探讨新时期如何做好企业档案管理工作

陈艳君

摘 要：随着市场经济的深入发展，企业愈发重视自身的档案管理工作，我国企业档案管理的模式也愈发科学化和现代化。本文对企业档案的内涵及其重要作用进行了分析，对我国企业档案管理的未来发展趋势进行了论述，然后立足于目前我国企业档案管理中存在的问题和漏洞，探讨了新时期做好企业档案管理工作的对策和路径。希望本文的论述能够切实为企业档案管理水平的提高做出贡献，从而促进企业管理水平的整体提升。

关键词：企业档案管理；内涵；趋势；问题；对策

在企业的日常运营以及不断发展当中，会积累下大量的活动资料以及人事资料，对这些资料进行的收集、整理和保存，就构成了企业档案管理的初始形态。近年来，社会的不断进步以及市场经济的深入发展，对企业管理水平和管理模式提出了更高的要求，而作为企业管理中的重要一环，档案管理水平的高低，已经与企业的经营管理能力直接挂钩。为此，只有正确认识企业档案的内涵和作用，不断更新理念，创新手段，才能保证企业档案管理的现代化，才能使档案管理真正发挥其在促进企业发展中的作用。

1 企业档案的内涵及其重要作用

企业档案，是企业在日常运营的过程当中，积累下来的各种信息资料的总称。在这些档案资料里面，保存着企业从建立之初到现今的各种关于人事变动、企业决策、业务文件等的内容，它是随企业运营工作的变化而不断变化的，也是对企业发展过程的完整记录，它能够有效地反映出企业在某一个阶段的运营理念以及具体活动，因此是关于企业发展历史的真正反映，也是企业资产的重要组成。

在企业的发展当中，企业档案具有重要的作用。首先，档案可以有效保护企业的合法权益。在企业做大做强的过程当中，创新是所有发展的核心动力，企业在不断创新的过程当中，会取得关于自身经营认可的各种外授权利，比如专利权、商标权、著作权等等，这些无形的知识产权，是企业的重要资产，对这些产权的相关形成文件进行的高质量保存，使得企业在面对纠纷时，能够提供充分的有利于自身的资料，从而使企业在市场竞争中立于不败。其次，企业档案是企业文化的重要反映。随着经济管理理念的更新，更多的企业开始重视企业文化在支撑自身发展中的重要作用，并积极利用多种手段营造良好的企业文化。企业档案保留了企业筚路蓝缕的创业艰辛，对这些档案进行整理和展示，能够使企业员工树立起对于企业精神的更高的认同感，从而将合作精神、拼搏精神、创新精神等企业发展中的必备要素，有效地传达到每一位工作人员身上，促使企业核心竞争力的提高。第三，企业档案是企业共享精神实现的重要渠道。在提倡“共享经济”的今天，任何一个企业都不可能闭门搞建设，只有深刻关注行业变动，并及时进行行业内外的沟通，才能帮助企业永葆活力。企业档案作为企业经营中的重要资料，可以在知识和理念的共享过程当中实现價值的发挥，从而成为企业可持续发展的重要渠道。

2 我国企业档案管理的未来趋势

笔者认为，从企业的长远发展角度而言，企业档案管理工作的标准化、信息化和系统化是其必然趋势。首先，档案标准化，是指企业档案从记录、收集、整理到归档、入库等所有的环节，都必须有标准的流程进行支撑，档案中各类标识、代码、术语的使用都要统一；而档案的信息化则是指在计算机技术、网络技术不断发展的背景下，企业应加快电子档案的建立工作，并通过合理的搜索形式和搜索权限的设定，使企业档案的保管和利用更加地方便和安全；系统化则是指企业的档案管理应该形成一个完整的体系，应使企业中的各个不同部门都参与到企业档案管理工作中来，做好自身范围内的配合工作，从而确保企业档案的真实和完整。

3 目前我国企业档案管理中存在的问题分析

3.1 企业没有认识到档案管理的重要作用，导致了目前我国企业档案管理水平明显落后

在以往我国企业的发展过程当中，重经营而轻管理的现象普遍存在，档案管理作为企业管理中“并不起眼”的一环，很多企业会自动忽略其价值，这种重视程度的不足，直接导致了目前我国企业档案的管理制度普遍不完善，工作完成情况的评价体系不够合理；此外，一些企业没有认识到档案管理的系统性和全局性，因此只将档案管理的工作外包给专门的档案管理机构，造成了企业档案的遗漏以及丢失等问题。

3.2 企业档案管理手段长时间不更新，导致档案的现实价值不高

思想上的不重视，导致我国企业档案管理的手段长期以来都较为落后，一方面表现为档案管理信息化的不足，电子档案的建立和完善起步晚且水平不高；另一方面表现为企业档案的利用程度不足，不论是在对外交流还是对内培训方面都没有发挥出应用的价值。

3.3 企业档案管理人才缺乏，现有档案管理人员的整体素质不高

我国企业对于档案管理的投入严重不足，档案管理过程当中，经常会出现档案管理人员专业性差、工作责任心不强，或者年龄较大，不能适应现代的办公方式的问题。此外，企业对于档案室的硬件设施配备也较为落后，档案室计算机大多是从一线部门撤换下来的“二手货”，档案室基础设施不完善等问题广泛存在。

4 新时期做好企业档案管理工作的对策分析

4.1 在思想上对档案管理工作提起高度重视，并加大对于档案管理的各项投入

企业应该高度重视档案管理工作，明确档案管理在企业发展中的重要地位，不断完善档案管理的相关制度，以此为档案管理工作提供明确的规范和管理手段。另外，要加大对于档案管理工作的各项投入，从人才配备上，要加强专业的档案管理人员的储备和培养，不断提高档案工作人员的责任意识和奉献意识，从而促进档案管理水平的提升；从资金投入上，要加大对于档案管理工作的财力支持，做好档案室的基础设施建设，不论是扫描仪、复印机、存储器等硬件设施的配备还是用于信息处理的各类软件和程序，都要支持到位；另外，为了促进档案的信息化建设，以实现信息的有效共享，企业还应加快做好档案的标准化、规范化建设工作，着力建立全公司“一条龙”的档案收集体系，实现企业各个部门工作的无缝对接，促进互联互通的档案管理体系的形成，从而确保企业档案的完整性和安全性，实现档案的最大价值发挥。

4.2 进一步完善专门的档案管理制度，并不断创新企业档案管理考核手段

要进一步完善企业档案管理制度，并做好法律法规和档案意识的培训，从而促使工作人员能够恪守工作底线，有效保障档案的安全；要从制度层面上，做好相关规范的建立，要明确工作责任并做好工作检查和考核，综合利用抽查、普查、自查、互查等多种方式，确保档案工作的健康发展。

4.3 推进企业档案管理体系改革，不断推动企业档案管理的信息化和现代化

在信息时代，我们享受科技带来的便利的同时，也必须面对科技给我们带来的潜在风险。为此，企业档案管理部门应该进一步深化档案管理体系改革，在推动档案电子化、信息化、现代化的基础上，利用最先进的档案加密技术以及防电磁辐射泄露技术、防改写技术等，确保电子档案的完整和真实。此外，企业要进一步深挖档案的潜在价值，树立现代化的档案意识，根据档案的实际内容，做好档案保密层级的划定和不涉密档案的开放、共享工作，从而不断提升档案的服务职能，使档案能够更好地为企业的长远发展服务。

5 结语

在不断变化的社会形势之下，提升档案的管理水平业已成为打造企业文化、提升企业竞争力的必然途径。为此，企业一定要正确认识档案的作用和价值，认清档案工作的未来发展需求和趋势，从而不断改革企业档案管理工作体制，促进企业的高效、有序发展。

参考文献

[1]范海斌.企业档案管理现状分析与对策研究[J].企业文化（中旬刊），2018，（7）：146-147.

[2]张宏.企业档案管理的网络信息化及开发利用分析[J].卷宗，2018，（23）：81.