水利管理单位构建4A级档案管理体系所存在的问题及解决对策

黄宁

摘 要：构建4A级档案管理体系是新时代档案工作的具体要求，水利管理单位要结合实际工作积极构建4A级档案管理体系以此实现档案工作的现代化管理。本文结合多年的实践工作经验，以构建4A级档案管理体系的重要性作为切入點，阐述构建4A级档案管理体系所存在的问题，最后提出解决对策。

关键词：4A档案管理体系；现代化；数字化

完备的档案管理是支撑各行各业工作的重要基础因素。对水利管理单位而言，构建4A级档案管理体系是提高档案管理质量的重要手段，面对新时代档案管理工作的新要求，我们要不断加强软硬件建设和制度建设，积极构建标准化的4A级档案管理体系，不断推进档案管理工作的规范化、标准化、现代化。

1 构建4A级档案管理体系的重要性

构建4A级档案管理体系是现代档案管理工作的具体要求，也是客观评价档案管理工作成效的依据。基于新时代档案管理的新任务，构建4A级档案管理体系具有重要的现实意义。首先构建4A级档案管理体系是贯彻落实习近平新时代中国特色社会主义思想的行动体现。党的十八大以来，习近平总书记对档案管理工作提出新的要求与任务，为指导水利档案规范化管理提供了思想基础，实现4A级档案管理是落实习近平总书记系列讲话精神的具体行动；其次构建4A级档案管理体系是水利档案管理工作的具体要求。只有积极构建4A级档案管理体系才能实现档案现代化管理的目标，才能保证档案管理的规范化和现代化；最后构建4A级档案管理体系是提高档案管理工作效率，降低档案管理缺陷的重要手段。4A级档案管理有一套严格明确的认定程序和标准，能确保档案管理的严肃性和规范化，通过构建4A级档案管理体系可以规范水利管理单位的档案管理工作，进而及时消除档案管理过程中所存在的各种问题，提升档案管理工作的效率。

2 构建4A级档案管理体系所存在的问题

随着数字化档案管理工作的发展，在构建4A级档案管理体系的过程中还存在以下问题：

1）单位管理层对构建4A级档案管理体系的意识还有待提升。构建4A级档案管理体系不仅需要档案管理人员的努力，而且还需要管理层的支持，但是在实践工作中，有个别单位的管理层对于4A级档案管理体系的构建重视程度不够。一是他们还止步于传统的思维方式，认为档案无非就是存放资料，因此对档案标准化管理意识不强，没有对档案4A级管理形成足够重视；二是管理层认为只要严格按照4A级档案管理标准开展工作就可以，而忽视了与本单位档案管理实际的结合，导致档案管理过于注重形式化，而导致在实际的档案管理工作中出现机械化的问题。

2）档案管理制度不健全，现代化管理水平不高。水利管理单位构建4A级档案管理体系需要有一整套完善的管理制度来强化规范管理，但是通过深入调查，虽然各单位都在努力构建档案管理的规范化、标准化，但一部分单位仍然存在档案管理制度不完善、现代化管理水平不高的问题。一是档案管理制度落实不到位。由于构建4A级档案管理体系属于系统工程，需要有一套严格的制度并认真执行，但在实际工作中，有的单位多年前建立的制度用了十几年没有修订过，还有的单位出现为了达到4A级档案管理认定标准而抄袭其它机构制度的现象，导致制定的制度缺乏实际可操作性；二是档案管理具体业务的现代化水平不高。以河北水利系统的数字档案管理为例，虽然各单位加大了硬件配套设施的投入，也利用相应的档案管理系统构建了数字化档案管理平台，但在实际工作中，对重要的利用频繁的档案，并没有完全实现计算机的全文利用。

3）档案管理绩效考核单一，缺乏动态监管。构建4A级档案管理体系的目的是为了提升档案管理水平，规范档案管理过程。但部分水利管理单位在构建4A级档案管理体系的过程中存在考核单一问题。一是对于4A级档案管理体系的考核重视硬件设施的考核，而忽视对档案管理人员业务能力的考核；二是对于4A档案管理的考核主要是事后考核，而忽视构建过程的监督，导致不能及时发现档案管理中所存在的问题。

3 针对构建4A级档案管理体系问题的解决对策

1）加强组织领导，提升4A级档案管理体系意识。实现4A级档案管理离不开各级领导的支持，面对新时期代档案管理工作的新要求，各单位领导必须要高度重视4A级档案管理。首先要加强对4A级档案认定工作的支持。要成立专门的4A级档案管理认定工作领导小组，明确责任领导和具体责任人，将具体的岗位职责纳入到年度考核中；其次要更新档案管理意识，针对个别管理层不重视档案管理的情况，要让单位管理层及时更新观念，转变思维，认识到4A级档案管理体系的重要性，认识到4A级档案管理是档案管理的必要手段，最终目标是实现档案的有效开发和利用；最后要加强档案管理人员的学习，定期开展业务培训，提升责任意识和担当意识，为档案使用者做好周到服务。

2）完善档案管理制度，提升档案管理的规范化。制度是管理的基础，保证档案管理质量的关键就是要构建完善的制度，因此各水利单位要不断加强制度建设，规范管理。首先要结合本单位实际情况，进一步建立健全档案管理制度。水利管理单位的档案具有频繁使用的特性，每年汛期都会用到前几年甚至前几十年的档案资料，因此各单位要结合具体的业务情况制定出符合本单位实际的管理制度，使档案使用者能够高效快捷地利用到档案资料。同时还要对档案管理制度进行规范清理，及时清理不合时宜的管理制度；其次强化基础业务档案管理的建设，规范管理流程。水利管理单位的档案管理比较复杂，因此必须要严格按照《河北省机关档案工作目标管理认定办法》的标准进行管理，同时针对行业特点，结合《水利部办公厅水利档案规范化管理综合评估办法》的流程进行优化设计，以充分发挥水利档案“资政惠民”的作用。

3）创新档案管理绩效考核，加强反馈整改。基于档案信息化建设的新要求，水利管理单位必须要创新档案绩效考核，构建多元化的绩效考核模式，侧重考核评价反馈。一是要改变传统的以事后考核为主的模式，建立多元化考核模式，实行动态考核与管理，形成事前、事中及事后相结合的考核模式，尤其是要加强对档案管理过程的监督；二是要重视考核意见，对照反馈意见采取有针对性的整改措施。构建4A级档案管理体系的过程是客观评价分析本单位档案管理的过程，通过考核评价可以及时发现档案管理中存在的问题，以便及时的进行改进，提升档案管理工作效率。

4）强化档案数字化建设，提升档案信息化水平。一是要加强档案信息化工作，加大信息化基础设施投入，发挥数字档案综合利用价值，建立目录数据库，形成OA系统与档案管理系统无缝对接，实现在网络环境下能够对本单位各类电子文件进行收集、整合、控制和传递，做到在线归档、在线查阅档案全文。二是加强安全管理。数字档案室配备专用终端计算机、扫描仪、数码照相机、打印机等终端设备以及恒温恒湿防磁柜、刻录机、移动存储介质等设备，电子档案要一式三套存储在脱机载体上。

总之，面对档案管理工作的新形势，水利管理单位必须要积极构建4A级档案管理体系，以此提升水利档案管理工作的规范化、标准化以及现代化。

参考文献

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[2]刘春华，冷春燕.以创建数字档案馆为引领 实现档案信息化工作新跨越[J].档案与建设，2018（07）.