试谈如何做好新时期人事档案的收集归档工作

黄素芳

摘 要：人事档案的收集归档工作是政府档案管理部门工作的核心。根据相关法律法规，将分散的人事材料进行收集和整理，是实现档案管理的有效机制。进入新时期以来，尽管信息技术给工作带来了很大的便利，但是新时期人口流动大，人事变动频繁，加上事业单位对人事档案管理工作的不重视，档案收集工作变得复杂且困难。对于新时期存在的各种问题，一些政府档案管理部门不加以重视，仍然固守传统的档案管理模式，不及时对人事档案收集归档方式进行更新，导致人事档案的收集归档工作变得越来越被动。本文笔者主要站在事业单位的角度，从人事档案收集管理的必要性、收集归档工作存在的问题和工作新思路等方面进行了分析和探讨。

关键词：新时期；人事档案；收集归档

新时期以来，大部分事业单位人事档案工作都开始实行数字化管理，这就使人事档案更加规范化，人事管理工作也变得更加便捷，但由于受到各种条件的制约和影响，人事档案的收集管理工作仍然存在一些问题，要实现人事档案收集管理工作质量的提升，必须着力解决现存问题，加强人事档案管理工作的规范化管理，重视并加大对人事档案管理队伍建设的投入，建立完善的人事档案收集归档机制，不断地学习新理论和新技术，这样才能在解决旧问题的基础上处理好新产生的问题，使新时期人事档案的收集归档工作在事业单位的发展过程中发挥出应有的价值。

1 人事档案收集管理的必要性

人事档案的收集管理是人事档案管理中的一个必不可少的环节。完整的人事档案全面地记载了个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现等信息。此外，人事档案是人才选拔与任用的重要依据，掌握人员的重要信息，是事业单位吸纳人才的重要渠道，也是事业单位获得发展的重要保障。进行人事档案的规范化管理，提升人事档案管理水平，是事业单位工作中不可忽略的一个重要部分。

在当今高速发展的信息时代里，人才对各个单位的重要性是不言而喻的，人事档案收集归档可在很大程度上保证人才利用的高效性，方便各阶层人才的调度和选拔，对事业单位人才的开发和有效利用具有一定助推作用，从而为事业单位的发展提供坚实的保障。

2 事业单位人事档案收集归档工作存在的问题

2.1 事业单位对人事档案的收集归档工作不够重视

人事档案属于单位的内部资料，其价值的潜在性往往使其受到忽略。人事档案归档相对于其它工作来说操作比较简单，部分领导干部认为人事档案的收集归档并不重要，只需稍微记录保存一下就可以了，对整个事业单位的作用影响不大，而且这项工作不能直接给单位带来经济收益。因此，事业单位的领导往往忽略了人事档案的收集和归档工作的重要性，对人事档案管理工作投入甚少。领导的不重视导致了员工的散漫以及制度的不完善，并进而致使人事档案的不完整和严重破损，甚至丢失等一系列问题。人事档案的收集归档工作长期处于被动状态，收集归档工作中的问题也長期被滞留，这就造成人事档案无法高效地为事业单位服务，难以发挥出它应有的作用，此外，事业单位对这些问题的忽略及不重视，也进一步加剧了人事档案收集归档工作问题的严重性，大大阻碍了人事档案管理工作的顺利进行。

2.2 人事档案管理缺乏人才队伍建设

由于上层领导对这项工作的误解，认为人事档案管理工作只是一项简单的文字记录工作。因此对人事档案管理人员的要求也不高，在管理人员的聘用上降低了标准，这导致了档案管理工作人员的责任感和专业性都不强，对人事档案工作流程不熟悉，为贪图方便随意简化流程，工作中出现很多的失误也得不到正确的处理，进而直接影响到人事档案的收集归档质量。等到要用的时候才急急忙忙从一堆废纸里面找出来，这极大地降低了工作的效率，同时可能导致其它工作不能顺利进行。由于领导对这项工作的不重视，工作人员的薪资相对较低，导致了人才的大量流失以及人才招纳困难度的提升。而人事档案管理工作人员的流动，也给人事档案收集归档工作增加了难度，在频繁的材料交接中，很难避免资料的丢失[1]。只有具备一个专业的人才队伍，才能使工作高效地运转，同时避免工作中出现失误而导致工作无法正常有序地进行。

2.3 没有健全的人事档案收集归档制度

由于不具备健全的人事档案收集归档制度，导致人事档案收集管理工作不严谨，收集内容不全面，收集归档手续不完善，进而直接影响了人事档案收集管理工作的质量。此外，人事档案收集归档制度的不健全，还会导致人事档案出现不完整或者丢失等问题，使人事档案无法反映单位的人事状况，不能充分发挥出其作用，最终致使人事档案的服务价值显著降低。因此，事业单位应该把建立一个完善的人事档案收集归档制度当作工作重点之一，规范人事档案管理，使人事档案收集管理工作健康有序地进行。

3 人事档案收集归档工作新思路

3.1 充分重视人事档案管理工作

事业单位要充分认识到人事档案管理工作的重要性，给予工作人员一定的关心和关注，建立完善的奖惩制度并全面实施，以激发人事档案收集归档人员的工作热情，提高人事档案收集归档的工作效率和质量。此外，在日常工作中应当向相关工作人员强调其工作的重要性，并建立专门的监督机制，安排足够的人员不定期检查人事资料以保证资料的齐全。

3.2 提升人事档案管理工作人员的专业素养

随着新时期的到来，人事档案收集归档工作对工作人员的要求越来越高。提升工作人员的专业素养与业务能力是人事档案收集归档工作的重点。事业单位应要求工作人员参与专业培训，提升工作人员的知识水平和业务能力。适时组织工作人员学习新技术新知识，掌握先进的人事档案管理方法，从而提升工作人员的工作能力和工作效率。

3.3 健全人事档案管理制度

人事档案管理工作繁杂琐碎，做好人事档案收集归档工作，需要建立健全人事档案收集归档制度，让人事档案收集归档工作有章可循。制定人事档案管理制度，需要从实际出发，完善收集归档工作的流程和手续，了解自身的信息需求，排除不重要的或虚假的信息，加强人事档案的收集、鉴别归档工作，使人事档案更精简、更准确、更完整，且具备更高的实用性。完善的人事档案管理制度应该包括：1）人员的管理：主要涉及到行为规范、监督制度、奖惩制度、人员职责、人员招聘要求；2）人事档案的管理：主要涉及到交接手续、保存方式和要求、分类方法、审查制度、借阅制度；3）手续和流程：主要涉及到收集办法、收集手续、归档标准[2]。俗话说：没有规矩则不能成方圆，只有具备完善的管理制度，才能保证工作的有序进行，并实现工作效率和质量的提升。

3.4 加强人事档案管理的现代信息化建设

在这个数字化的时代，大部分事业单位已经实现了数字化管理，手工操作的人事档案收集归档不但需要耗费工作人员大量的时间，而且信息更新慢，工作效率和工作质量都得不到保证，已经不适合人们快节奏的生活。加强人事档案管理的现代信息化建设，合理地利用信息资源，进行资源的有效整合，才能更大限度地利用资源，充分发挥资源的作用[3]。

4 结语

人事档案收集归档工作的目的是为事业单位服务、为经济建设服务，充分开发和利用人事档案是人事档案收集归档工作的生命所在。现阶段的人事档案的收集归档工作存在一定的局限性，有着管理不当、缺乏专业性人才以及相关制度等不良问题。本文提出人事档案收集归档工作新思路，对做好新时期人事档案的收集归档工作进行探讨。新形势要求人事档案管理工作人员要对工作负责，不断学习新的人事档案收集归档理论知识和专业技能，事业单位要不断加强人事档案管理人才队伍建设，注重对人事档案收集归档工作的监督，不断更新观念，在实践中进一步探索，开创新的局面，这样才能在新形势下求发展。

参考文献

[1]董艳艳.关于加强事业单位人事档案收集归档工作的思考[J].黑龙江档案，2017（02）：82.

[2]朱金刚.关于加强事业单位人事档案收集归档工作的思考[J].魅力中国，2017，（35）：94.

[3]张文丽.探讨基于事业单位的人事档案收集问题[J].建材与装饰，2017，（27）：177-178.