大数据时代人事代理档案管理信息化建设探析

顾珂

摘 要：本文从大数据应用特点出发，分析当前人事代理制度下的人事档案管理面临观念和认识的挑战、创新与安全的挑战、标准化法制化的挑战、技术支持不全面的挑战四大问题，提出要从人事代理档案管理的内涵认识其信息化建设的意义和作用，并从转变观念、队伍建设、新技术应用等角度，对加快推进人事代理档案信息化的对策和路径作了深入探讨。

关键词：人事代理；档案管理；信息化；策略

1 大数据时代人事代理档案管理信息化建设存在的主要问题

1.1 观念和认识的挑战。由于人事代理档案管理是我国经济体制转型时期衍生出的一个新的人力资源档案管理方式，目前社会上对这个新的管理方式还存在诸多认识和实践上的偏差：多数人知道人事代理档案管理是一种新的档案管理方式，但对人事代理档案管理功能的内涵和外延缺乏了解。近些年走向社会并流转工作岗位的人虽然按照人事代理的管理方式，使用了人事代理档案管理，但对人事代理档案管理的很多功能和作用缺乏了解，也有部分人员将档案进行人事代理后就不闻不问，形成“死档”，部分人员与人才管理中心签订人事代理协议后，仅把人事代理档案管理视为自己申报职称或开具证明的手段，一旦达到简单的目的，很少及时传递档案，形成人才中心人事代理档案管理出现许多“空白档”。以上种种现象表明：人事代理档案管理信息化建设滞后，使这项新的人力资源档案管理方式，没有充分发挥出它应有的服务作用。

1.2 创新与安全的挑战。利用现代计算机技术进行人事代理档案管理，是一种管理方法上的创新，但现代信息技术在信息利用快捷方便的同时，保障信息安全问题更加凸显出来。一方面现代信息技术和国际互联网技术本身存在安全缺陷，计算机硬件本身易于遭到病毒伤害和人为的攻击，同时受到停电和自然灾害的影响会造成一定的毁坏。所以人事档案的信息安全问题，远比传统档案管理模式下大得多，加之信息时代，由于人们逐利思想倾向的发展，人事档案信息资源被盗卖的风险急剧加大，必须用技术创新和管理模式创新的办法进行排除。所以，信息化时代的人事代理档案管理，创新和安全的挑战是不可忽略的重要挑战。

1.3 标准化、法制化的挑战。人事代理档案管理的标准化是人事档案管理能否达到方便快捷、高效利用和资源共享的重要环节。传统人事档案管理只是在管理环节有一定管理規范，在管理内容中没有系统的标准化要求，现代信息技术管理人事档案必须解决标准化问题。标准化必须紧密贴合各行业的人力资源管理工作。对人事档案和各种人事管理事务制定系统化的管理标准，比如有调动管理、奖惩记录、合同管理等众多的人事管理等，系统化标准还必须针对企事业不同的人事管理需求而设计，功能要简洁专业，有利于提高人事管理效率，同时还要安装方便，系统易学易用，使人事管理更简单。

1.4 技术支持不全面的挑战。以往传统的人事档案管理习惯于收集整理、立卷归档、查阅转档的管理模式，转为现代化微机管理模式的过程中，往往还是采用以往的管理模式，先手工立卷归档，再手工录入，编制检索工具，再将检索工具输入微机进行储存，结果事倍功半，这里原因是多方面的，但主要原因是电子归档缺乏一套实用便捷的电子软件，档案录入信息技术支持的不全面是目前存在的突出问题，当前一些单位采用电子平板扫描技术，虽然部分解决了原始档案向电子档案转化中的一些效率问题，但在准确率、保密性能等方面仍然存在许多技术问题。

2 以时代眼光从人事代理档案管理的外延和内涵认识其信息化建设的意义和作用

人事代理档案管理制度是人力资源管理方式的一种档案管理制度创新，它的产生与存在是与我国在经济体制转型时期的人力资源配置紧密相连的，可以说是与社会主义市场经济体制相适应的人事档案管理方式。人事代理档案管理制度不仅对市场经济条件下企事业单位合理劳动力配置提供了便利和快捷，也是对我国劳动用工制度改革的支持和优化，对推进社会主义市场经济条件下经济社会的有序稳定发展发挥着至关重要的作用，所以，加强人事代理档案管理信息化建设，应该从人事代理档案管理的外延和内涵上，深刻认识其信息化建设的意义和作用。

传统人事档案管理工作的外延和内涵主要包括相关人员的档案收集移交、整理分类、保存管理、查阅流转等环节，大数据背景下人事代理档案管理工作的外延和内涵扩大了许多，其仍然保持着传统档案的保存、管理和传递等基本要素，仍然具有查阅个人经历、学历、社会关系、思想品德、业务能力、工作状况以及奖励处罚等方面的原始记录材料的基本内涵；依然发挥着为个人入职、升学、流动、晋职提供方便，为用人部门、组织人事部门考察某个人提供原始材料信息的双重功能。但由于大数据时代的特点，使人事代理档案管理工作的内涵发生较多的拓展，主要包括以下四个方面：

一是“信息数据量大”。为方便企事业单位选人用人工作的需要，人事代理档案管理部门要充分发挥大数据现代化手段的采集信息量大优势，对被管理服务对象的个人相关数据做到充分搜集，不仅包括基本人事信息，而且包括社会关系、德能勤绩、社会诚信等信息。

二是“涉及范围广”。为方便被管理服务对象的使用，要围绕新形势下的社会保障做好人事代理工作，把劳动力的医保金、失业金、再就业状况、住房公积金、养老金等信息准确无误地包括进来。

三是“服务层次深”。 为方便被管理服务对象就业再就业需要，要围绕不同学历、不同年龄段、不同专业、不同层次的人力资源开发进行深层次的服务，包括人事政策法规咨询服务、职业培训信息咨询、就业招应聘信息服务等。

四是“适应变化快”。为方便招聘、应聘人事工作的需要，要发挥信息时代变化快的特点和优势，在广泛采集信息的基础上，尽量完善人力资源档案管理数据库建设，及时跟踪更新和修改变化了的个人档案信息，保证其档案信息的准确性，添加数据库的编辑功能，增加分类统计功能，便于分类集中查询，添加组合查询功能，使人力资源数据库在资源共享中发挥作用。

21世纪是信息化的时代，人事代理制度的档案管理是保管和提供利用人力资源信息的重要职能部门，是最有实用价值的人力资源数据库，要与时俱进地适应大数据时代的新变化，要求人们重新从人事代理档案管理工作的内涵和外延中，加深对信息化建设的意义和作用认识，在收集、保管、利用等方面对人事代理工作作出全方位的调整，利用现代信息化技术，把传统载体档案管理者从繁杂的查找、翻阅、核对、复制、归档等劳动中解放出来，把服务工作放在一切工作的首位，以现代化方式全方位地满足用人、就业工作的需要。以档案信息全面、准确、及时为工作标准，以采用档案信息快速、便捷为效率标准。以全方位、多角度采集信息、大数据分析，生成可视化档案、可分类查询为工作深度标准，为优化人才配置、提升管理质量和更好地提供数据化服务，为党和政府的决策以及企事业单位提供真實可靠的用人依据。

3 加快推进人事代理档案信息化管理的对策和路径

3.1 必须转变观念。要充分认识到利用现代信息技术是推进人事代理档案信息管理的唯一途径。传统的人事档案管理多采用纸质档案整理收集与管理使用，基本是依靠手工操作的方式进行管理，工作效率低下，查全、查准率也很低，信息准确性存在偏差。推进人事代理档案信息化管理，必须把做好档案管理工作的观念转变过来，由纸质档案手工整理的模式过渡到利用现代计算机管理的模式中来，基层人事代理档案管理单位要采用新技术，在国家统一的信息化标准指导下，花大力气建立完整的人事档案数据库，由国家或者省市一级建立一个相对固定的国家级标准的数字库，建设时按大档案的概念来考虑档号的设置、字段设置、档案的分类，等等，把所有档案都纳入这个标准中来，然后再按专业的档案门类进行细分，使所有的档案数据都可以非常方便地导入传出，达到市级、省级甚至国家级的大档案中心资源共享的目的，方便于人力资源的全国流动。

3.2 加强档案队伍建设。人事代理档案管理的数字化及现代化，必须有具备掌握现代信息技术又有较高档案管理技术和较高思想素质的复合型人才才能实现，必须改变现实工作中档案管理人员对现代化手段和现代化技术以及现代化方法不够娴熟的队伍现状，要加强档案工作人员的责任心建设、素质培养、安全意识的教育，制定完善的档案管理制度，把各项制度落到实处；要有针对性地对档案数字化加工企业和基层立档单位档案员进行专门的培训，不仅要做好档案实体整理的工作，更要了解档案信息化的过程，了解各种档案新载体的物理性能，掌握基本的网络安全策略和知识；建立现代化档案管理人才的培养制度，培养融档案、计算机管理、信息安全等知识于一体的高端人才，来引领档案事业的现代化发展。

3.3 加强档案新技术的应用，减少档案损耗，保障个人信息安全。现代信息技术特别是档案数据库等基础技术，可以在档案管理的全流程中在保障信息安全、减少档案损耗等方面发挥最大作用。传统人事档案在收集管理环节，一般是把收集来的纸质人事档案资料通过分类，排列装档，分卷分架进行管理；在查阅环节由于需要经常翻阅，故纸质档案很容易产生破损和出现错漏。加之查阅环节需要多次复印和传抄，对纸质档案的机械性损伤在所难免，特别是对原纸质较差的文字档案会造成较大的损坏，同时也会加速档案原件的脆化和褪变，档案的信息安全会受到较大威胁。档案新技术的应用，在信息收集阶段一次性地把人事档案输入计算机终端，利用阶段可以无数次查阅打印复制，一份档案可以多家用人单位无数次查询，原始档案无需翻动，所以毫发无损。现代信息技术也为保障个人信息安全提供了技术保障，按照严格的密级管理制度和防火墙技术可以基本保障信息安全。

（作者单位：郑州农村人力资源管理服务中心 来稿日期：2018-12-20）