大数据思维与档案信息化建设路径

摘 要：信息经济时代，信息技术是一项重要的生产力，能够降低人工耗能，提升某一行业的生产质量和生產效率。具体到档案管理领域，信息技术能够帮助单位节省档案经费开支，创新单位档案管理的方式，推动档案管理朝着智慧化、信息化和科学化的方向发展。大数据思维是一种数据处理思维，即运用一定的信息技术对档案予以数据化处理，实现档案的集成化管理。本文立足于信息经济时代背景，阐述大数据思维与档案信息化的融合，以期能够实现信息技术效用的最大化，推动档案信息化建设又好又快发展。

关键词：大数据思维；纸质档案；电子档案；路径

1 基本理论概述

大数据思维是一种数据收集思维、数据处理思维和数据分析思维。具体到档案信息化建设中，主要是指将单位所有纸质档案进行数据化管理，实现档案的无纸化管理、无纸化办公和无纸化服务。大数据思维符合档案未来发展方向，是档案管理人员管好档案和用好档案的必然要求[1]。首先，传统档案管理倾向于纸质化管理，不仅对单位档案管理环境要求度交高，而且容易在档案交换中失真。同时，较之电子化档案，纸质档案的“寿命”较短，容易受到人为因素和自然因素的破坏。其次，办公自动化使得单位产生了大量的电子文件，电子文件可以直接规整为数字档案。如果继续采用“双轨制”的档案管理模式，即纸质档案管理与电子档案管理并重的模式，不仅会增加档案管理人员的工作量和工作负担，也会增加单位各项人力、物力和财力开支，不利于单位档案建设的可持续发展。最后，未来档案管理会朝着智能化、信息化和科学化的方向发展。单位只有打好档案信息化建设的基础，才能更好的面对未来档案事业的变化。综上所述，无论是从单位档案工作角度，还是从时代发展角度来看，档案管理人员树立大数据思维，运用信息化技术对档案进行管理已成为一种趋势。档案管理人员只有抓住时代发展机遇，才能更好地面对未来复杂的档案管理环境。

2 大数据思维对档案管理的影响

2.1 对档案收集的影响

在大数据管理环境中，档案管理人员收集档案的来源有两个：一是各种纸质信息资源。档案管理人员对纸质信息资源进行收集并成档后，利用扫描仪器对其进行数字化处理，将其转化为格式统一的电子数据档案。而是各种电子信息资源。档案管理人员对电子信息资源进行收集并成档后，利用计算机将其转化为统一的格式[2]。在大数据时代，档案管理人员注重实效性和自动化的同时，必须加强档案规范化管理，制定相关规章制度，明确电子档案归档流程和归档格式。

2.2 对档案存储的影响

在大数据管理环境中，所有的电子档案都被储存在硬盘或者云端网盘上。单位无须提供大型档案管理场所来对档案进行专门化管理。同时，单位在开展档案备份工作时，也只需要通过计算机技术，就能轻松实现档案的备份，延长了档案“寿命”。单位根据档案资源数量的变化，及时更新相关的计算机硬件设施和软件系统，就能不断扩充档案存储的容量，进而大大减少档案管理的运营成本、人力成本和资金成本，节省单位档案经费。

2.3 对档案利用的影响

在大数据环境中，档案以电子数据的形式存在。这就决定了档案传输速度得到加快，档案需求主体利用互联网技术就能实现档案查阅和档案借用，提高了档案流通率和利用率。大数据技术改变了档案服务方式，提升了档案管理部门的重要性。同时，档案需求主体能够及时享受到更为优质的档案服务，对档案管理部门的满意感和认同感提升。

3 大数据思维与档案信息化建设路径

3.1 利用大数据技术加强档案信息化

一方面，单位应当将纸质档案进行集中化数据处理，除了必须以纸质形式存在的档案外，对其他档案进行数据化转化，将档案转化为统一的电子格式，实现纸质档案与电子档案的集中管理，减少单位因管理纸质档案和备份纸质档案所利用的开支。为此，单位应当购置高速电子扫描仪，集中对纸质档案进行数字化录入。另一方面，单位应当利用大数据技术，对档案进行电子化著录和编目，提高档案检索效率，便于相关主体查找档案。

3.2 利用大数据技术加强档案安全

近几年来，档案信息化建设取得突出成就的背后，也出现了一系列档案泄密事件。许多档案的社会价值和经济价值明显，一旦发生了泄密事件、损毁事件和遗失事件，就会导致大量的损失。例如，房产档案、财务档案和人事档案中的内容较为珍贵，一旦被不法分子所窃取或盗用，势必会影响相关权利人的利益。为此，单位必须利用大数据技术来加强信息化环境下的档案安全管理。首先，单位可以利用数据共识技术、数据加密算法和数据点对点技术来加强档案安全。其次，单位可以设置相关的数字签名，即必须有相关权利人数字签名，才能对档案进行改动和借阅。最后，单位可以利用大数据技术对电子档案进行压缩处理，并上传到云储存终端当中，做好电子档案备份工作，增强单位事后防控能力。在档案遭到破坏时，单位可以从云储存端下载相关档案资源，确保档案真实、可靠。

3.3 以人为本，优化人才队伍

人才是单位发展的核心。单位只有拥有一支档案管理经验强、信息技术运用能力强的人才队伍，才能真正用好各项信息技术，真正推动单位档案事业的前进。首先，单位应当搭建科学的培训体系，丰富培训内容。单位在设置培训内容时，应当加强计算机技术、互联网技术以及自媒体技术所占的比重，提升管理人员运用相关信息技术的能力。同时，单位应当提升档案管理人员使用软硬件设施的能力，确保人力资源与物力资源相匹配。其次，单位应当定期选拔相关工作人员到上级档案管理部门、其他单位档案管理部门和档案馆进行交流学习，汲取其他单位的管理经验，借鉴并移植其他单位的档案管理模式，提升档案管理人员的实践工作能力。最后，单位应当开展以大数据为主题的专向培训活动，培养档案管理人员的创新思维、档案思维和创新思维，实现信息技术与单位档案管理机制的有机结合。

3.4 加强大数据技术与其他信息技术的融合

单位可以打造线上档案服务平台。单位可以将大数据技术和互联网技术融入到本单位档案管理系统当中，实现档案管理系统与网络管理系统的互通。由单位在相关的网站、智能手机APP以及微信公众号上开发档案服务系统，在线上为公众和其他档案需求主体提供档案存储、档案检索和档案调用服务。单位在打造线上档案服务平台时，应当注意安全问题和操作流程问题，提高风险应对能力的同时，优化档案服务界面，为档案需求主体提供更为优质的档案服务。

4 结束语

现阶段，信息技术应用到了社会生产生活中的各个领域，信息技术改变了人们思考问题和解决问题的方式。信息经济时代的到来不仅仅意味着信息资源的增多，更意味着档案资源的增多。如何在海量的档案资源中快速寻找出有价值的档案，事关单位档案经费开支和档案服务效率。档案管理人员必须用发展的眼光看问题，从提升单位经济效益和社会效益的视角出发，用大数据思维武装头脑，提升管理效率。未来区块链技术、人工智能技术和大数据技术的进一步发展，会使得档案管理朝着更智能化的方向发展。在这种背景下，档案管理人员只有抓住时代机遇，夯实单位档案信息化建设的基础，才能确保单位不与时代发展脱轨。

参考文献

[1]申梦超.大数据环境下档案信息资源的整合与服务[J].机电兵船档案，2018（06）：52-54.

[2]卞咸杰.大数据时代档案信息资源共享平台数据交互服务的研究[J].浙江档案，2018（11）：15-17.

作者简介

庄瑞弋（1978-），女，上海市静安人，本科，毕业于重庆大学，中级档案，研究方向：档案管理。