如何做好数字化档案的规范管理

谢雪华

摘 要：档案管理对于相关单位的发展非常重要。随着计算机技术的成熟和发展，数字化档案管理模式的应用越来越普遍。为了适应档案管理工作新形势，相关单位应采用积极、有效的措施加强数字化档案的规范管理。本文就此结合实际，从三个方面详细分析了如何实现数字化档案的规范管理。

关键词：做好；数字化档案；规范；管理

在传统的档案管理模式中，需要整理、分类、归档海量的纸质档案，工作量非常大。但应用数字化管理模式就可以利用扫描、压缩、转化、存储等计算机技术，简化档案管理流程，并减轻管理人员的工作负担。最重要的是能实现档案的快速查询、移交、共享等。因而相关单位应从多个方面入手，规范档案的查询、借阅等工作流程，从而充分发挥出档案的潜在利用价值，提升相关单位的数字化档案管理工作质量。

1 完善管理制度

无规矩不成方圆。相关单位在开展数字化档案管理工作时，也应结合工作实际制定完善的管理制度，保证档案管理人员能够按照统一的标准进行档案的整理、归类、查阅等。也只有这样才能强化数字化档案管理工作成效， 真正提升相关单位的数字化档案管理水平。

首先，完善岗位责任制，明确管理人员的职责范围。同时，还应进一步完善工作责任追究制度，增强管理人员责任意识。企事业可以依据国家相关法律法规，制定有效的责任追究制度。比如规定若档案管理人员没有按照法律规定进行档案的集中规范管理，则要追究本人及上级管理人员的责任。其次，应完善档案的基本管理制度，即统计制度、查阅借阅制度、整理制度、数字加工制度及移交制度等。如在统计制度中，要求管理人员能科学统计数字化档案构成、保护数量等，保证统计工作的实事求是；在数字加工制度中要求管理人员在应用数字加工的计算机上不能随意打开外部链接、插接外部移动存储设备，从而保证档案数据的安全；在数字化档案的加工过程还应全程录制，并以依次对档案原文件目录、全文、图像进行数字化加工。最后，考虑到档案资料的保密性，档案管理部门应完善档案保密制度、档案鉴定销毁制度。如规定档案管理人员须按照国家法律法规，不私自使用、复印、抄录、出售档案资料。同时，档案管理部门还可依据国家法规对档案文件进行保密等级划分，尤其是绝密档案要单独保管。若需要销毁档案，则要向上级申请，并对需要销毁的档案进行清册、鉴定。另外，档案管理部门还应完善库房管理制度，做好防火、防潮、防盗等工作。同时要求管理人员做好清洁、定期核查等工作，从而保证档案的安全、完整。

2 加强档案管理的数字化建设

在现代化社会背景下，若要全面实现档案管理的数字化，就要积极引进各种数字化管理设備。同时，还应紧跟时代，及时更新档案管理设施，强化数字化档案的规范管理。

首先，应加大资金投入，完善基础硬件设施建设。如建立档案查阅室、扫描室、存储室等。同时，还应配置除湿机、装订机、复印机等基础设施。显然，只有紧跟时代，及时更新数字化档案管理基础设施，才能实现数字化档案的规范管理。其次，要做好软件基础设施的建设。如购进数字化档案管理系统、数字化档案加工软件等。如数字化档案管理系统能有效提高档案的归档、查阅效率。比如某市不动产档案管理馆在应用数字化档案管理系统后，每年负责完成公检法、组织等部门查询5000多件，每年升学季完成教育部门和市民群众查询查档6000多件，每年负责法院查封、解封近2万件。最后，相关单位还应结合工作实际，灵活选取其它数字化管理设施。如扫描仪、文字提取软件、摄像器材等。如某单位为了保存获得的先进单位荣誉证书，便购进了摄像器材对荣誉证书进行摄像，而后将电子版赛证书存在录入到了管理系统中。同时，为了方便查阅荣誉证书管理人员还保留了相关文字信息。

3 提升全员的数字化档案管理水平

为了保证数字化档案的规范管理，相关单位还应当注意加强管理人员的技能培训，并就档案管理规范、制度进行讲解。同时，还应结合工作实际，制定有效的档案管理技巧。

首先，固定数字化档案的格式。如建立统一的数字化档案模板，一种文件类型配一种档案格式。而后在技能培训中，进行模板讲解，确保管理人员能习惯应用档案模板，从而有效提高数字化档案管理工作的效率。其次，在数字化档案的整理、归档等工作中，应要求管理人员采用有效的计算机技术保证原文件数据的真实性、完整性。尤其是要注意在归档之前一定要确认文件是否存在篡改现象。对此，在技能培训中，培训人员还应讲解一些计算机技术、知识，提升档案管理人员的技术水平。再者，档案管理人员还应了解一些基本的安全措施。比如如何防止档案管理系统被攻击，给相关单位带来不可预估的经济损失；如何维护磁盘、光盘，避免档案数据的丢失、遗漏。

综上所述，随着我国科学技术的迅速发展，数字化档案的规范管理已经成为相关单位的重点管理工作之一。对此，相关单位可从规范管理制度、强化数字化档案建设、提升全员数字化档案管理水平等方面入手，实现数字化档案的规范管理，从而使档案的利用价值得以充分发挥。

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