档案标准化管理探索

2019-03-19鞠小薇

产业与科技论坛 2019年4期

□鞠小薇

随着科技的发展，标准化已成为各行业追捧的对象。在组织开展档案管理工作的过程中，通过实施标准化，可以大大提高档案管理工作的整体水平和档案管理的工作效率，进而在一定程度上推动档案管理工作的可持续发展。基于此，需要对档案实施标准化管理，从根本上有效解决档案管理工作中存在的各类问题。

一、档案标准化管理的特征

(一)完整性与配套性。从某种意义上说，对档案实施标准化管理就是将有关档案管理的标准汇总在一起，形成具有一定内在联系的、完整的档案管理标准，同时，各项管理标准之间可以互相补充、互相影响。在组织开展档案管理工作的过程中，通过制定、实施详细的管理标准(与档案管理工作相互匹配的标准)，可以有效推动档案管理工作的持续发展，否则档案管理工作就会受到不同程度的影响，比如，在对档案实施标准化检索时，如果档案著录规范、标识符号、目录组织等缺乏规范化、标准化，那么档案标准检索工作就无法进行，从而影响档案的正常使用。所以说，档案管理的标准就是相互统一、相互配合。

(二)协调性与联系性。在对档案实施标准化管理时，需要综合分析档案管理标准与其他管理标准之间的联系，确保各管理标准之间相互衔接与协调发展，比如，在开展档案检索工作时，需要“分类号”与“档案号”在深度方面保持一致。当档案管理标准与其他管理标准相互衔接时，需要保持协调性，例如，档案与情报、图书等管理标准之间需要建立相应的联系。

(三)合适的比例。在建立档案管理标准时，需要对档案所属单位的实际情况、业务特征以及档案管理工作的核心等因素进行综合分析，对档案的类型、数量进行科学划分，确保档案管理的全覆盖，所以，需要各类档案管理制度在档案管理体系中占有合适的比例，避免出现档案管理的真空，影响档案的正常使用，进而丧失档案的价值。

二、档案标准化管理存在的问题

(一)混淆了标准和法规的适用条件。在组织开展档案管理工作的过程中，普遍存在混淆标准和法规适用条件的现象。与其他行业相比，档案的行政指导普遍具有经常性、非强制性、普遍性的特点，这种特点决定了各单位在开展档案工作时，都采用集中统一、分级管理的方式，这些在一定程度上促进了行业标准的推广和实施，使得档案管理的标准化工作受到众多单位的重视。对于覆盖面比较广的标准来说，一方面可以提高并强化档案管理人员的标准化意识，加快档案管理的标准化进程，另一方面一些档案管理人员在使用标准时，混淆标准和法律法规的适用条件，赋予行业标准强制性约束，在这种情况下，一旦发布行业标准，就会出现强制执行行业标准的错误认识。

(二)档案管理认识水平偏低。在我国，受计划经济体制的影响和制约，一些事业单位和大型企业单位(私营企业一般不涉及档案管理这项工作)将工作重点集中在较为实际的工作中，普遍忽视了档案管理工作。在这种情况下，档案管理工作就会被边缘化，引发这种问题的原因主要是企事业单位普遍对档案这项基础性管理工作认识和重视不够，在他们的意识形态中，普遍认为档案管理工作不能显示自己的业绩，不能产生任何实际的利益，致使档案管理工作没有被重视和认可。另外，在进行业绩考核时，考核者一般不会考核档案管理工作，这种行为无形中打击了档案管理人员的积极性和主动性，使得档案管理人员在管理档案时，存在应付了事的问题，主要表现为填写档案不认真、字迹潦草、内容简单等，进而在一定程度上大大降低了档案的价值，使得档案资料丧失原有的使用价值，也就无法为实际工作带来帮助。

三、档案标准化管理的具体措施

(一)对档案标准化管理进行大力宣传。对于事业单位或大型企业单位的领导来说，在日常工作中，需要高度重视档案管理工作，充分认识档案资源的重要性，选择责任心强、能力强、做事认真的员工负责档案管理工作。同时，对档案标准化管理进行大力宣传，尤其在编制档案行业标准以及颁布档案管理标准化规定时，相应的档案管理部门可以发布规范性文件或者组织档案管理人员进行档案管理标准化知识培训，以此帮助档案管理人员学习档案标准化管理的主要原则以及法规编修等，进一步提高档案标准化管理的质量，规避档案标准化管理中经常出现的问题。

(二)对档案标准化管理实行全方位监管。在对档案实施标准化管理后，需要对档案管理工作进行有效的监督，及时发现与其他法规、行业标准相互冲突的地方，通过不断调整，进一步完善档案标准化管理。同时在监管方式上，一方面档案管理部门可以成立监管小组对档案管理工作进行监管，另一方面可以借助微博、微信公众号等现代化的媒体方式吸引第三方(社会组织、个人等)参与到档案标准化管理监管中，以此推动档案管理的标准化。

(三)规范著录工作。随着科技的不断发展，计算机得以广泛使用，著录工作作为档案管理的一项重要工作，通过实行计算机管理，可以有效提高著录工作的可靠性。因此，档案管理部门需要按照《档案著录规则》的相关要求，对自身的著录行为进行规范化管理。在实际工作中，由于档案管理部门之间存在一定的差异性，所以档案管理部门需要结合自身的实际情况，充分利用计算机技术，同时制定出完善的著录规则，确保档案管理的标准化。

(四)统一分类号。利用计算机检索档案资料时，通常情况是根据档案的分类号进行检索，所以，分类号制作质量直接影响计算机检索结果和检索效率。为了提高检索效率，需要档案管理人员在开展分类工作时，要严格遵守《中国档案分类法》的相关规定，同时，还要根据各地的实际情况划分分类号，以此提高档案的可利用价值。另外，在开展分类工作时，重点关注分类的审查，坚决杜绝不合理的分类，并且要组织档案管理人员进行培训，通过统一认识、统一标准，最大限度做到前后标引的一致性，同类文件标引的一致性，实现档案管理的标准化。

(五)建立档案管理人才队伍。档案标准化管理的过程较为复杂，这是因为在这一过程中涉及制定标准、宣传标准、实施后的评价以及反馈检查等环节，这些环节相互联系、相互影响，并且需要档案管理人员积极参与来推动档案标准化管理工作。为了不断提高档案管理的工作效率和管理质量，需要建立档案管理人才队伍，提高档案管理人员的综合素质。一是档案管理人才队伍年轻化，选用年轻的档案管理人员，为他们提供良好的工作环境和发展空间，激发他们工作的积极性，增强归属感。二是针对档案管理人员进行专业知识、专业技能培训，帮助档案管理人员不断完善档案管理专业知识，同时丰富他们的计算机网络知识、法律知识等。此外，组织档案管理人员外派学习，例如经常参加研讨会，加强档案管理人员和外界之间的学习和交流，拓宽档案管理人员的工作视野，鼓励档案管理人员勇于创新。三是完善考核管理制度和奖惩制度，通过考核档案管理人员的工作内容，并将考核结果与绩效挂钩，借助相应的奖惩制度，对档案管理人员的工作结果进行奖惩，以此强化档案管理人员的责任意识。