由于资料和信息较多，整理较为繁杂，在进行建设的过程中要以实用性为主要原则。首先，要提高基础设施的建设水平，部队数字档案室建设过程中会存在基础设施建设不到位的问题，影响到建设进度，因此在进行建设的过程中，要增加档案资源备份设备、数字化加工设备、加密机等硬件设备以及操作系统、数据库系统等的建设，从而保障数字档案室的建设基础。同时，还要提高其服务水平，将部队的电子文件进行归档管理，并借助网络信息技术，将档案信息借助部队的内网进行发布，进而供官兵检索使用，进而提高部队的数字档案室的建设水平[5]。

3.4 提高信息化建设水平

在部队数字档案室的建设中，提高信息化建设水平也是其中的重要切入点。要加强对网络的安全建设，在进行数字化的建设过程中，要定期对网络进行杀毒，进而保障部队网络的安全。同时，可以在计算机上安装杀毒软件，规定管理人员在网络开放期间不能玩游戏和上网，避免出现网络漏洞，导致资料和信息的泄露。此外，还要加强对档案室的信息化管控，建立相应的信息管控中心，一旦档案管理出现问题，要及时将其反馈到管控中心，对档案室的管理漏洞进行修补，并对相应的负责人进行问责，进而提高部队数字档案室的建设质量。因此，在部队数字档案室的建设中，要借助信息技术进一步保障部队数字档案室建设的顺利进行[6]。

4 结语

总而言之，在部队数字档案室的建设中，借助信息技术对档案进行管理，进而提高管理的水平和效率。要丰富部队数字档案室建设的内容，将内容分门别类，这样可以方便档案室的管理。同时，要创新结构模式，通过信息技术提高结构管理效率，并对部队的数字档案室的创新进行实用性的建设，以提高其信息化的建设水平，从而提高数字档案的管理水平。

参考文献

[1]丁德胜.我国数字档案室建设新思路[J].档案学研究，2014（1）：12-16.

[2]冯继成.数字档案馆建设存在的问题及发展趋势分析[J].机电兵船档案，2010（4）：84-86.

[3]李翠艳.武警部队数字档案室的构建[J].内江科技，2015，36（11）：20-21.

[4]杭州市萧山区档案局.以创建数字档案室为突破口全面推进区域档案信息化建设——萧山区数字档案室试点创建工作的体会[J].浙江档案，2007（11）：22-24.

[5]李翠艳，程相臣.武警部队数字档案室的实现[J].档案天地，2016（3）：43-46.

[6]黄瑾.关于建立数字档案室的思考[J].网友世界，2013（4）：17-18.