中小学档案规范化管理实践分析

杨顺花

摘 要：中小学档案如实反映了中小学的各方面情况和各历史时期的工作活动，中小学档案规范化管理水平对于中小学的活动和沿革有重要的意义，高度重视档案管理工作，保证档案资料的完整性和真实性，从而更好的为学校的教育教学工作作出贡献。

关键词：中小学；档案管理；规范化

中小学档案主要包括文字、声音、图像、图表等等，对于中小学教育具有极高的价值，记载了学校教育教学活动的真实面貌，对于学校的教育教学工作、行政工作具有重要的意义。档案管理人员要尽快转变观念，提高中小学档案规范化管理水平，提高自身的工作责任感，从而提升档案管理水平，为推动中小学档案管理的进一步发展发挥自己的作用。

1 中小学档案规范化管理意义

中小学档案主要包括学校的管理、招生、学籍、教育教学活动、校园环境建设、校园文化建设等等方面的内容，将中小学的发展历程客观、真实地呈现出来，是中小学教育教学发展过程中必不可少的资源。长期以来中小学档案是学校教育教学活动中的重要经验总结，可以为学校今后活动开展提供全面可靠的参考依据，全面了解学校教育教学工作的发展情况，有利于学校对于未来发展道路的合理决策[1]。中小学档案记载了学校的知识成果、学生以及教师工近年来的先进事迹等，可以反映出学校的历史沿革，加强中小学档案规范化管理对于学校具有重要的现实意义，是学校稳定发展的重要保证。

2 中小学档案规范化管理现状

2.1 管理意识薄弱，工作人员缺乏专业素养

中小学档案管理中普遍存在着档案管理不清的情况，在中小学教育教学工作中，大部分人对于档案工作的重要性还没有很好的认识，无法第一时间归档，信息资源开发缓慢，档案利用率低，档案管理人员也缺乏专业的素养，许多中小学甚至没有设置专门的档案管理岗位，管理人员是临时匹配或者是兼职，缺乏档案管理专业素养，也没有接受岗前业务培训，中小学档案规范化管理水平提升较为困难。

2.2 档案管理方式比较落后，硬件设施更新缓慢

中小学档案是宝贵的信息资源，档案资源的充分利用可以促进中小学教学工作的正常开展。在档案收集整理和管理工作中，缺乏对档案资料的分析和编研，导致档案利用率较低，管理人员缺乏服务意识，个别学校还在采用传统的手工管理档案的方式，档案硬件设施更新非常缓慢，档案利用价值也难以得到提升，许多档案存储条件较差，防火、防盗、防霉、防潮等设施也没有做到位，极易出现档案丢失破坏的问题，档案管理设置体系不完整，阻碍了中小学档案管理规范化的实现。

3 中小学档案规范化管理实践措施

3.1 完善中小学档案的收集管理体系

学校档案在管理过程中要坚持以个人为主，开创新的管理模式，及时保证材料归档齐全，整理有序，防止重要材料流失。档案管理员要提高工作责任感，主动收集优秀教学案，分门别类收集管理，做好保管工作[2]。优秀的教学档案要根据不同的门类分别整理归档，以便后期档案利用，在档案管理过程中要重点收集学校资料、上级文件、公务活动和重要会议的资料等，强化管理工作，按照统一的规范和格式进行整理，提高案卷整理质量，保持档案结构的完整性。根据档案时间进行整理，可以保证档案的历史联系性。利用原有的整理基础，保证档案的系统性。促进档案管理的安全性和便利性，提高办公自动化水平，从而提高档案管理工作的水平和效率，逐步淘汰老化的管理手段和设备，增加计算机、扫描器等等现代设备，采用计算机、传真机和信息检索等等现代化的办公设备，对于信息资料进行收集处理和传递，利用现代设备做好档案的存储、检索、统计分析，实现档案的现代化管理，提高档案管理的规范化水平。

3.2 健全档案管理制度

档案是一种不可再生资源，要维护学校的合法权益，促进学校的正常发展，就离不开学校档案工作的支撑和保障。真实、完整、规范化的档案是学校稳定发展的重要依据，要延长档案的寿命，减少檔案的毁损和灭失，就要建立完整的档案管理制度，充分重视档案管理工作，提高档案管理意识，从根本上落实档案管理措施，为档案管理的规范化提供制度保障，保证档案规范的分类归档和管理，建立立卷归档制度和保密制度，以及档案的储存、销毁、借阅、分级管理制度。根据上级管理部门的要求，要设立专人负责档案管理工作，规范档案工作的环节和标准，减少档案管理的无序化，增强档案管理工作的严密性和准确性[3]。有条件的学校可以设立综合档案室，将档案按照文书、教学、学籍等等分别整理，设立防火、防盗、防虫、防潮设施，确保档案保管的安全性和便利性，提升档案管理规范化水平，促进档案管理工作的科学性和规范化建设。

3.3 中小学档案规范化管理要明确目标，做好规划

中小学行政领导要加强联系、密切配合，根据中小学实际的使用需要，制定明确的档案管理目标，明确档案管理工作人员的目标、管理制度目标和档案数字化管理的目标，在目标指引下，严格落实档案管理规章制度，确保目标明确，制度有效落实，约束档案管理工作人员的工作方式，从而提升档案管理规范化水平。档案管理要以实现档案管理的规范化管理为目标，中小学要做好档案管理规范化工作，举办宣传交流活动，增加资金投入，加强信息技术的应用，制定长期规划，并对完成程度较好的个人和集体采取一定的奖励措施。

3.4 提高中小学档案利用率，合理利用中小学档案

中小学档案是一种知识的资源，也是中小学的宝贵财富，具有重要的参考和利用意义。中小学档案收录了教师的科研成果、教学活动经验等等，具有较高的学习推广价值，利用这些资料可以及时进行信息交流，从而提高教师的专业水平，鼓励教师不断提升自身的综合素养，提升教学质量，激发教师的信念，为教学工作培养出更加合格的人才[4]。学校档案管理人员要树立服务思想，培养扎实的工作经验，认真学习工作的方针政策，系统掌握档案学知识，改变观念和态度，提高档案管理规范化水平。在档案工作中要努力开发档案的教育功能和意义，最大限度满足学校对档案信息的需求，发挥档案的利用价值，开发健全档案的检索工具，利用多媒体辅助档案管理，使档案管理方法更加高效灵活，丰富档案管理的综合服务功能，为师生提供方便满意的利用资源，使档案可以更好地为教育和教学工作服务。

4 结语

中小学档案管理工作的规范化是促进档案管理工作发展的重要基础。中小学档案管理工作，要紧跟现代化发展趋势，提升档案管理的规范化水平，培养现代化的管理手段，树立创新意识，发挥学校档案的功能，提高学校档案的利用率，提升档案在教育和教学工作中的作用。

参考文献

[1]何新华.中小学档案规范化管理实践与探索[J].城建档案，2017（10）：82-84.

[2]许贺军.普通中小学体育学科档案管理模式的实践与探索——以突泉县为例[J].当代体育科技，2016，6（26）：125-126.

[3]王云香.创建档案规范化管理的实践与探索[J].四川档案，2010（5）：40-41.

[4]赵桂琴.创建档案规范化管理的实践与探索[J].新农村：黑龙江，2016（10）：170.