浅谈机关事业单位档案管理的问题与措施

丛宗地

摘 要：档案属于机关事业单位非常关键的资源，在单位管理工作中处于举足轻重的地位，尽管机关事业单位档案管理工作在逐渐进步，然而其中依旧面临一系列的问题，对该项工作的顺利进行产生阻碍。本文阐述了机关事业单位档案管理内涵，阐明了档案管理工作的重要性，指出机关事业单位档案管理工作现状，在此基础上，对该项工作的发展动向进行了展望。

关键词：机关事业单位；档案管理；问题；措施

近年来，我国经济社会取得了很大的进展，各个领域出现了一系列不同的问题，尤其值得注意的是各种档案信息的管理过程中面临很大的困难，过去的纸质文档已无法有效迎合当前信息化发展的需要，怎样将过去的管理方式和思想彻底更新是一个非常重要的课题。事业单位档案管理属于十分复杂的工作，然而该项工作却具有非常重要的作用。鉴于此，本文阐述了机关事业单位档案管理内涵，阐明了档案管理工作的重要性，指出机关事业单位档案管理工作现状，在此基础上，阐明了该项工作的发展趋势。

1 机关事业单位档案管理工作存在的主要问题

1）档案管理工作者具有相对较低的受教育程度，同时具有相对较低的专业素质。一些工作者的文化素养与专业水平严重缺乏，同时，一些负责档案管理工作的职工均没有专业背景，基本上是从其他科室借调或者兼职的事业编人员，所以，他们往往没有足够的专业观念，这样就使得许多原本应当做好的工作未得到尽快的落实，最终导致许多关键信息资料发生缺失。

2）我国各个地区在开展该项工作的过程中仍然存在总体不平衡的问题，不同对其具有非常大的差异，管理水平参差不齐，通常情况下，经济水平相对较好的地区的机关是相对较好的，而经济状况较差的地区则往往具有较差的档案管理水平，往往没有配备齐全先进的设备，主要还是使用人工的模式来开展该项工作，根本没有应用信息技术手段来进行档案管理工作。

3）目前，大多数的机关单位的档案管理仍旧使用传统的管理模式，档案的媒介也以纸质为主，档案数字化和信息化程度低。一直以来，纸质档案是档案管理的主要模式，同时纸质档案在档案史的發展中起到了非常重要的记录、凭证作用，但在信息化和数字化的现代社会，纸质档案的发展因其归档工作量大、保管条件严苛、易丢失、难携带以及查档难等问题，开始逐渐被电子档案代替，因此，目前的档案管理模式出现逐渐由纸质档案向电子档案的转变趋势。电子档案管理模式才是与历史发展相符合的有效管理模式。

2 新时期提高机关单位档案管理水平的措施

2.1 提高档案管理的信息化和数字化水平

随着信息科技的发展，档案管理工作也要跟上时代的脚步，提高档案的数字化和信息化的水平进行与时俱进、创新发展。充分认识到纸质档案的弊端，提高保护数字化档案的能力，加大硬件设施的投入，建设数字化管理的平台，加强数字化工作的保密和安全防护工作，实现档案的数字共享。在21世纪科学技术日新月异的今天，原有的档案管理模式在许多方面已经不能适应当前的档案信息化建设。这就需要领导更新观念，提高对档案工作的思想认识；调整档案管理模式，使管理模式从单纯的纸质收集、整理、利用的管理，逐步过渡到计算机网络化管理方式中来，充分发挥档案在单位信息化建设和领导科学决策中的作用。

2.2 提高档案管理意识

首先要提升单位领导对档案管理的意识，强调档案部门的重要性；其次，要提升档案管理员的管理意识，使单位能够意识到自身工作的重要性，从而促进机关档案事业的发展。为档案管理工作建立专门的科室，引进先进的档案管理设备。近年来，我国的科学技术和计算机技术、互联网越来越发达，机关单位的档案管理也不断实现了电子信息化。我国的计算机技术不断的发展，因此在档案管理在实现信息化以后，更要不断的对档案管理的软件和设备进行更新，并建立更加健全和完善的电子化信息管理系统。

2.3 加强档案管理人员的专业素质建设

目前我国很多机关单位都实现了电子化的档案管理，这对档案管理人员的专业水平就提出了更高的要求，需要管理人员具备较高的知识层次、先进的意识、足够的计算机水平，和学习新技术的能力。因为电子化的档案管理不同于一般的电脑操作，更需要管理人员具备信息处理的技术，只有这样，才能充分的利用机关单位引进的科学化的档案管理设备，更好的实现档案信息电子化。新时期的机关单位的档案管理要求有一支专业素质高、业务精的队伍，因此应按要求组成专业化的队伍是最基本的一项工作。其次，单位要提供培训机会、定期组织管理专家进行系统化培训，提高管理人员的专业素质。

2.4 提高重视度

由于档案管理工作在机关单位中有着重要的作用，所以对人才的要求就比较高，对人员之间的协调能力也有一定的要求。所以在工作过程中，可以成立相关的档案管理小组，并由主要领导担任组长一职。建立档案管理体系时，需要结合机关单位的实际情况，让制度的内容更有针对性，且在实施的过程中具有操作性。此外，对于相关的人员需要定期进行培养，档案管理工作并不是一成不变的，而是随着企业的发展逐渐产生新的作用，因此员工需要对自身的专业能力进行提升，并更好的使用档案管理工作的发展，随着档案工作的发展，所需要的资金也会有些提高，因此机关单位要重视资金的支持，保证档案工作可以更好的进行。

2.5 细化归档范围

对于机关单位而言，由于涉及的活动较多，所以对于有价值的资料都应该归纳于档案中，提高档案资料的完整性和准确性，并为单位提供更好的服务。但是在对档案资料进行丰富的过程中，不能只重视数量，而要对档案质量进行提升。那么，在归纳时就必须按照相关的规定进行，确保档案资料的有效性和科学性。

3 结束语

机关单位的档案管理工作关系到政治的发展历程，关系到过去、现在和将来，对国家的发展有着重要的作用。因此，在我国政治体制改革深入推进的当下和信息科技的不断发展，新时期的机关单位档案管理必须认清要求紧跟时代步伐。对于机关单位而言，档案管理工作是单位水平的一种体现，也是对自身情况进行审核的有效资源，并保证单位发展可以更加稳定。虽然我国档案管理水平已经得到了发展，但是和其他管理制度相比仍然存在一定的差距，因此提高档案管理水平就成为机关单位的首要任务。本文提到一些机关单位在档案管理中存在的问题，最后针对问题提出相关的措施，认为在建设和实施档案管理工作的过程中，应该对其进行正确的认识，并加强相关的人员的责任心，以达到管理水平的提高，并进一步促进档案管理工作的发展。

参考文献

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