事业单位档案管理中电子档案管理的实践研究

双金花

摘 要：随着档案信息载体和传播介质的推陈出新，电子档案在当下已有着十分广泛地应用，且确有立竿见影的效果。这种管理模式不仅能显著提高业务效率，而且还与当前无纸化办公的要求不谋而合，具有重要的普及推广价值。本文立足事业单位档案管理工作特点，分析了电子档案在工作应用中的优势；并在此基础上系统地阐述了事业单位建立电子档案的方法、措施，以供参考。

关键词：事业单位；电子档案；档案管理；优势

事业单位即由国家和政府设立的服务性组织，因此档案管理工作肩负着重要的社会使命，并受到各界人士的关注。尤其进入信息时代，档案信息也呈现出爆炸式的增长趋势，传统纸质化记录和保存的方式已难以适应当前工作需求。管理流程复杂、形式落后的现象普遍存在，无疑将给事业单位的内部控制造成负面影响。可见，合理利用电子档案令信息工作杂而不乱、繁而不碎，切实为事业单位服务就显得至关重要了。

1 事业单位档案管理的特点

事业单位与普通盈利性组织有所不同，在档案管理中除最基本的人事档案外，更重要在于对业务信息的整理归档。且根据不同事业单位的性质，在档案管理中侧重和关注点也有很大区别。总体而言，事业单位所涉及档案类目更加丰富，形式更加多样。笔者所在事业单位仅业务档案就可分为近十个大类和数十个小类条目，而记录形式也包含了图文音画等多种内容。多样复杂的档案信息也给工作开展带来了巨大的挑战，要将档案管理工作做到井井有条属实不易。工作模式和管理技术尚不能尽善，管理质量和档案利用效率自然也就未能尽美。若能融信息技术于事业单位档案管理工作中，则能够给当前业务开展质量带来较大的改观。

2 应用电子档案管理的优势

2.1 业务高效快捷

传统档案管理需要按“卷”归档，这种业务模式不仅需要立卷，而且后期管理、检索调用都十分复杂。而近年来政府多次削减事业单位的财政拨付，在编制名额限制下档案管理工作人员的数量也相对不足。繁重的业务负担和捉襟见肘的人员配备出现了严重的矛盾，工作质量和效率也一落千丈。相比之下，电子档案使用了信息技术革命的成果，将“人”从枯燥机械的手工劳动中彻底解脱。管理员可以借助计算机按“件”整理保存，将以往分散的工作量集中完成，档案管理的效率得到了明显的提升。而且计算机的运算速度远非人脑所能及，在此后查阅和利用时也能够迅速调出，免去了重重审批和逐一查找的烦恼。此外，事业单位档案的养护保存也是老生常谈的问题，纸质档案不免出现遗失、非人为损坏的问题。利用电子档案备份亦可达到一劳永逸的效果，而不必顾虑档案信息载体的“寿命”。

2.2 方便补漏增缺

以往事业单位的档案以“卷”为单位保存，装订较为严格统一。因此在出现信息不齐或者漏交归档的情况时，就不得已需拆卷重新录入整理。尤其是当文档信息存积时间过长，拆卷重做不仅增加了事业单位的用工成本，而且也与环保理念不相符合。电子档案则不然，若在检查鉴定中发现了遗漏缺失，无需“返工”而应及时整理补录。通过后台将信息上传至数据库，在很短的时间内就可以完成。且电子档案与传统纸质档案比更具有动态特性，在归档整理后仍可对其中的类目进行增删或修改。如此一来，档案管理人员在日常维护汇总也能够不断更新数据库，使该单位的档案管理业务水平大幅度提升。

2.3 改善利用效率

事业单位开展档案管理业务主要是为了更好地利用，利用电子档案来提高管理水平是大势所趋。而传统文书立卷受工作人员主观理解的影响，而呈现出随意、片面的问题。这也导致不同管理人员对档案标准理解有出入，同单位不同“卷”类目下规则不能统一。在利用时就有诸多不便，最终也使档案管理工作流于形式，而对事业单位业务开展缺乏指导意义。此外，流程复杂的归档工作也占用了大量的时间和精力，管理人员几乎没有时间提升编研能力。更新电子档案业务，管理人员则可以将重心放在编研和二次信息利用上，从而改善档案的利用效率。

3 事业单位建立电子档案的措施

3.1 配备专职管理人员

电子档案虽有突出的应用优势，但目前在业界的应用和推广仍是困难重重。究其原因，除了事业单位信息化软硬件设施滞后外，管理员的业务素养也是十分重要的因素。因此若要确保电子档案落地，首先应配备专职电子档案管理员。这部分职工一方面要具备过硬的档案管理业务能力和职业道德；另一方面也必须有娴熟的计算机操作能力，才能在遇到疑难问题时及时解决。由于事业单位档案管理人员缺乏培训和再教育的机会，因此普遍在计算机应用方面较为薄弱。鉴于此，单位可直接引进招聘具有电子档案管理能力的人才，以“活水”来带动整个管理员队伍的业务提升。也可以组织系统的培训，促进在岗职工的积极转型，不断学习业界的新技术、新理念。

3.2 加强电子档案整理

建立电子档案后，传统“案卷”这一信息类目单位将不复存在，取而代之的是“文件”。档案管理员的工作也主要是对光盘、磁盘和磁带等介质和载体的保管，将各部门递交的光盘材料编目排列，以便查阅调用。同时管理员还需要定期做好备份拷贝工作，避免因硬件设备故障而造成的大规模数据遗失。在内容方面也需要有一定的创新，如传统档案大多以图文资料为主。而电子档案就需要收录文字、图片、影像和实物，并按照不同的类目进行归档。原有的纸质档案材料，也应通过扫描刻录的形式将其转化为电子档案，给数据信息的保存形成有力的保障。

3.3 创新档案归档制度

为了规范电子档案工作，各地也相继出台了相关的规定和指导文件。事业单位在开展电子档案业务时，也需要严格按照当地规范执行，并兼顾本单位工作的实际需求。在归档制度方面，笔者认为需要形成一套详细合理的制度，解决文件形成、责权明晰和检查鉴定中遇到的争议问题。在制定制度时需要首先将责任落实到人，将归档工作分配到各级、各科室中，并规定具体的时间以便协调工作安排。其次，对审查合格的文件应集中管理。除了要上传到档案管理数据库中，还必须形成相对应的纸质文件接受审鉴，务必令纸质文件与电子档案所录内容无出入。最后，电子档案工作主要通过专门的软件来实现，因此也有必要将软件归档。档案管理员应按照《电子档案管理办法》，规范的使用电子平台完成工作。

3.4 落实档案动态管理

事業单位档案信息涉及内容多，无一遗漏错误是难以做到的，且单位业务随时间推移也会产生变化，这就需要管理员落实档案的动态管理。在归档阶段就应对数据信息逐一检查、鉴定，通过验收后方可上传至数据库中。同时，还可以邀请专家组指导，若发现档案管理中存在明显的缺陷和不足，也必须及时解决纠正。同时，电子档案信息还需要与该事业单位的业务开展、人事调动相同步，对相关信息做好更改、补充工作。通过实时动态更新的做法，能够确保档案信息的准确性、时效性，切实为事业单位的经营管理提供帮助。

综上所述，电子档案以其高效便捷、利用效率高的特点，受到了事业机关单位的青睐。尤其当下事业单位档案信息类目多、内容涉及广泛，只有采用电子档案管理办法才能缓解业务压力。笔者建议，事业单位需加强电子档案管理员队伍建设，并从档案整理、归档制度创新和档案动态管理等方面入手，不断提升档案信息管理水平。

参考文献

[1]景鑫.信息化背景下的电子档案资源保存研究[J].山西档案，2018（06）：41-43.

[2]田雷.《北京市电子文件归档与电子档案管理办法》解读[J].北京档案，2014（12）：10-13.