高校低值易耗品的管理与思考

□李紫云

一、高校低值易耗品概述

政府会计准则中对于存货的定义是“政府会计主体在开展业务活动及其他活动中为耗用或出售而储存的资产，如材料、产品、包装物和低值易耗品等，以及未达到固定资产标准的用具、装具、动植物等。”低值易耗品被纳入存货进行核算。目前将低值易耗品主要分为材料、易耗品和低值品三类。材料指的是金属、非金属的各种原材料、燃料和试剂等。易耗品指的是玻璃器皿、元件、零配件等。低值品指的是不够固定资产标准又不属于材料范围的用具设备，如低值仪器仪表、工具量具、教科器皿等。

二、高校低值易耗品管理存在的问题

(一)缺乏采购和预算审批流程，容易造成重复购置和关联交易。当前高校的资产管理工作中，没有把低值易耗品纳入采购管理，造成各学院、科研项目自行采购。分散购买导致无人监管采购的合理性和必要性，容易造成重复购置。同时分散采购没有进行充分的市场调查和比对，容易造成关联交易的采购，造成国有资产的流失。另外，在编制预算的过程中，往往针对往年数据进行预算金额的核定，缺乏对低值易耗品预算金额合理性的评价和控制，造成预算的不科学性和不灵活性。由于追求预算资金进度，引发不必要的采购，造成预算资金的浪费。

(二)低值易耗品的出入库管理粗放，缺乏主管部门监管。目前高校部分部门、学院和实验室已进行低值易耗品的库存管理，主要工作是入库和出库的记录，以手工记账为主，耗费时间和人力，同时缺乏专人负责管理和监督；手工账本易丢失、易损坏的特征也给低值易耗品的出入库记录的完整性带来了一定的风险；手工记账的数据无法通过互联网实时发布和共享，领用材料的人无法实时掌握易耗品的库存情况。如此的管理占用科研工作人员、教学人员和行政管理人员的时间，工作效率低下。另外，手工记录导致信息不对称，引发信息无法共享或者信息沟通不及时造成资源浪费。同时，项目或部门自行管理低值易耗品，缺乏相关牵头部门监管，不利于内部控制管理。由于出库管理信息无法共享，导致无法实时掌握库存情况，管理难度和耗费时间增加，不利于工作效率和管理效率的提高。

(三)科研项目结题不结项目，高校盘盈盘亏管理不够完善。当前，高校的科研项目在结项时，仅仅完成结题过程，并无固定的工作机制清理尚未使用完毕的预算资金和尚未使用的易耗品。造成一部分材料的耗费和闲置，进而导致了国有资产的浪费。当前分散的管理也缺乏相关部门牵头进行剩余物资的清点。不完善的内部控制不利于高校成本管理，同时也存在管理漏洞。国有资产管理的主管部门定期进行资产清理，但是缺乏对低值易耗品的清点和盘查。即便清点结果显示有盘盈盘亏的情况，由于缺乏和财务部门的固定工作机制，也不会将相关信息上报给财务部门，进而造成财务账务的缺位，造成财务账和资产账的账账不符，不能如实反映学校的资产情况。

三、优化高校低值易耗品管理的建议和对策

(一)将低值易耗品采购纳入学校采购部门集中管理，加强低值易耗品的预算和采购审批管理。建议高校以国有资产管理主管部门牵头，建立低值易耗品管理信息系统，给予预算主管部门和财务部门以及审计部门权限。第一，实现预算审批、采购审批等功能都能实现线上完成，不仅审核审批要件的完整性、合规性，同时要论证采购的合理性和必要性。实时监控预算和预算执行情况，对于异常数据进行核查，属于重复的预算和采购申请，给予驳回。第二，在信息系统中建立和完善采购信息数据库。设立商家板块，将经常供货的优质商家列入系统，进行公示，一是方便进行选择和询价；二是减少科研人员在市场搜索商家的时间。

(二)利用系统管理低值易耗品，建立出入库专人负责制及定期清查制。由国有资产管理主管部门牵头，各个涉及低值易耗品采购和使用的部门配合，梳理库存情况，分类进行管理。将各低值易耗品编码统一录入低值易耗品信息管理系统，实时更新低值易耗品的出库入库情况，并设定角色，由专人负责，责任落实到人。部门、学院或项目设置审核岗位，线上审核出入库情况的记录情况。资产管理处主管部门定期进行数据核查和实地盘点，完善监控。

低值易耗品领用过程要加强信息管理，实时掌握低值易耗品使用和结存状况。资产管理部门应整合库存信息，进行数据分析和整理，如果存在部门间的库存调度，可以通知相关部门负责协商，有效实现资源整合。如果有盘盈盘亏情况应及时上报资产管理部门，交相关材料至财务处进行账务处理。

(三)保证部门间沟通畅通，加强部门联动，保证结题结项和低值易耗品信息实时同步更新，实现剩余资源的共享。科研主管部门、业务部门、资产管理部门及财务部门应形成联动机制。

1.针对结题不结项的情况，应该由科研主管部门牵头，完善科研立项结项机制。绘制流程图，保证人随物走，责任到人进行物资的管理。同时，财务部门和资产管理部门密切配合，科研项目结题时，课题相关负责人应该同时完成科研课题结题目、清理剩余课题经费以及清理剩余固定资产和低值易耗品。只有这样，才能防止相关人员以科研的名义占用国有资产，防止闲置物资造成的国有资产的浪费。如有科研项目结题的情况，上述涉及部门均应审批相关材料。保证人、财、物的账账、账实相符。如遇结题不结项的情况，应退回相关申请，按流程完成。

2.各低值易耗品使用部门应及时在信息系统更新出入库和领用情况。定期清查或者在项目结束时候进行清点，针对盘亏盘盈的情况及时上报，经审批核实后交国有资产管理主管部门汇总审核，由该部门进行数据汇总，并且将汇总的信息交财务部门及时进行账务处理。对于盘亏的情况，保证实物、资产账目和财务账目一致。对于盘盈的情况，由使用部门提出继续使用盘盈物资的合理性，审核通过后更新相关数据继续使用。如使用部门不具备继续使用低值易耗品的合理性和必要性，由资产主管部门负责资源的调配，在低值易耗品信息系统实时发布盘盈低值易耗品信息，由需要该批低值易耗品的部门申报认领和使用，实现闲置资源继续使用。

四、结语

自2019年1月1日起，各高校开始实施新会计制度，对低值易耗品的管理和核算有了更高的要求。低值易耗品的清点和盘查，是摸清各个高校“家底”不可或缺的一环。同时，低值易耗品属于资产管理的一部分，也是各个高校加强内部控制建设中不可或缺的环节。如果对低值易耗品管理不善，将会增加学校的管理风险和廉政风险。另外，只有管理好低值易耗品，实时在账务上体现低值易耗品的增减变动，才能保证高校成本核算的准确性和科学性。

但是需要注意的是，低值易耗品的管理也不是一件容易的事情，不仅要建立完善的制度保证工作的顺利进展，还要充分利用信息系统辅助管理，简化工作流程，提高工作效率。更重要的是，这项管理工作不仅是使用部门的职责，也需要学校各个相关部门形成合力，建立合理的管理制度，才能真正做到低值易耗品合理高效的管理。