当前事业单位档案管理工作中存在的问题分析及解决对策

2019-03-21黄红飞

成功 2019年7期

关键词：档案资料机制档案管理

黄红飞

玉林市工业经济干部学校广西贵港 537000

现阶段的档案管理工作理念讲究的是科学、高效、合理。特别是目前事业单位正面临着新的工作形势和工作需求，我们工业干校也正是处在这个关键时期，因此科学合理的档案管理工作显得尤为重要。

一、当前办公室档案管理存在的问题

（一）档案管理工作与新的形势脱节

在新的时期，档案管理工作目前正面临着新的工作形势，信息技术的发展给信息的储存和运用方式带来了翻天覆地的变革，档案管理工作也就必然面临着调整的情势。但目前不秒事业单位依然沿用传统的方式进行档案管理工作，严重影响档案管理工作效率和效果的提升，也不能够满足信息技术条件下档案管理工作的需求。

（二）工作人员的素质不高

很多档案管理人员不是专业的管理人员，使得诸多材料处于堆放的状态，没有进行有效的整理，无法实现档案资料自身的真正价值。另外，素质的不高直接引发人员态度不端正。例如，当没有按时完成工作或者是在管理上出现漏洞时，没有在第一时间想着如何去弥补，而是想着如何推脱责任，从而不利于正常开展档案管理工作。又如，很多工作人员并不知道云计算、云存储等技术，即使有机会去学习，大部分人还会选择不学，导致在工作时还停留在旧观念上。

（三）缺乏完善的档案管理机制

随着科技的不断发展，信息化程度增强，数字技术在办公室中得到较大范围的推广，在一定程度上提供了档案管理的规范性与合理性，但是，很多档案主体却缺乏先进的管理模式，很难与时代发展相适应。档案管理的敏感性较高，即便是出现了很小的问题，都容易对将来的长久发展构成严重的威胁。但档案管理机制方面不够完善，就会造成工作的手段不够专业，在奖惩模式上也过于主观化。例如在制定档案管理机制的过程中，认为工作表现良好员工，可适当进行奖励和晋级。然而“表现良好”是一个非常空泛的概念，如何评定完全停留在领导者的手中，因此无法激发员工的工作热情。这就导致机制在实施过程中，容易出现严重的矛盾、缺失现象。

二、问题分析

档案管理工作的诸多问题剖其原因，一是管理层对档案管理工作没有足够的认识，片面地认为单位做好本职业务工作就可以，忽视了档案管理工作，不能够从档案管理工作中总结有效的经验；二是对《档案法》的宣传力度不够，管理者的思想层面不重视，很多档案人员在处理档案管理工作时随机性都比较高，没有基本的制度规范作为保障，使得档案管理工作规范化程度低，档案管理工作一直难以采取先进的管理水平和模式，档案的作用难以得到淋漓尽致地发挥。

三、提高档案管理工作水平的对策

（一）优化档案管理机制

管理机制的落实必须具有较高的权威性，即便是对上层领导者，依然能够达到一视同仁的效果，这样才能够确保档案管理工作的质量。第一，构建完善的竞争机制，优化聘任合同制度，采取公平竞争、择优上岗的原则。第二，要优化已有的档案管理机制，建立客观、合理、规范化的档案管理机制，完善档案管理工作，在此基础上，要对档案的开发、利用给予重视。第三，作为档案管理工作的核心，档案管理人员要意识到本职工作的重要性，积极做好本职工作，不断探索新的工作方法。第四，建立完善的档案管理人员工作评估机制，进行客观、科学的考核，以调动员工的积极性，更好地投入工作中去。

（二）促进办公室档案管理人员的专业素养的提升

对于办公室档案管理人员而言，要紧跟时代步伐，积极开展相关职业培训，转变档案管理人员的思想观念，与时俱进，树立档案管理的效率意识，不断创新档案管理方法。在此基础上，由于档案管理工作比较复杂，管理人员需要具备超前管理意识、超前服务意识，不断优化创新管理模式，才能得到使用者的认可。由此可见，档案管理工作人员必须在今后的工作中积极培养创新意识，不断解决当前存在的问题。

（三）强化数据管理技术在档案管理工作中的作用

在档案管理中，要充分发挥网络电子信息技术的功能，强化数据管理技术，采用电子化的处理手段对档案文件的管理。在这种模式的推动下，能够实现对档案资料的分类处理，同时，提高对复杂档案资料的管理效率，有效对档案资料进行补充，避免长期无效堆积，提高了档案管理的效率，同时，能够加强资料整理的及时性，方便资料的检索，对于新文件的插入，变得更加方便和迅速。与传统的纸质文件档案管理，数据管理技术大大提高了工作效率，使得工作的便捷度增强，同时，强化了办公室档案管理工作的精准性。