探讨提高办公室档案管理工作效率的有效途径

宋 婕 杨玉清

（新疆维吾尔自治区人民医院，新疆 乌鲁木齐 830002）

一、引言

在办公室工作中，档案管理工作扮演着重要角色。在社会竞争日趋激烈、生活节奏不断加快的今天，只有不断创新和改革办公室档案管理工作，提高工作人员查考利用信息的舒适度和便捷性，才能助力整体工作效率显著提升，才能让企业永葆核心竞争力。而想要提高办公室档案管理工作的效率，就必须深入分析实际工作中存在的问题，本着实事求是、对症下药原则，方能找出解决问题的光明大道。

二、办公室档案管理工作概述

以“大智移云”为代表的新一代信息技术迅猛发展是当今时代的显著特征。因此，在办公室档案管理中，要主动适应时代的新变化和新要求，提高档案管理工作重视程度，不断强化制度建设，加强从业人员培训，积极拥抱和使用新一代信息技术，才能服务全局工作，促进整体效能提升。

三、办公室档案管理工作的重要意义

档案管理工作积淀历史的尘埃，流淌着恒久的记忆，是联系过去、现在和未来的信息纽带。既具有当前的、现实的意义，也具有长远的、历史的价值。具体来说：

（一）辅助领导决策

档案管理是管理工作的一部分，做好档案管理工作，有利于充分发挥参谋助手作用，提高领导决策科学化和规范化水平，为各项规章制度的制定、修改提供了参考依据，有利于提高工作效率。

（二）历史真实记忆

档案详细、真实地记录着当时当地发生的历史事件，具有凭证价值和参考利用价值。它是最真实的现实反映者和历史记录者，可以在社会活动中明确双方的责任义务，保护企业与员工的合法利益，减少不必要的纠纷。

（三）传承文化价值

通过档案管理利用，可以探寻历史发展的轨迹和规律，了解国家、单位曾经的辉煌业绩，继承历史文脉和传统精华，不断增强民族凝聚力和文化自豪感，可以塑造企业文化，传承发展历史，提高全体成员凝聚力和向心力。

（四）宝贵教育资源

因为档案记录的是真实案例，是客观存在的现实反映，因此具有说服力和感染力，在单位团建、员工培训时可以用作教材与参考资料，提高培训的效率和效果。

四、当前办公室档案管理工作中存在的问题

提高档案管理的效率和质量，可以为我们想办法、办事情、做决策提供参考价值和借鉴信息。但在实际工作中，由于这样那样问题，档案管理工作效率还有待提高，主要表现在：

（一）重视程度不够

很多单位管理者对档案管理工作重要性认识不够，认为档案管理是业务工作的衍生品和附属品；有的对项目合同、人事档案高度关注，但对文书档案、会计档案比较轻视。在工作人员安排上，很多档案管理工作是办公室人员的附属工作和兼职工作，由于不具备专业水平，知识较为局限，而单位形成的档案涉及方方面面，因此很多档案不能被及时准确有效分类整理，利用查考功能更是不具备，导致档案资料堆积如山，难以发挥价值作用。

（二）管理制度不健全

制度建设是打基础、利长远的工作。要想使档案管理工作高效进行，首先必须要建立健全档案管理制度，严格按照制度管理利用。档案管理制度主要包括档案收集、整理、分类、利用等步骤，需要做好存储介质分类、收集整理规范、保管期限界定、查阅借阅规定等工作。但是在实际工作中，有的单位没有出台档案管理工作的制度和章程，有的出台了也是一纸空文，没有建立专门档案室，没有按照要求进行档案管理，这在一定程度上也影响了档案工作效率提高。

（三）专业素质有待提高

虽然企事业单位逐步开始重视档案管理工作，但是由于档案管理人员业务素质不高，使得办公室档案管理工作难以全面发挥应有价值，主要体现在：一是认识偏差。认为自己从事的是打杂工作，荣誉感和使命感较低，档案管理工作能拖就拖，降低了工作效率。二是知识缺乏。有的档案分类不合理，该保密没有保密，该公开没有公开；有的年龄偏大，不能熟练利用计算机进行操作，这些造成了档案信息无法有效的利用，难以发挥真正价值。

（四）管理手段比较落后

当前信息化办公手段广泛运用于业务工作中，但在档案管理中比较滞后，仍然采用人工管理的传统方式，由于人工容易发生错误，且发现纠正较为困难，在整理过程中容易发生问题。而信息技术拥有高效、准确、便捷的优势，可以对资料进行快速备份和恢复。因此，由于手段落后，耗费了人力物力，但是工作效率不高，也给单位造成了损失。

五、提高办公室档案管理工作效率的有效途径

面对汹涌澎湃的电子文件和与日俱增的海量信息，传统档案管理工作已经不适合新时代办公室工作要求。档案管理者必须转变思路，由传统档案信息资料的守护神进化成为知识提供者及决策咨询者。重点要做好以下工作：

（一）在思想上高度重视

思想是行动的先导，思想到位方能行动迅速。首先要抓住“关键少数”，即全面提高单位领导人员对档案管理工作的认识，把档案管理工作提上议事日程，摈弃“说起来重要、忙起来不要”的错误做法，加强对单位的档案综合管理，做好谋划、实施阶段全过程管理。其次要强化激励机制。强化“主人翁”意识，加强业务考核，适时予以奖惩，增强对档案管理工作的重视程度，激发工作人员的积极性、主动性、创造性，促进工作效率提高。

（二）在业务上强化培训

一方面要做好人力资源工作，强化高素质档案专业人才的招聘和引进，让专业的人干专业的事，省时又省力。另一方面要本着实事求是、分类施策原则，挖掘现有人员潜力，定期开展档案管理人员的教育培训，提高培训的针对性、实用性、有效性。比如对老员工应强化信息自动化方面培训，让其熟练使用电脑操作，提高信息化水平和能力；对于年轻人则应注重夯实基础，传授专业理论知识。同时，要帮助其克服“眼高手低”毛病，防止“一看就懂、一干不会”现象发生，在传授专业理论知识的同时，注意传帮带，以老师傅带小徒弟的形式，使年轻人能够尽快上手、独当一面。

（三）在制度上不断完善

要重视制度建设，发挥用制度管人管事的公平性和长久性。一方面在制度制定和修订过程中要坚持集思广益，对好的措施办法要发扬光大，对错误做法要坚决纠正，对漏洞不足要及时弥补，提高制度建设的针对性、合理性和时效性。另一方面要积极建立档案利用反馈机制，对单位员工在档案利用中反映的问题，安排专人进行及时收集、汇总、整理，并对相应问题提出解决措施，呈报单位管理者，方便在顶层设计上促进档案管理效率提高。

（四）在技术上逐步提升

应该采用双套制管理模式，让实物档案管理和计算机档案管理相辅相成、相得益彰。积极推进档案信息化管理的进程，将档案信息资源利用更加科学化、规范化、便捷化。同时积极运用大数据、云技术等新一代技术手段做好信息资源开发利用，充分进行数据分析和认真研究，找出内在规律性和联系性，进行资料汇编和深度开发，提高档案管理工作在全局工作中的重要性和话语权。

六、结束语

档案管理工作是办公室工作中的重要组成部分，与其他工作开展休戚相关，有着千丝万缕的联系，只有档案管理工作效率不断提高，才能促进办公室其他工作数据利用和信息查找方便快捷，推动办公室整体工作顺利开展和高效运行。因此，档案管理工作使命重大、责无旁贷，应通过在思想上高度重视、在业务上强化培训、在制度上不断完善、在技术上逐步提升等多措并举、多管齐下方式，全力提高档案管理工作效率和水平，才能促进办公室整体工作水涨船高、行稳致远。