论档案管理工作内容与模式的转变

张宇

摘 要：随着社会的进步，时代的发展，信息化、数字化技术已经逐渐融入了人们的生活。在新时代背景下，档案管理作为一项重要的社会性基础工作，对人们的日常生活工作有着重要影响，与此同时，档案管理的工作内容与工作模式也随着社会发展、科技的进步正在悄然发生变化，这些转变包括档案的收集方式、保存形式、工作观念、管理方法等，这都使的档案管理工作日益合理化、规范化，推动了我国档案事业健康发展。

关键词：档案管理；工作内容；工作模式；转变

档案管理作为企事业单位管理工作的重要组成，其管理质量与管理效率对企事业单位的发展具有重要影响。因此，新的时代背景下，加强企事业档案管理，根据新时期档案管理工作内容，优化传统档案管理模式，也成为了当前企事业单位工作的重点。

1 加强档案管理工作的必要性

1.1 提高档案信息资源的利用效率

新时代背景下，加强企事业单位的档案管理工作，按照时代发展要求，调整档案管理工作内容，转变工作方式和工作思路，将信息技术、自动化技术、人工智能技术等现代化技术应用到日常的档案管理工作中，可以有效提高档案管理的工作质量和档案资源的利用效率，使其作用得到充分发挥，进而使档案信息为企业单位的健康发展做出更大的贡献。

1.2 为企事业单位的发展提供新思路

新时期，社会逐渐迈入了信息化时代，档案管理工作涉及的工作内容也越来越广，工作量也呈现出了“指数”增加趋势，这使得档案管理人员的工作量大幅增加，因此，档案管理工作思路亟需转变，加强企事业单位档案管理，将现代的管理理念运用于日常的工作实践中，使得档案管理工作由传统的人工“人工式”“纸质式”管理模式向“智能化”“电子化”的方向转变，这也使得档案应用率不高、档案管理不到位等问题得到有效解决，档案管理人员的工作强度得到了有效降低，为档案工作的有序开展提供了新思路，为我国企事业单位档案工作的健康发展提供了新的思路和路径。

1.3 降低决策风险

俗话说“以史为鉴，可以知兴衰”，档案本身就是一部发展史，它记载了大到一个国家，乃至整个世界；小到一个单位，一个个体的发展历程。档案管理涵盖了企事业单位的日常生产、经营、财务、人事等各个方面，加强档案管理，强调档案的重要性，积极发挥档案在企事业单位经营和管理决策中重要作用，可以减少决策风险，进而促进企业事业单位的健康发展。

2 工作内容的转变

2.1 档案的收集

由于传统档案主要以纸质档案为主，档案管理人员只需对已有的纸质档案进行分类、归档即可，这种情况很容易造成档案信息的遗漏，比如字迹不清、纸张破损。而在信息社会中，电子档案的广泛应用确保了整个档案信息记录过程的完整、有效，记录结果存储在计算机中更加方便查找和保存，与传统的纸质档案相比，电子档案管理人员在专业人员的指导下，通过学习和使用档案信息接收与管理平台，可以大幅提升档案的收集与整理效率。

2.2 档案的保存

传统的档案保存主要以纸质形式为主，档案信息需要通过纸张了记载，这造成档案保存不仅数量巨大，查询借阅耗时耗力，而且给日常管理带来了很多不必要的麻烦，另外，纸质档案保存受外界环境的影响非常大，不仅需要防止自然环境变化的影响，而且还要防止鼠虫嗑咬，这需要耗费大量的人力、物力，另外，纸质档案的存储与传播也具有严格的要求，这在一定程度上也限制了档案作用的充分发挥。相比之下，电子档案更加先进，随着计算机网络技术在档案管理中的应用，不仅提升了档案的管理效率，使档案管理工作更加有效、稳定，而且也方便了档案的借阅，提升了档案的利用效率。例如，将档案信息通过数字化的形式保存到计算机系统中，查阅者只需输入关键词就可以方便、快捷的查询到自己想要的信息，这大大提升了管理效率，节约了人工及时间成本。

2.3 工作新内容

传统的档案管理大多是手工管理，所以不存在非法访问和信息篡改风险。而对电子档案来说，非法访问和使用档案资料却成为常态问题，所以要对档案资料的访问权限进行设置，防止对档案信息进行拷贝、恶意篡改或破坏，加强入网访问控制、权限控制和防火墙控制。此外电子档案管理还要做好病毒防治工作。病毒入侵会极大的破坏档案管理系统的完整性，将对档案管理工作造成巨大的损失，这就要求要档案管理工作者安装更新查毒、杀毒软件，避免将移动存储设备中的病毒被携带到计算机网络上。

3 档案管理模式的转变

3.1 转变管理思路，打破传统观念

在计算机网络时代发展的新形势下，传统的管理理念已经不能满足当前档案管理的新要求。随着时代发展，档案管理的工作内容越来越广泛，复杂性也越来越强，这在一定程度上对档案管理工作者的工作积极性产生了不良影响，并严重影响了档案管理工作的正常进行。因此，为了满足信息化时代的档案管理发展要求，不论是企事业单位领导层，还是一线档案管理人员都需要培养创新的管理意识，不断探索，勇于创新，打破传统的工作思路，进而提高档案管理效率与管理质量。

3.2 适应转变，实行电子文件与电子档案一体化管理

当今社会，电子政务与办公自动化进程的进一步加快，各单位在各项工作及活动中产生了大量的电子文件和电子档案，要求我们实行电子文件电子档案的一体化管理，对工作中所产生的电子文件和电子档案全盘考量与超前控制，进行网上实时归档，实现电子文档与电子文件的生成、处理、传递、存储、查阅、收集、利用、归档一体化，将二者进行无缝链接并保证其安全性，推动文档管理工作流程科学化、合理化。

3.3 完善档案管理机制，建立健全新型档案管理制度

电子档案管理改变了传统纸质档案的模式和储存方式，档案资料和内容也呈现几何倍增长的趋势，因此其管理工作也要适时发生改变。做好档案管理工作要求不断完善档案管理机制，探寻研究新型档案管理形式，加快形式创新与内容改革，从而促进档案管理工作与发展相适应。此外，档案管理内容和模式的转变还需要我们创新工作思路，大力培养满足当前档案管理事业需要的专业人才，重视人才培养与人力资源的合理有效利用。

4 总结

新的时代背景下，随着科学技术的不断进步，档案管理工作也在不断变化与革新，传统的纸质档案管理模式已不能适应新时代电子档案管理的发展要求，为了提升档案管理工作质量与工作效率，只有根据档案管理工作的内容和模式的变化不断改革和创新，将新技术、新方法应用到档案的日常管理工作中，进而实现新时期档案管理的综合控制。同时，作为档案管理人员，也需要在许多方面不断提高自身的素质，根据时代发展的需要，不断学习相关的先进知识，最终实现自身管理能力和素质的全面提高，推动我国的档案事业不断发展与进步，从而更好的满足新时代档案管理工作的需求。

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