探析大数据背景下高校图书馆档案管理策略

郭 杨

（湖北第二师范学院，湖北 武汉 430071）

相对于传统的高校图书馆档案管理工作来说，大数据背景下高校图书馆档案管理以信息技术作为基础，实现数字化和网络化管理。在图书馆档案管理中，借助信息技术减少管理人员对纸质档案整理和归档的任务，借助专业化设备完成资料和数据录入，对各种类型的数据做好归类和整理，在数据库和信息系统中存储。因此，高校图书馆在档案管理中，需要充分利用大数据资源，实现档案管理的多元化。文章对大数据下高校图书馆档案管理中的问题进行分析，提出几点有效的档案管理策略。

一、高校图书馆档案管理工作中的问题

（1）偏重存档，忽视采集现象普遍。档案管理工作中，档案采集工作注重各个活动中总结性材料的收集，而对于活动事件之前的准备工作档案采集较少。在大数据背景下，数据采集目的并不是唯一指向，相同的数据对不同领域有着参考作用。如图书馆管理人员招聘细则和业务培训两者之间存在一致性，人事档案和业务档案是不同领域的档案，招聘细则对业务需求档案需求较少，但是在管理人员培训中需要做好业务需求记录等资料。

（2）档案管理模式单一性问题。当前，各大高校图书馆开始越来越重视图书档案所具有的历史价值，档案采集大多数采取单项方式，此种档案管理模式出现固化问题。档案管理人员比较少，大多数是采用一种办公室管理的形式，更加侧重于对档案考察方面的管理。在信息化背景下，高校图书档案管理也开始突出数字化建设，在其过程当中，就要求回溯历史档案，必须重视电子档案的加密工作，但是通过调查发现，当前，许多高校仍然使用的是纸质档案管理，数字化管理存在形式化问题。

（3）运营管理理念不足。运营管理理念的应用是一种有效的管理模式，有利于现阶段图书馆档案管理数字化阶段分析，借助大数据背景不断扩展数据采集范围，完善客观评价体系。在重要档案整理和归档中，偏重于人工的防湿开展整理工作，消耗的人力和时间较多，不利于档案管理工作的可持续发展。

（4）缺乏规范的文献共享机制。现如今，高校图书馆资源共享，主要是通过文献传递以及图书的相互借阅等方式进行，没有一个规范的共享机制。图书馆档案共享机制不规范主要是缺乏相应的档案管理平台，档案共享制度协议规范性不足，缺少档案分级管理机制。

二、大数据背景下高校图书馆档案管理有效策略

（1）构建完善的数据档案管理体系。档案管理工作人员，必须要能够有效利用数据库资源，借助计算机完成重要档案信息的记录，可以更加真实、客观地反映图书馆具体情况，将原始数据传递给管理人员。借助大数据技术完成档案管理工作，有效利用先进的数字化系统，做好数据分析工作。在不同领域的参考中，需要对相似或者相同数据进行分析，获取更加真实并且详细的档案元数据。作为图书馆档案管理人员应当借助海量存储优势，应用云计算的方式做好元数据处理工作，元数据之间的逻辑和因果关系可以忽略，只需要完成真实反映活动情况元数据的采集工作，并且将其记录在档案信息数据中。管理人员结合元数据相关要求，解决档案数据中所出现的不完整现象，将与之相联系的数据记录工作做得更好。通过数据检索可以对档案使用和查询次数开展全面记录，结合档案管理需求不断完善元数据信息。

（2）构建档案管理数据库。高校图书馆档案管理工作中，数据库建设应当准确、稳定，可以反映出历史变化情况。在档案管理数据库中记录和档案管理相关的信息，同时可以向管理人员呈现出不同阶段的档案管理数据。中心数据库可以完成档案管理记录工作，对不同档案或者相同档案多次的查询，不能够修改档案管理的信息内容。在对不同档案管理中，需要根据实际要求，构建完善的数据库。大数据背景下，档案管理数字化建设存在一定的安全隐患，档案信息和资源的丢失和窃取等，使得档案管理安全性降低。信息化时代背景下，信息技术不断更新和发展，档案数字化建设需要把握技术发展趋势。在各个行业中，大数据得到广泛应用，获取相应的经济效益和社会效益。所以，在现行的高等院校图书馆档案管理工作开展的过程当中，必须要及时更新管理理念，要在科学的管理理念指导下，构建完善的数据库，提高档案管理水平和质量。

（3）注重档案管理运营评价机制的完善。大数据背景下，数据库管理打破以往的人工操作管理的手段，通过行之有效的评价日志，来做好图书馆档案管理的归档工作，在此背景下，档案的存放既不会受到时间的限制，也不会受到空间的限制，能够提升档案交流评价工作的有效性。但是需要指出的是，档案管理数字化建设，它是一项长期的工作，必须要结合计算机数据库的发展与更新，促进图书馆档案管理机制的完善，促使档案管理和应用的开放性和透明性。在档案管理工作评价和改进中，坚持运营管理的理念，构建完善的档案管理系统。个体档案管理工作影响档案信息管理质量，在整个档案运营评价中，需要充分考虑个体档案信息质量，做好重点评价工作，结合档案信息质量评价机制，不断完善档案管理数字化建设。在图书馆档案管理工作中，应当明确管理目标，制定规范性管理制度，采取合理的评价机制，结合评价模块保证档案管理系统的有效开展，达到预期的评价和建设目标。

（4）以技术共享作为基础完善绩效制度。绩效评价机制可以完成业务服务人员工作方式的量化。大数据背景下，高校图书馆需要引入相应的信息技术，在学科服务、查询服务、采购服务等环节，借助相应的业务技术，保证业务服务量化管理，构建完善的绩效考核机制，加强图书馆技术档案的管理工作。借助绩效考核制度，实现档案管理的有效转变，加强图书馆的业务技术交流，突破业务种类以及地域等方面的限制，增强图书馆内部各项业务之间的交流。借助交流业务方面的元数据，创设知识探究的新环境。同时需要注重安全机制的规范，在回溯建档的过程中，借助缩影技术翻拍，保留相关的档案和记录。档案管理平台中，有效利用云存储技术，存放在相应的档案室，接着平台完成管理技术数据的交换和查询。对于保密性的档案根据日志完成自动归档，减少人工方面的干预。在原始档案的归档存储中，需要采取相应的加密措施，避免档案出现随意修改等情况。在档案数字化管理中，根据档案管理的要求，做好相应的归档工作，保证档案管理和利用更加方便，数字化建设中保证档案的安全，避免出现修改、泄漏和损坏等问题。

三、结语

大数据时代背景下，借助计算机技术，开展档案数据分析工作，降低高校图书馆档案管理成本，提高档案管理利用率。借助档案的交流，可以加强高校图书馆之间的互动。在大数据时代背景下，档案管理工作更应该准确地、合理地把握档案管理的节奏，坚持档案管理的真实性和有效性原则，借助数据库开展档案管理工作，完善档案管理绩效考核机制，提高档案管理工作水平，发掘更多高价值档案，提高图书馆档案管理工作水平。