工程档案信息电子化管理的技术要点分析

2019-03-21黄文秀

工程建设与设计 2019年22期

黄文秀

（广西交通设计集团有限公司，南宁530029）

1 引言

在我国网络信息技术水平不断提升的影响下，工程施工单位越来越注重档案信息电子化管理技术的运用。本文从工程档案信息电子化管理的重要性入手，紧紧围绕其管理过程中存在的不足展开阐述，并对工程档案信息电子化管理技术的要点进行深入探讨。希望我国工程施工单位在注重提升整体经济效益的同时，不断创新档案管理方式，为今后我国施工单位工作的顺利开展奠定基础。

2 工程档案信息电子化管理的重要性

2.1 有利于提升工程档案信息管理效率

电子文件主要通过计算机读取相应信息，并用数字代码数据信息进行有效记录，根据相应的规格将其储存在硬盘或光盘中，并将其传输到网络中，以便于后续使用者进行查找。在网络信息化不断发展变化的前提下，我国很多工程在实际开展档案信息管路工作期间，积极运用电子化管理技术，在一定程度上节省了档案查询时间，提升了管理效率，在实现网络信息资源共享的同时，使我国网络信息技术得到了广泛运用。

2.2 为人们提供诸多便利条件

工程档案信息具有数量大、范围广的特点。对工程进行档案管理工作时，运用电子化管理技术，既能为人们节省档案信息查询时间，又能节省一定的人力和物力资源[1]。电子档案打破了纸质的限制，在管理过程中主要运用网络信息技术，在收集、整理以及归档等方面节省了时间，为今后向电子化和智能化方向发展创造了条件。

2.3 有利于保护工程档案原件

在档案电子化管理方式的影响下，在调用档案信息过程中，可以将具有法律效力的档案原件进行保管，能够避免发生档案原件丢失或损坏现象，又能延长工程档案信息管理的时间。档案电子化管理方式的有效运用能够将一些字迹模糊的档案资料通过计算机扫描技术进行重新生成，使其充分发挥复原功能，在一定程度上能够减少损失，便于再次利用。

3 工程档案信息电子化管理过程中存在的不足

3.1 归档工作难以实现

工程在开展档案信息电子化管理工作中，工作环境比较复杂，经常会出现电子档案收集效率低，难以实现档案归档的现象。工程档案管理人员在开展勘察、设计和验收工作时，工作内容非常复杂，在这种状况下不便于对员工的工作行为进行规范[2]。久而久之，会使归档工作难以实现。

3.2 工程电子文件缺乏一定的真实性与可读性

现阶段，我国工程档案信息电子化得到了足够的重视，但是在实际工作期间，大部分工程施工单位只停留在存档阶段，即便有一些工程施工单位注重归档工作，也只是按照电子资料的规格和时间进行编码分类，只能完成一些最基本的档案信息管理工作，不利于为工程项目提供重要帮助，在一定程度上会使工程电子文件缺乏一定的真实性与可读性。

3.3 工程档案信息管理人员综合能力有待提升

工程施工单位在对档案信息电子化管理工作进行分工时，常选择一些多重身份的工作人员对其进行管理，没有设置专职管理人员。这种“一人多职”的状况，不利于工程档案信息电子化管理工作质量的提升。很多员工做自己的本职工作，一旦有额外的工作内容落实到他们身上，会分散工作注意力，容易出现工作失误。每一个岗位都具有一定的关联性，工程施工单位工作人员的综合能力都非常重要。

3.4 工程档案信息电子化管理制度缺乏完善性

很多工程建设单位、承包单位以及施工单位更加注重组织管理工作的开展，忽视了管理制度的建立。西方一些发达国家在开展档案管理工作时，工程实施单位会聘请专业的文控工程师对档案信息进行电子化管理，我国目前缺乏这方面的管理意识[3]。目前，我国工程施工单位建立的档案信息电子化管理的制度已经无法满足管理人员的工作需求，其涉及的制度内容不够完善，无法为档案管理人员提供一些实质性的帮助，会阻碍我国工程档案信息电子化管理工作的顺利开展。

4 工程档案信息电子化的管理技术要点

4.1 明确工程档案信息电子化管理员工的工作职责

工程档案信息电子化管理员工的职责包括：（1）在工程建设过程中，明确工程项目招标、实际勘察、工程设计、施工以及建立工作人员的工作职责，使员工充分发挥工作积极性，提升自身专业技能；（2）要对工程施工、档案信息收集以及信息整合阶段的工作状态进行监督、核查；（3）在工程完成相应建设内容前期，工程项目管理人员对一些纸质档案进行验收时，也要注重开展档案信息电子化管理效果进行验收和审核。

4.2 统一工程档案材料及编写形式

在开展工程勘察设计工作期间，要将档案管理工作与之结合，直到最后工程竣工阶段，要统一确定工程档案材料的规格，要求员工按照相应的规章制度进行工作。此外，工程施工单位还应明确电子文件储存路径及原则，在对每一个文件夹进行格式编写时，要从多元化的角度出发。例如，工程项目文件夹的名称编写应为“序号（年份）+工程项目名称”；具体案卷文件夹的格式编写应为“顺序号+案卷名称”；内目录文件夹格式编写应为“顺序号+目录名称”。

4.3 组织工程档案信息管理人员参加专业培训

工程档案信息管理人员是工程施工单位实现发展目标的重要工作人员。工程施工单位要注重培养高能力、高素养的档案信息管路团队，要积极组织员工参加专业培训活动。在此过程中，员工之间可以相互交流，能够有效帮助员工解决实际工作中的疑惑。

4.4 构建完善的工程档案信息电子化管理制度

完善的工程档案信息电子化管理制度是员工顺利开展档案管理工作的基础条件。在此过程中，应对工程档案信息编制的时间提出具体要求，使员工最大程度地节省档案编制成本，进一步实现“低成本、高效益”的发展目标。通过对档案信息管理制度进行计划性规划，使员工充分发挥工作积极性，对提升档案信息电子化管理质量具有重要的推动作用。