物资档案规范化管理

李延哲

摘 要：物资标准化管理在企业管理中有着重要的地位。加强物资标准化管理工作在提高企业物资管理水平方面有着重要的意义和作用。通过建立物资信息管理体系有效收集情报、优化进货，做好物资库存统计，合理储备；物资管理数据化，同时对数据准确、及时进行分析；物资管理网络化的手段，能够有效加强物资管理标准化，提高物资管理水平。据此，本文对物资档案规范化管理作了简要论述，对物资档案管理的基础工作和电子化工作方向简要介绍，希望对相关工作者有所帮助。

关键词：物资档案；规范化；管理

1 前言

档案是企业各部门在经营管理、科学研究、物资采购等各项职能活动中形成的重要信息资源，包含各种具有参考依据和归档保存的文字、图表等材料。档案管理对企业经营发展有着重要的作用，其中物资采购等业务流转过程所形成的档案信息资源，经过合理的开发利用，能够有效发挥档案信息资源的作用，提高利用效率，对企业物资管理体系向科学化、规范化发展提供有力保障。企业物资标准化管理是以实现物资有效供应为方针目标的，是围绕企业物资部门进行的，要求在物资管理部门责任人的领导和组织下协调企业物资部门的全体工作人员对物资供应及物资管理活动进行规范化、程序化、科学化和文明化的工作方法。在全球化、信息化、网络化等新形势的冲击下，企业档案资源的开发利用逐渐体现其价值和地位，理论研究及业务实践取得了一定成绩，本文结合文献资料对当前物资档案管理做出总结。

2 建立物资信息管理体系

2.1 收集情报、优化进货

现在社会网络发达，物流健全，要充分利用这些现代化高科技手段，充分利用互联网即时、快速的优势，及时掌握电力设备和材料的性能，对价格走势以及行业情况进行深入了解，及时了解市场信息以及供求情况，对各种设备和材料的供应商有总体了解，对材料和设备的性能充分掌握，及时了解物资信息，优化进货渠道

2.2 做好物资库存统计，合理储备

物资库存是为了保障生产的及时、正常进行的工作，要保证企业生产和经营活动正常进行所需，同时又要最低的库存数量，以保证资金的健康运转、避免不必要的浪费。作为地矿企业，要经常分析影响库存量的各种因素，及时分析供求变动情况，特别是针对不同物资，要采用适当的方法来查定和调整合理库存量标准。及时掌握库存量的动态变化，相应做出调整，适当控制设备、物资的库存量及时掌握库存量动态，对于库存量不足的物资、设备，适时、适量地订购，对于超过合理库存量标准的物资及设备，及时采取措施处理超储积压，力争做到库存合理。

2.3 掌握现代物流技术，提高效率，降低费用

现代物流技术是将信息、运输、仓储、库存、装卸搬运以及包装等物流活动综合起来的一种新型的集成式管理，通过现代物流技术能够有效提高物流质量、减少物流时间、降低物流成本。充分利用现代物流技术可以以最经济的费用，按照需要将物资从供给地向需求地安全、快速、高效的进行转移。它主要包括运输、储存、加工、包装、装卸、配送和信息处理等活动。通过学习并掌握现代物流管理技术，及时用于工作实践，可以有效提高效率并降低物流费用。

3 规范化物资管理基础工作

3.1 物资管理数据化

地矿企业所涉及的物资种类繁多，规格多样，要将这些情况直观的展现，数据化管理是最好的手段。数据化管理可以将物资管理中的基本状况，通过详实的数据直观地展现，通过分析，可以明确物资库存等基本状况，及时发现问题，及时、准确的做出相应的决策，促进科学的进行物资管理，有针对性进行采买及计划。数据化管理是物资标准化管理的基础，要严格按照物资管理标准化要求，对基础工作进行表格化、图表化、数据化。

3.2 数据准确，及时分析

为保证企业物资管理的正常、科学、合理的运行，要对统计数据准确、及时进行统计，通过统计的物资数据正确把握和分析物资管理运行态势，作出符合客观实际的结论或推断，提出有助于管理的对策和建议，促进企业物资管理的健康发展。各种报表数据准确，传递及时，分析有理有据。

3.3 资料装订成册，建立信息档案库

每年企业都会有大量的物资流动，产生巨大的资料信息，这些信息、资料可以了解历史信息，了解过往物资需求情况，能够有效把握价格动态等，对于这些资料要进行装订成册，妥善保管，同时建立相应的信息库。信息库可以存储大量的数据、信息文档，是系统分析员，系统设计人员以及系统构造人员保存与一个或者多个系统或项目有关的文档、知识和产品的资料库。作为企业资料管理信息库，可以为单个项目建立一个信息库，也可以让所有项目和系统共享一个信息库。

4 物资管理网络化

4.1 探索电商模式下物资档案管理方法

随着现阶段电子商务及物联网的蓬勃发展，在不久的将来，企业的传统物资采购模式势必受到相应的冲击，运用电子商务进行物资采购、逐步使物资采购工作向网络化迈进，将成为未来企业物资采购部门探索和思考的关键。同时，这种全新的采购模式还将产生新型载体的档案，这些电子档案的保存与传统的纸质档案存在着多方面的区别，如何保证电子档案的真实性、可靠性、长期性，使电子档案安全有效，同样具备纸质档案的参考价值和使用价值，也将是物资采购部门档案管理工作的重点之一。

4.2 物资档案的微机化和网络化管理

地矿企业的物资档案需要进行转达及交流，而物资档案的微机化、网络化管理可以大大提高交換、存储、使用效率，加快档案交流速度，提高数据处理质量。档案微机化、信息化管理的实质就是数字化、网络化，是利用电子计算机技术，将大量的物资、设备档案信息用数字来表达、存贮，再通过网络来进行传输、交流，以便实现物资档案资源的高度共享。物资档案信息微机化、网络化建设是现代物资档案管理工作的必由之路，是加速物资档案管理现代化的必然要求。

4.3 引入全面质量管理理念

全面质量管理作为工业企业的管理方法之一，同样可借鉴使用于档案管理工作中，以提高档案立卷工作质量。全面质量管理的“一切为用户服务”、“一切以预防为主”、“一切用数据说话”的三个观点，也可适用于物资档案管理工作。为用户服务既满足物资管理部门员工的档案使用需求；而预防为主指要对与档案质量有关的各方面因素进行有效控制，在质量问题发生之前就对源头进行把控；通过用数据进行统计，能够更实事求是的反映问题、分析问题、解决问题，使档案管理更为科学。因此，在档案管理中引入全面质量管理的概念，既依靠了科学的理论方法，又使档案管理全过程质量受控。

5 结语

在地矿系统物资管理中，实现物资标准化管理有着重要的实际意义。物资标准化管理的实施能够化繁为简，节省成本，减少问题。同时，物资标准化管理也是企业实现标准化管理的基础，可以有效提高企业的竞争力，使得企业在日趋激烈的竞争中保持领先地位。

参考文献

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