5G时代背景下高校科技档案的开发利用

张冬梅

科技档案管理是现代科技管理工作的重要组成部分，直接影响高校科研成果的产出与转化。5G时代的到来，彻底革新了传统网络模式，5G技术能够应用于多个领域，实现智能化、信息化、数字化管理理念和服务模式。[1]利用更大的云储存量进行档案资料的储存和备份，利用高速服务下的信息资源共享来提升档案的利用率。

一、科技档案的定义与特点

1959年12月，在大连市举行的技术档案工作大连现场会议上，首次对科技档案进行定义。国家颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2000)明确提出了科技档案的定义，“科学技术档案是指在科学技术活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”[2]科技档案相较其他档案具有专业性、成套性、多样性、现实性。

二、国内外科技档案研究概况与比较

目前，科技档案研究主要包括：广义科技档案开发利用问题与对策研究、科技档案的数字化研究、科技档案开发与著作权保护、保密的关系等。国外的研究方向主要集中在法律和技术层面。

根据信息技术手段的发展，国外将科技档案管理分为三个发展阶段[3]：第一阶段，1967-1994年，科技档案的计算机电子化管理；第二阶段，1994-2000年，科技档案的分布式计算机网络化管理；第三阶段，2000-2013年，科技档案的互联网大数据智能化管理。

对比国外的发展阶段来说，我国基本实现了计算机网络化管理，但是据调查，北京地区44所高校中，科研管理系统中包含档案管理模块，或者档案管理系统为科研管理系统提供接口的高校占调查总数的9.5%[4]。可以看出，我国高校的科技档案管理正逐步向大数据智能化管理的方向发展。5G时代的到来，科技档案信息化、智能化发展将面临新的挑战。

在服务理念方面，中外有明显不同。国外的档案管理重视客户服务理念，目的是为了社会及公民利用，而我国档案管理的指导思想是为科研管理服务、为形成者及形成机构保存备查。对5G时代的科技档案管理与利用而言，仍无法满足客户服务需求，导致档案收集过程遇到阻碍、档案质量得不到有效控制，[5]普遍存在重保存，轻利用的现象。

三、5G时代背景下我国高校科技档案管理存在的问题

1.档案管理意识薄弱。提升档案管理意识是做好档案管理工作的前提。对于部分科研人员而言，档案观念相对落后，未能与时俱进。部分高校对科技档案的认识仅仅停留在科技凭证、备案，没有意识到其中更蕴含着大量有价值的科研信息、成果数据、情报参考资料，具有很高的科研价值和经济价值。

2.管理技术手段滞后。新技术的诞生必定意味着变革，5G时代直接影响着科技档案信息资源的存储、管理、传递和利用的方方面面。目前，科技档案数字化水平差强人意，主要原因是经费投入杯水车薪、软硬件设备与技术发展相脱节，造成科技档案管理水平与发达城市存在差距，从而进一步影响科技档案的开发与利用。

3.缺乏管理型、综合型专业人才。科技档案管理人员是科技档案管理的主体，其专业素养直接影响科技档案的管理质量和效果。调查显示，科技档案管理人员为兼职人员的占40%，部门内从事科研管理工作为1-2人的达到56%。这种现象产生的主要影响因素在于，相关部门和领导不够重视，未真正认识到科技档案的价值与贡献；国家层面没有推行档案管理专业人员的从业认证机制；档案专业技术系列的职称评聘热度有所下降；1998年教育部颁布《普通高等学校本科专业目录》中将“科技档案专业”并入“档案学专业”，导致科技档案人才引进受到冲击，在职人员的继续教育也受到阻碍。

4.科技档案管理法规制度不健全。1980年12月9日颁布的《科学技术档案工作条例》（以下简称《条例》）是我国科技档案领域最重要的法律依据。[6]随着科技发展的巨变，《条例》已无法完全适用于实际管理工作及满足管理部门和科研人员的需求。专业领域内，对科研工作者、科研管理部门、科技档案管理者权责划分不够明确；缺乏电子档案和过程性资源统一的管理规范；科研监管力度不够，没有将科技档案管理纳入机制；5G时代的到来，突显出安全保密相关制度的滞后。

四、利用5G技术提升科技档案开发利用的策略

1.档案管理观念创新。各高校主管部门及相关领导和员工都应树立顺应时代发展的全新的档案观念，重视过程性的档案资源，将科技档案管理提升至资产管理的高度，加大开放与利用的力度。借鉴国外的管理理念，以用户需求为宗旨，以利用为导向，以科技档案利用率、成果转化程度和用户满意度作为科技档案管理部门的评价标准。

2.服务设施更新。5G时代的到来，预示着信息化、智能化科技档案管理进入到了一个全新的发展阶段。5G技术使网络信息传播速度有了质的飞跃，更有利于档案的传递与利用，传递方式在5G技术与新媒体技术相结合的基础上可以有所创新，提供视听传播服务、建立网络资源共享平台，有利于实现档案价值最大化。5G技术可以提供海量的云存储空间，进一步提升科技档案数字化程度，丰富科技档案信息资源的载体，使科技档案的管理、传递、复制和利用变得更加方便快捷。高校应加大信息建设的资金投入，更新软硬件设备，构建和利用电子文档管理系统、开放管理系统、数字保存平台等综合性平台管理模式，制定统一的网络化管理标准和规范，加强安全保密防范工作。

3.加强人才培养力度。一流的管理人才是提高档案管理效率和质量的保障。提高科技档案管理人员自身素养的方式有如下几个方面：第一，继续推行档案专业技术职称评聘制度，鼓励和监督工作人员提高专业技术层面的实践和科研能力，打造专业化队伍。第二，提倡建立档案从业资格证认证制度，在从业技能、法律知识、理论水平方面都有专业的机构认证，从而规范档案管理行业，培养专业管理人才。第三，鼓励和要求在职人员进行科技档案管理在职培训和继续教育，提供学习渠道和学习教材，提高部门领导及员工的重视程度，定期为档案管理人员提供学习培训机会。第四，逐步向专门专人专职过渡，让专业人才专职管理科技档案，并制定相应的竞争激励政策，鼓励更多的具备档案专业技能和信息网络管理技能的综合型人才加入科技档案管理队伍中来。

4.完善科技档案管理制度。5G时代到来之际，应及时对《条例》进行修订，并制定更多的法规制度，建立健全科技档案管理体系。《条例》内容应扩大科技档案管理范畴，提出对电子档案和过程性记录的管理制度，对于科技档案的所有权、科技档案生成者、管理者、科研管理部门以及委托合作企业等的权责划分进一步明确。并根据《条例》的修改，各个专业领域配合修订和出台各自部门的相关规定和管理办法。加大力度做好对科技档案主管单位工作的指导、监督、检查工作，通过强化监督管理体系，提高国家对科技档案资源的控制力。将科技档案管理工作纳入科研项目验收工作，在中期检查和结项申请中体现归档情况说明，从而规范科研工作者和管理者对科技档案的归档工作，有效制约不符合规范行为的发生。