教育档案管理信息化建设存在的问题及措施

周芷伊

元江县教育体育局 云南玉溪 653300

在信息社会，时代进入了高速发展时期，信息化管理逐渐成为教育档案管理的主流方式。随着国家渐渐重视教育档案管理的工作，教育档案的管理方法也需要不断的改善进步，对教育档案的信息化管理建设是十分有必要的。而在教育档案管理的信息化建设中，难免会出现方方面面的问题，这需要管理人员去不断的发觉问题，寻找相关的解决措施。

一、在用信息化的方式管理教育档案工作中需要解决的问题

（一）在管理教育档案上，忽略了信息化建设的重要性

档案管理工作，相对于其他类型的工作来说，工作性质单调而乏味。有关领导对于教育工作更看重其他事务的表现，而忽略了教育档案管理的重要性。在信息时代，很多领导对于教育档案的认知还是停留在普通的装订和记载方面，缺乏用现代化的信息手段对教育档案管理的思路[1]。一旦需要档案文件的调遣或者查询，就会花费大量的时间在原始资料的筛选上，费时费力。

（二）教育档案管理人员的个人能力不足

教育档案管理部门通常受到的重视不足，档案管理人员的录取标准通常比较宽松，这在档案管理工作向信息化管理的转型中，直接性地造成了很多不便。

（三）教育档案管理的设施配备老旧

通过信息管理教育档案，需要先进的管理系统和精良的电脑设备。而通常教育档案管理部门的电脑设备更新换代不及时，造成设施老旧的现象。在建立档案管理系统时，通常因为设备问题对信息处理过于缓慢，甚至会出现保存不当的局面。

（四）对原始档案数据未曾及时录入处理

很多教育部门在采用信息化手段管理档案时，忽略了对原始数据的录入记载，仅仅将新产生的档案录入管理系统。在抽查以往的档案数据时，仍旧需要对老旧的纸质档案进行翻查，造成对教育档案的信息化管理不善。

（五）教育档案的分类不详

信息化的优势，在于它的查询快捷，但在查询的前提下，需要前期对档案数据分门别类的前期处理。往往档案管理部门对档案信息只是单纯的录入系统，对教育档案的分类不够重视，使得在之后的查询中增加了许多的工作量，为教育档案的信息化管理增添了很多麻烦。

二、规范教育档案信息化管理的措施

（一）对教育档案信息有序录入整理

教育档案的原始数据录入工程十分庞大，管理人员需要将原始数据有序录入整理进信息化的管理系统，对数据分门别类地排列，并加以序号方便查询。此外，也需要定期将管理系统内的录入资料与原始资料做对比检查，防止一时疏忽导致的数据录入偏差，对日后的查询造成麻烦。

在对数据进行分类排列时，要采用科学先进的排序方法，以新《规则》中三级分类的方法对教育档案进行归纳整理，不拘泥于档案的重要性，将新《规则》中规定的标准“按事件结合事由排列”作为分类排列的准则[2]。此外，在教育档案规定档案编号，既可以方便档案数据的分类排列，也可以对教育档案统一格式，方便对档案资料的查询。

（二）对管理人员进行信息化培训

加强管理人员的现代化管理能力。信息化建设档案管理工作在教育界里是必然的趋势，所以教育档案的管理人员也不能墨守成规，只熟悉纸质档案的相关管理工作。档案管理人员必须需要为自身充电，加强自身的业务能力，可以熟练操作档案管理系统的各项功能，健全教育档案的信息数据库，熟悉电脑操作以及信息时代的档案管理知识，以期更好地为教育系统服务。

（三）完善教育档案人员的管理制度

教育系统的工作中，难免会出现人员调动或者辞职的情况。人员的流动造成了对教育档案管理工作的交接不够完善，新入职或者新调入的档案管理员工对档案管理系统不够熟悉，导致在今后的档案管理工作中花费大量的时间在磨合系统中，对教育档案管理的信息化建设造成不便。

教育系统的教育档案管理工作中，通常没有很严格的人员规章管理制度，导致教育档案管理人员对档案管理工作不重视或者工作热情不高。只是单纯采取应付公事、不犯大错的工作态度。这不仅影响教育档案工作的信息化管理，也对普通纸质教育档案的管理工作也无法有序进行。如果对教育档案管理人员的相关规章制度和日常守则予以规范，并严格定期检查，会更正管理人员对教育档案的管理工作态度，让他们正视工作，认识到管理工作的重要性。这在教育档案的信息化建设上可以从侧面提供帮助。

在教育档案管理工作中，信息化建设是对教育档案管理工作效率的有力保证，在教育档案不断积累增多的今日，单纯依靠纸质档案是无法对日益繁多的教育档案进行有效整理，对教育档案管理进行信息化建设是随着时代进步的必然举措。在信息时代不停的进步发展的今天，教育档案的管理人员也需要积极学习先进的信息化管理知识，改善档案工作的管理问题，为教育档案管理工作的信息化建设提供力所能及的帮助。