学生学籍档案的规范化管理措施探讨

赵开灿

摘 要：学籍档案中如实记录了学生的学习情况、在校表现和思想品德等信息，具有极高的保存价值，并通过文字、图表、音像和电子等形式存储下来，是学生在校期间学籍、成绩与毕业等方面的重要凭证。当前学校在学生学籍档案管理上还显得不够规范，存在很多需要解决的问题，这需要学校领导与档案管理人员提高重视，采取科学合理的管理方法，确保进一步发挥出学籍档案在规范学校管理、维护学生权益和服务社会等方面的作用。本文将简述学生学籍档案管理的重要性，并分析了学生学籍档案管理的现状，最后提出了学生学籍档案管理的规范化措施。

关键词：学生学籍；档案管理；规范化

每个学生都有学籍档案，其中内容包括学习成绩、教师评价等，在信息化背景下既有纸质档案，也有电子档案，是学生接受教育的凭证，保管价值非常高。随着学校的建设与发展，很多学校每年的招生数量都不断增加，这极大增加了学籍档案管理工作难度。对此，我们要充分意识到当前学生学籍档案管理中存在的不足，积极采取切实可行的措施，不断提升学籍档案的规范化、科学化水平。这样才能将学籍档案的价值真正体现出来，更好的服务学生和学校的发展。

1 学生学籍档案管理的重要性

学籍档案管理是学校管理工作中的重要组成部分，其可以将学生在校学习情况真实呈现出来，并客观反映了学生在校期间的德、智、体、美等方面的情况，是学生接受教育的经历及其学识水平的信用凭证。而教育管理部门与教师通过学籍档案，也可以全面、准确了解学生基本情况，便于因材施教，采取有效措施促使学生全面发展。学籍档案管理工作的好坏，对学校教学质量、社会声望等也有较大的影响，这要求我们更加规范的管理学生学籍档案。

2 学生学籍档案管理的现状

2.1 学籍档案管理制度不完善

当前很多学校在学籍档案管理制度上还显得不够完善，这样会让实际档案管理工作变得混乱，且不能提高档案管理人员的责任心，既影响了学籍档案收集、整理和存储等工作的顺利进行，也不利于后期对学籍档案的开发与利用。同时很多学籍档案管理人员身兼数职，思想观念落后，忽视对最新档案业务知识的学习，不了解学籍档案特点、规律及价值。这样他们在工作中就显得不够积极，也很少进行创新，难以提升学籍档案管理工作的效率，无法在教学管理、教育研究等工作中发挥出学籍档案应有的作用。

2.2 管理不规范，信息化水平低

大部分师生缺乏对学籍档案的正确认识，对其价值也了解不多。学生将自身当成学籍档案管理中的被动对象，教师的工作重心也放在教学上，不清楚学籍档案管理制度，重视程度也不够[1]。且学校领导也忽视了档案管理工作，未及时配置学籍档案所需的设备，如计算机、复印机、扫描仪、打印机等，且档案管理人员也被动开展工作，对发生变化的学籍档案也很少及时进行登记备案，这样导致一些珍贵的原始资料与证明材料出现了丢失、损坏等现象，影响了学籍档案的完整性。由于对学籍档案管理工作不够重视，导致在这项工作中的投入较少，不断提升学籍档案管理信息化水平，既影响了学籍档案的查询与利用，也无法为学校的发展提供优质服务。

2.3 学籍档案管理人员不够专业

一些学校还未配置专业的档案管理人员负责学籍档案管理工作，大多由其他工作人员兼职，这部分人员基本没有接受过相关业务培训，主要依靠自己摸索，这样无法满足学籍档案管理工作要求。且学校也不重视对档案管理人员的培养，且档案管理队伍也不够稳定，存在着较大的流动性，这些都为学生学籍档案的规范化管理带来了不利影响。

3 学生学籍档案的规范化管理措施

3.1 完善学籍档案管理制度

只有不斷完善学籍档案管理制度，才能提升学籍档案管理水平，提升学校教育教学工作成效。学校要在整体发展规划中纳入学籍档案工作种，建立健全的管理体制，让学籍档案工作得到有效的领导与管理[2]。学校要通过对学籍档案管理制度的完善，从学校中心工作与主要任务出发，确保学籍档案各环节工作都实现规范化，并坚持“以服务为主”的理念，将服务功能真正体现出来，加大对学籍档案管理内容与数据的开发力度，促使学籍档案管理效率不断提升。此外，学校要将各部门人员的学籍档案管理职责明确下来，要求其每学期按时、完整和准确进行归档，用制度的约束力让学籍档案真实性认证与鉴别得到加强，提升其可靠性与真实性。要严格执行考核管理制度与激励机制，保障奖罚分明，激发每个人员的工作积极性。

3.2 统一规范管理学籍档案

第一，学校要设置专门的档案管理部门，应用先进的信息管理平台。要避免学籍档案在个人手中散存，应该通过学籍档案管理科室的建立，对信息数据库进行规范，包括新生登记卡、学生注册表、学生成绩、毕业证书编号和档案转递情况等，为师生利用计算机网络检索提供便利，及时获取所需学籍档案材料。包括学历、学位认证和出国留学等方面的信息[3]。第二，对学籍档案收集与整理工作进行规范。学籍档案的收集要按照以下流程进行：首先，对新生入学前的档案材料进行收集，必须自身新生入学报道前就开展收集工作；其次，对学生在校期间各方面档案资料进行收集；最后，在学生即将毕业的时候，还要收集学生在校期间学习、思想、综合素质等总结与评价材料，包括毕业生登记表、毕业生鉴定表、成绩总表和毕业生体检表等材料。所有档案材料必须保证百分百归案率，满足相关标准要求，学籍档案存放分类也要做到清晰，规范摆放案卷。

3.3 提升学籍管理信息化水平

通过运用现代化管理技术，能够保证顺利实现科学、准确和高效的学籍管理信息系统。近年来很多学校都逐步增加了招生数量，而人工管理方式已经难以满足学籍档案管理要求，需要充分应用计算机技术、网络技术和大数据及时，尽快建立起学籍管理信息系统，在学籍管理中充分发挥出现代信息技术的作用[4]。学校要通过汇集学生在校期间各项信息，打造完整的学生学籍管理档案库，便于随时进行调用与统计分析，确保学校各部门可以及时互换信息，学校领导也能够及时了解相关信息。学生要利用网络直接查询学籍信息、考试成绩与课表等，达到共享资源的目的，让学籍管理文件能够自动化检索，不断提升学生学籍档案管理的规范化和科学化水平。

3.4 提升档案管理人员综合素质

学习学籍档案管理工作涉及事项众多，也比较琐碎，也有着较强的程序性与专业性特点。学籍档案管理人员除了要掌握档案业务知识以外，也要对档案事业保持足够的热爱，具备较强的责任心，能够在档案工作中遵守纪律。学校也要定期开展对档案管理人员的培训工作，帮助他们尽快更新知识结构体系，能够熟练运用计算机等先进设备，提升学籍档案管理信息化水平。

4 结语

总之，学校加强学生学籍档案的规范化管理意义重大，能够确保将学籍档案的价值有效体现出来，为今后的查询与利用提供便利。学籍档案作为学生在校的各方面情况，值得我们认真、规范进行管理，做好学籍档案收集、整理、存储和利用等工作。对此学校要充分认识到学籍档案管理的重要性，积极采取应对措施，不断提升学籍档案管理水平，满足当前教育形势发展的要求。

参考文献

[1]张鸿媛.探究学籍档案管理的信息化建设[J].办公自动化，2018，23（15）：57-58.

[2]宣勇.如何开展高中生学籍档案信息化管理工作[J].档案时空，2018（06）：24-25.

[3]王海霞.学生学籍档案集成管理模式的思考[J].办公室业务，2018（11）：113.

[4]季佳逸.学生学籍档案集成管理模式研究[J].中国档案，2017（10）：58-59.