对电子城建档案管理工作探讨与展望

崔文静

摘 要：随着科技发展，电子城建档案管理工作越来越重要，在实际工作中我们遇到新的挑战，如何更好地即保护电子档案的完整、真实、安全，又将电子档案管理工作与高科技融合，需要档案工作者一起探讨和研究，为未来共享网络服务、大数据和人工智能应用打下基础。

关键词：电子城建档案；电子档案；电子文件；共享网络服务；大数据；人工智能

在社会的发展变迁中，档案也同样经历着不断地变化，其中伴随着不同历史时期，档案也进行着形态变迁，内容变迁，以及文种变迁等，进入21世纪，科技发展日新月异，高科技开始成为社会发展的重要推动力，档案工作也必然依赖高科技才能继续发展，电子档案也就是归档后的电子文件，慢慢的成为档案不可或缺的一种存在形式，而且越来越重要，面对纷繁复杂的档案工作，电子档案明显的显示出其优势，简化档案检索工作，提高档案利用工作效益，但是在目前发展阶段，我们的工作也面临着很多新的挑战，如何在电子档案的生命周期里，即保证其原始，完整与安全，又更好的将高科技和电子档案管理工作融合是目前电子档案管理工作的重点和难点。未来共享网络服务、大数据、人工智能AI的发展，也必然会影响到各行各业，档案工作也会朝这个方向发展，做好当下电子档案的工作，也是未来可以将高科技应用于电子档案工作的基础。

1 电子档案管理工作的重要性

电子档案是一次档案技术的飞跃，完全改变了载体和档案内容的不可分割性，档案可以更大自由的传输和转换载体，相比纸质档案来说，利用电子系统可有效地提高查阅速度，节省调卷时间和工作量，更便于利用；在存储方面也具有更多优势，节省档案存储的物理空间，一般的磁盘阵列，可存储大量的数据，但占用的物理空间很小；在档案的保护方面，电子档案更便于档案的修补和完善，利于电子系统，依据规定更加方便完善变更和拓展补充档案内容，也能避免纸质档案存储中遇到的损害，查阅利于时提供电子档案还可以有效的避免档案重复利用带来的磨损；对于现代科技发展日新月异，伴随着大数据和互联网，以及人工智能的不断发展，对档案这项与民生息息相关的工作便有着更高的要求，现在电子档案工作是未来高科技发展更好应用与档案工作的基础，作为每一个档案工作者都应该充分认识到电子档案管理工作的重要性，加强业务知识和相关知识的学习，加强各方学术交流。

2 电子档案管理工作的发展与现状

电子档案是有归档价值的电子文件，电子档案管理工作要先从电子文件说起，20世纪80年代末，一些领域已经有信息化的发展，对电子文件的管理也提出了要求，比如计算机辅助设计CAD应用中就要求设计文件将以电子文件的方式产生和保存，1996年国家档案局成立了电子档案管理研究组，开展试点，并于1999年制定了第一个国家标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，还编著了相应的教材，21世纪后随着《电子文件归档与管理规范》出台，各地方也制定了相关实施细则，行政、建筑、航天、测绘、核电、医疗、等领域也开始推动电子文件归档，电子档案开始进入全面推进阶段，国家也越来越重视电子档案的管理，2007年中国档案学会将“电子文件管理机制”定为重点课题，2007年9月建设部发布行业标准《建设电子文件与电子档案管理规范》，2009年12月办公厅发布《电子文件管理暂行办法》，表明了國家对电子文件管理的重视，首次确立了电子文件全程管理原则，标志电子文件管理进入整体全面发展的新阶段[1]。现在电子文件管理不仅在工作管理规范还是信息管理系统的开发上都成为国内外档案界的重点，实现电子档案更大范围的数据共享和大数据分析，以及人工智能AI在档案工作中的应用是未来档案事业发展的

趋势。

电子档案发展到现在，在实际利用中已经有很多成果，涉及到各行各业，比如：

据北京青年报，2018年11月8日，北京市人才服务中心宣布，为推进流动人员人事档案互联网服务，方便群众办事，北京市人才档案公共管理服务中心即日起启用电子印章，用于委托存档单位和存档个人网上自助办理证明材料，电子印章有同等法律效力；

2018年11月19日中国档案资讯网转载厦门日报的报道，“厦门市档案馆际共享服务平台”建设项目经过专家评审通过验收，正式亮相。这也标志着厦门市、区两级7个综合档案馆将实现在同一平台上为公众及组织提供就近利用开放档案资源的服务。“厦门市档案馆际共享服务平台”项目是以“十一五”以来档案数字化工作为基础、以提升档案利用服务为目标做出的创新性尝试。该平台借助于市级政务内网，在确保网络环境安全稳定的前提下，厦门市档案局馆利用在省内率先实现了部分开放档案数字资源网络共享，且共享方式灵活，最大限度满足、方便利用者的查档需求，优化档案利用流程，提升了档案利用服务水平。下一步，市档案局将以馆际共享服务平台为试点，在网络应用、网络安全、共享资源筛选、共享信息发布形式、共享管理制度保障等方面作进一步的研究与实践，完善档案资源共享利用工作机制，提高查档服务效率，为公众提供高效便捷的用户体验，继而推动档案资源社会共享目标的实现。

以上这些新闻信息都说明目前档案事业正在朝着共享大数据、网络公共服务平台的方向发展，未来更是会结合人工智能AI，多渠道、多途径朝着服务大众的方向发展。

在北京举行的2018百度世界大会上，大会以“YES AI DO”为主题，向公众展示了一系列人工智能前沿技术、应用及创新产品。作为全球人工智能领域的领导者，百度还首次全面展现了AI在国民经济三大基础产业，及制造、医疗、交通等各大领域的应用落地，为人们描绘了一幅更加美好的AI生活图景。这次大会，让我们感受到，未来也许不是网络的世界而是AI的世界，如今AI机器人已经可以达到和人无障碍流畅的交流，就像是和自然人交流，是有思维的。就我馆来说，尤其针对现在人手少，查档时间集中，查档人数密集，很多群众需要等待很长时间，如果将AI应用于档案管理工作，在服务利用方面会节省人力，提高查档速度，让群众节约办事时间。但是这只是设想，真正的实现需要时间和各种支持，未来AI或许在档案工作上有以下几个方面的应用：数字档案信息智能化收集、智能化分类与检索、智能化档案价值鉴定、智能化安全管理、智能化利用服务等。