浅析如何提高办公室档案管理工作效率

王宇洁

摘 要：随着信息化的发展，人们越来越注重于信息的储存。通过档案梳理和记录每个人不同方面的所有信息越来越有助于办公室工作的有效开展。目前，办公室档案管理工作在实际工作中的作用越来越重要，但是对应的管理工作效率却一直没有明显提高，本文将就如何提高办公室档案管理工作效率做简单的分析。

关键词：办公室；档案管理；工作效率

1 提高办公室档案管理工作效率的意义

1.1 有利于推进企业发展

如今的办公室档案管理工作，已经不再是几张纸上的信息摘抄和记录，社会信息化的发展对办公室档案管理工作提出了新要求。办公室档案管理工作必须在实施管理的过程中紧贴实际情况，明确每个部门工作中重难点，条理清晰并且快速的向其他部门展现管理效果。提高办公室档案管理工作效率有利于管理部门实时与其他部门对接，沟通该部门在工作时的问题，方便其他部门及时改正工作问题达到提升自身工作效率和质量的效果。有效的管理档案工作、通过办公室档案管理协调各部门，从而达成促进整个公司的发展目标。

1.2 有利于企业管理决策

提高办公室档案管理工作管理效率对于企业管理层做出重大决策提供了参考作用。管理层可以通过对公司档案的查看以及自我评价了解各部门工作的实际开展情况和完成效果，而公平公正的档案记录正是管理层信任档案、以档案作为参考资料的原因，通过每个部门及每个人的档案记录管理层可以明确公司运转现状，而办公室档案管理效率越高则该企业的评价反馈机制越完善，在管理决策和企业制定下一步管理计划方面起着至关重要的作用。

1.3 有利于促进员工个人发展

提高办公室档案管理工作效率首先对参与档案管理的工作人员提出了业务能力要求，管理档案人员需要加强和完善自身法律意识、职业道德和自身可信度，通过这种意识和实际工作实践完成自我能力的提高。再次，提高办公室档案管理效率对其他员工也提出了新的要求，在企业高透明档案管理机制中减少工作失误、提高个人能力，从而促进个人发展。

2 办公室档案管理中出现的问题

2.1 管理人员素质不高

目前国家和企业对于办公室档案管理越来越重视，但是相应的档案管理工作效率并没有得到明显提升，其原因主要是在参与档案管理的工作人员自身能力素质较低上。参与档案管理的工作人员自身素质直接影响管理工作的效率，但是目前大部分管理人员的业务水平不高。在档案的明细工作，例如档案的分类和档案管理结果的反馈上明显出现能力不足，无法胜任的情况。在档案分类时出现分类错误或者反馈评价出现错误都会直接影响到企业的发展，而档案管理出现问题则会导致企业管理层无法获取明确的企业工作信息，影响企业发展。另外，观察目前企业档案管理工作人员工作状况后发现，部分档案管理工作人员缺乏管理档案工作所必备的专业知识，并且在思想认识上忽视自身工作的重要性，从而影响档案管理工作效率。

2.2 管理制度不健全

办公室档案管理工作的有序进行依赖于明确的管理体系，在实际管理工作中工作人员通过管理制度的章程和手续进行档案的有效管理。但是，目前大部分档案管理工作中，管理制度不健全、管理章程和手续含糊不清直接影响了档案管理工作的进行，管理工作缺乏系统、理论的方法指导从而导致办公室档案管理效率低下。

2.3 档案管理重视程度不够

办公室档案管理工作效率低下除了受管理工作人员素质低和管理制度不健全的影响外，还受管理层的不重视影响。大部分企业在工作开展和部门性质划分中将办公室档案管理工作视为办公室人员在工作中的附属品。进行档案管理工作时，部分机密文件被当做附属品掌握在普通工作人员的手里，并且其安全性和私密性也得不到保障，对企业发展产生了不良影响。

3 提高办公室档案管理工作效率的对策

3.1 完善办公室档案管理制度以提高管理效率

办公室档案管理工作直接受档案管理制度支配，因此提高办公室档案管理工作效率首先就需要建立健全完整的办公室档案管理制度。档案管理工作制度依赖于管理层的制定，管理层需要对办公室档案管理工作引起重视。管理层需要成立专业的办公室档案管理部门用以管理各部门和所有工作人员的档案；建立特殊档案管理室并且明确规定除特殊情况外只允许档案管理工作人员进入；处理特殊机密文件时需要特殊保存；将所有档案类型分门别类方便后续查看管理。

3.2 增强档案管理方面意识以提高管理效率

提高办公室档案管理工作效率需要从企业和管理人员入手，从根本认识上正确理解办公室档案管理工作的重要性，并在后续管理工作中投入努力。企业管理层需要通过加强自身关于档案管理工作的认识从而对档案管理部门和各管理工作人员提出要求，在建立健全完善的办公室档案管理基础上不断强化档案管理方面的岗位责任制度。管理工作人员也需要提高自身对管理工作的认识、摆正工作态度、在实际行动中正视自身工作属性，实现工作管理效率的提高。

3.3 提高档案管理人员素质以提高管理效率

办公室档案管理工作人员直接影响管理工作的开展，因此在管理工作人员提升自我意识、摆正工作态度的基础上还需要通过系统的专业能力培训以加强管理工作人员的专业素质。企业可以通过开展统一的培训对所有管理工作人员进行专业素养的普及以及工作具体内容的教学，确保每位管理工作人员都有足够的专业能力处理数量繁杂的档案。在培训完成后对管理档案工作人员进行监测，并在日后管理档案的过程中实时监督，以激励管理工作人员不断提高自身能力，促进档案管理工作效率的提高。

3.4 利用网络技术提高办公室档案管理效率

社会信息化的发展对办公室档案管理工作提出了新的要求，如今的办公室档案管理不能局限在纸质档案管理上，还需要引进信息技术，通过信息化的手段实现线上线下的双重管理。实现线上办公室档案管理可以帮助管理部门从线上接受各部门以及工作人员的档案，避免收集纸质档案时造成混乱以及解决纸质档案数量众多难以处理的问题。在进行档案管理中，合理分类和整理一直是管理工作的重点和难点，通过信息化管理档案则能够有效的解决这一问题，通过线上互联网以及信息技术进行数据分类更加准确、快速，直接的提高了管理的工作效率。但是在线上管理中同样需要注意防盗和信息技术的维护以免數据丢失造成不良影响。

4 结语

办公室档案管理工作在企业管理和办公室工作中发挥着重要作用，在管理办公室档案的过程中只有不断提高管理的工作效率才能为企业和部门的良好发展助力，实现各环节工作的有序进行和评价反馈机制的不断完善。只有重视办公室档案管理，对促进企业的长远发展至关重要。

参考文献

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