浅论机关单位档案管理与服务

陈小婷

摘 要：档案管理工作是提高机关工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。目前，档案的服务范围日益扩大，服务内容和形式更趋多样化。如何有效满足社会的档案利用需求，成为一个重要的现实课题。本文立足档案管理与服务工作实际，从档案利用者需求出发，探索档案管理的有效措施和途径，试图建立起完备的档案检索体系和完善的咨询服务体系。

关键词：利用者需求 档案管理 档案创新

1 利用者对档案需求的共性特点

1）对查找信息的求全和求准需求。利用者为了达到解决问题的目的而查找相关档案信息，需要尽可能掌握這一问题的全部资料。同时，无论是出于查证还是参考的需要，利用者都希望所获得的档案信息最具有针对性，与利用目的最有相关性。

2）对利用速度的求快需求。档案利用者为了能够顺利地解决问题，总是希望尽早地获得他们所需的档案信息，这种在最短的时间内查找到最全面、最准确信息的时效性需求。

3）对检索和咨询的求助需求。对于一个综合性档案室而言，即使是档案室的内部工作人员也不可能完全掌握室藏档案的全部信息。利用者通常是在信息不对称的情况下来档案室查找自己所需要的档案材料。对于第一次来档案室的利用者而言，可能他们连最基本的利用程序、利用规定都不清楚。因此，他们希望能够在档案室所提供的检索工具以及在工作人员的协助下进行档案利用。

2 利用者对档案需求的个性特点

目前，在档案室利用档案的主要有以下三种人群，即：以研究为主要目的的学者，以工作查考为主要目的机关工作人员，以及以个人查证为目的的普通市民。三者之间的档案利用服务需求特点各有不同。

1）查找档案材料的范围不同。就档案利用的目的而言，研究者主要是为了获取可供研究使用的材料，希望通过更新颖、更丰富的材料开展更深入的研究。所以档案的凭证价值和情报价值都可能在其中发挥作用。如果在无法获得所需要的某种档案材料的情况下，研究者可能转而求取获得其他档案材料作为替代品。而工作查考者和个人查证者的主要目的是为了获得解决某一问题所需要的凭证，其中主要是档案的凭证价值在发挥作用。所以他们所需要的档案材料一般情况下没有替代品。

2）查询档案的目标明确性不同。从档案利用的目标情况来看，研究者对自己到底需要什么档案材料没有明确目标。他们要依靠自己的职业技能和专业修养在实际工作中去判断什么样的档案材料可以作为史料运用到研究工作中去。而工作查考者和个人查证者只需要获得某一特定档案材料作为凭证，所以他们的档案查找目标十分明确。

3）档案检索工具的依赖性不同。有无明确的档案查找目标和能否提供精确的档案案卷号含义有所不同。在三种利用人群中，史学研究者适应和利用各种检索工具的能力最强，工作查考者次之，个人查证者的能力最差。但是工作查考者一般会在机关档案室预先了解档案的具体状况，甚至直接查找到所需要档案的案卷号。个人查证者对于档案如何管理和使用的具体原理基本不了解，完全要通过向档案室工作人员的咨询才能获得所需要档案的案卷号。

3 做好档案利用服务的有效措施

1）建立档案服务平台。2006年，东莞市城市综合管理局成立了综合档案室，根据东莞市档案局的要求，严格制定了《东莞市城市管理局档案综合管理实施细则》，要求各科室在规定时间内将需要移交给档案室保管的档案材料有条理地整理，并统一移交到档案室，由单位档案室进行统筹，为各科室提供完整和齐全的档案查阅服务。

2）建立完善的档案检索体系。随着计算机技术迅速发展，数字化档案网上管理系统得到完善，利用者可以通过网络进入本档案系统进行检索，变被动为主动。东莞市城市综合管理局档案室编制了三种专题目录及索引，在库房悬挂了档案箱柜索引图，同时还应用电子计算机进行库存文件的检索。以计算机检索系统为主，以其他各种相关检索工具为辅，基本建立了完备的档案检索体系，能满足利用者的需求。

3）建立完善的咨询服务体系。档案检索工具可以介绍档案室之所有，但是却不能了解利用者之所需。无论技术如何进步，设备如何先进，都无法替代人与人之间的语言交流。档案工作人员可以解答利用者在利用档案时所遇到的各类常规性问题，如帮助初次来档案室利用档案的人员办理查阅登记手续等等。

4）提供档案原件利用服务。提供档案原件利用服务，其主要的场所是档案室的阅览室。这是档案工作为社会提供利用服务的主要窗口，也是外界与档案室联系工作的重要桥梁。提供原件利用服务，需要档案工作人员及时向利用者顺利完成查阅任务。东莞市城市综合管理局档案室工作人员根据实际情况，制定了《查（借）档案、资料审批表》。利用者经批准后，可将相关档案原件暂时带出档案室使用。

5）提供档案综合内容编写书面资料利用服务。高质量的编研成果，是为社会提供利用服务，为领导提供决策的重要材料。因此，档案工作者应把档案室作为开发档案信息资源，提供档案信息服务的基地，在做好日常利于服务工作的同时，具备一个长期开发潜在的档案信息资源的思想，在更高层次上开发出适合社会需求的，具有指导和借鉴作用的信息资料提供给社会利用。

4 档案管理服务的创新机制

随着社会的发展，人们对档案需求在内容上越来越广，在利用频率上越来越快，在服务领域上越来越宽，在服务方式上越来越活。我们要顺应社会各界对档案需求不断的增长之势，不断的解放思想，更新观念，改进作风，创新档案工作的新领域、新机制、新方式、寻求档案工作为社会各界服务的新增长点。

1）理论的创新。档案工作中一系列新情况、新问题的出现也使档案工作者的实践日益丰富起来，档案行政管理部门应制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。为了承担将要面临的指导电子文件归档及其归档后形成的电子档案管理任务，各级档案行政管理部门应增设相应的管理机构，行使监督、检查、指导电子文件归档及电子档案管理的职权。

2）技术的创新。随着科学技术的发展，人类已进入电子时代。在新的形势下，档案工作者要敢于、也要善于运用现代技术和手段，为档案工作服务。尤其是电子技术的应用，会使档案信息化工作目的实现得最充分。

3）服务的创新。在服务领域、服务形式、服务手段上不断突破原有模式，使档案的信息价值得到及时有效的实现。要充分实现档案信息的社会效益，也要体现出档案信息的经济效益，把档案工作做好、做活。重点加快档案工作信息化，逐步实现档案行政管理，保管和开发利用的数字化、网络化。

参考文献

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